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Annex Settore EA 28

1. FORMULAZIONE OFFERTA

Esclusivamente per il settore EA 28 l’offerta viene formulata sulla base dei dati forniti dall’organizzazione relativamente ai cantieri dichiarati nella richiesta ed allo scopo di certificazione richiesto.

2. ALLEGATI ALL’ OFFERTA

Qualora la proposta contrattuale per la certificazione venga accettata dall’organizzazione, occorre inviare a ACSQ/CCAS almeno 7 giorni prima di ciascun audit (sia iniziale, che di mantenimento) l’elenco aggiornato dei cantieri con:

  • l’indicazione del loro numero,
  • localizzazione,
  • personalemediamente presente in ciascun cantiere (compreso personale in subappalto e/o outsourcing).

In casi particolari, ad esempio se vengono richiesti tempi molto ristretti fra offerta e pianificazione dell’audit (entro 20 gg.), la Direzione potrà contattare telefonicamente l’Organizzazione per la conferma dei cantieri aperti dichiarati nella richiesta di offerta.

3. VARIAZIONE DEI DATI DURANTE LA FASE DI ACCETTAZIONE

In caso di variazione dei dati trasmessi in fase di preventivo, potrà rendersi necessaria una integrazione e/o riduzione dei giorni/uomo previsti dall’offerta, con conseguente variazione contrattuale.

4. VERIFICA DEI DATI

I dati comunicati relativamente ai cantieri, saranno oggetto di verifica a cura del RGVI, all’atto della riunione di apertura degli audit (certificazione, mantenimento, rinnovo, straordinaria).

5. VALIDITA’ DEL CERTIFICATO

Nel settore EA 28 la validità del Certificato è subordinato alla verifica, nel triennio, dei cantieri con tipologia comprendente tutte le attività realizzative oggetto dello Scopo di Certificazione, come riportato nel capitolo 4 dell' RT 05 rev.1 ACCREDIA (ultima revisione in vigore).

6. DEFINIZIONE DELLO SCOPO DI CERTIFICAZIONE

Per quanto attiene alla definizione dello Scopo della certificazione, lo stesso riporterà le attività oggetto di audit in fase di certificazione.

7. CANTIERI DA SOTTOPORRE A VERIFICA

Ai soli fini della scelta dei cantieri da sottoporre ad audit, si devono tenere in considerazione le due seguenti differenti situazioni:

  • Cantieri (siti temporanei): siti esterni nei quali esiste un’organizzazione per uno specifico progetto.
  • Attività di “lavoro esterno”: attività espletate da singole persone o piccoli gruppi della organizzazione presso una sede del committente, o altre sedi dallo stesso indicate, ovvero attività eseguite da unità mobili.

Il metodo di verifica e il numero dei cantieri da sottoporre ad audit, sono stabiliti in base ai criteri di seguito descritti.

ACSQ/CCAS, nella predisposizione delle offerte, valuterà anche l’eventuale operatività e significatività di cantieri siti all’estero.

8. VALUTAZIONE INIZIALE

L'audit di certificazione all’Organizzazione viene eseguito sia nella sede operativa principale e presso i siti produttivi permanenti e/o temporanei sia su un numero rappresentativo di cantieri/siti non permanenti per i quali sia stata richiesta la certificazione e/o inclusi nello scopo di certificazione, con le modalità previste dal RT 05 rev.1 ACCREDIA nell’ultima versione disponibile.

Nella verifica iniziale di certificazione dovrà essere verificato almeno un cantiere per ogni attività associata ad una specifica tipologia di opera oggetto di certificazione. Se in uno stesso cantiere sono effettuate lavorazioni significative riconducibili a più attività associate ad una o più tipologie di opere, l’audit presso quel Cantiere può essere ritenuto valido per coprire l’insieme delle attività.

Nel corso dell’audit iniziale deve essere valutato sul campo almeno un cantiere operativo e significativo.

Per quanto riguarda la valutazione delle “Attività di lavoro esterno”, é necessario effettuare almeno una verifica ispettiva di un sito operativo, per ogni attività associata ad una specifica tipologia di opera.

Una attività associata ad una tipologia di opera oggetto di valutazione può essere verificata tramite l’utilizzo di evidenze documentali in accordo al p. 6.5 RT-05 rev.1 ACCREDIA. Si ricorda che, in ogni caso, non è possibile rilasciare certificazioni in assenza di verifiche in cantiere o di attività di lavoro esterno.

ACSQ/CCAS considera tutti gli elementi riportati al paragrafo 5.3 del RT-05 rev.1 ACCREDIA quali evidenze oggettive di una “corretta esecuzione e gestione in qualità” delle opere, in sostituzione di una attività associata ad una o più tipologie di opera da verificare in cantiere/sito. Quanto sopra, purché le attività non siano concluse da oltre 3 anni, salvo eventuali prescrizioni legislative applicabili. Tale opzione non può essere utilizzata in contrasto con quanto specificato al paragrafo 6.2 del RT-05 rev.1 ACCREDIA in cui è chiaramente stabilito che “non è possibile rilasciare certificazioni in assenza di verifiche in cantiere o di attività di lavoro esterno”.

Nota: Un’evidenza documentale sostitutiva può essere utilizzata solo nei casi in cui i lavori siano stati ultimati o parzialmente eseguiti; non risulta altresì applicabile nei casi di cantieri non ancora avviati, le cui verifiche sarebbero limitate e pertanto non significative ed efficaci per poter valutare la corretta gestione in qualità del sistema dell’Organizzazione.

Una evidenza documentale sostitutiva non può essere utilizzata nei casi di richiesta di estensione del campo di applicazione della certificazione. L’estensione di una attività associata ad una tipologia di opera può essere concessa solo a seguito di verifica in un cantiere operativo significativo.

9. VISITE DI MANTENIMENTO (Sorveglianze periodiche)

Nel triennio di mantenimento, per evitare riduzioni dello scopo di certificazione, tutte le tipologie di cantiere (attività), per le quali è stata richiesta la certificazione, dovranno essere verificate almeno una volta.

Già in fase di programmazione della verifica di sorveglianza ACSQ/CCAS richiede all’Organizzazione di comunicare l’elenco aggiornato dei cantieri aperti (al momento della Verifica di mantenimento), la loro ubicazione, la categoria SOA, il personale “mediamente“ presente in ciascun cantiere (compreso quello appartenente ad aziende sub-appaltatrici).

I dati dei cantieri sono riportati nella lettera di incarico del RGVI il quale, in occasione della riunione iniziale della verifica presso l’Organizzazione, ne accerta la congruenza, come previsto da RT-05 rev.1 ACCREDIA, registrandoli sul rapporto di verifica (report).

Gli Audit di sorveglianza devono essere condotti almeno una volta all’anno. La data del primo Audit di sorveglianza effettuato dopo la verifica iniziale non deve superare i 12 mesi dall’ultimo giorno dello stage 2 dell’audit di certificazione (audit iniziale). Gli ulteriori audit di sorveglianza vengono eseguiti annualmente, al piu’ tardi a 24 e 36 mesi (preferibilmente anticipando almeno di 1 mese la data di scadenza).

Dall’ultimo giorno dello stage 2 dell’audit iniziale è consentito un margine di tolleranza di +/- 3 mesi esclusivamente per le Organizzazioni che non hanno una disponibilità di cantieri aperti al momento della naturale cadenza a 12 mesi.

Deve essere effettuata la verifica sul campo nei cantieri, nel triennio di validità, per tutte le attività realizzative rientranti nello scopo di certificazione secondo le modalità previste dal RT 05 rev.1 ACCREDIA nella versione in vigore, pena la riduzione dello scopo del certificato.

Per ogni sorveglianza, in aggiunta alle attività verificate in cantiere, un’attività associata ad una tipologia di opera può essere verificata anche tramite l’utilizzo di evidenze documentali (rif. Paragrafo 6.5 del RT-05 rev.1 ACCREDIA).

In caso di accertata assenza di cantieri attivi in Italia e all’estero e limitatamente ad una sola possibilità nell’arco del triennio di validità del certificato, ACSQ/CCAS potrà effettuare comunque l’audit di sorveglianza nei tempi sopra indicati, verificando i processi realizzativi mediante l’utilizzo di evidenze significative documentali che possano assicurare la funzionalità ed efficacia del Sistema di Gestione (rif. Paragrafo 6.5 del RT- 05 rev.1 ACCREDIA). In questo caso, l’Organizzazione deve fornire apposita dichiarazione, firmata dal Legale Rappresentante, che contenga la seguente clausola:

“Il sottoscritto, consapevole della responsabilità e delle pene stabilite dalla legge per false attestazioni e che mendaci dichiarazioni,la falsità negli atti e l’uso di atti falsi, oltre a comportare la decadenza dei benefici eventualmente conseguiti al provvedimentoemanato sulla base della dichiarazione non veritiera (art. 75 DPR 445/2000), costituiscono reato punito ai sensi del Codice Penale e delle leggi speciali in materia (art. 76 DPR 445/2000), sotto la sua responsabilità dichiara che i fatti, stati e qualità riportati nella presente comunicazione corrispondono a verità”. ACSQ/CCAS manterrà adeguate registrazioni dell’avvenuto accertamento della sussistenza di tale condizione particolare (mancanza cantiere) mediante l’acquisizione della dichiarazione sopra citata.

10. RINNOVO

Valgono le prescrizioni riportate al punto 9 del presente documento con rif. al par. 6.4 del RT 05 rev.1 ACCREDIA.

L’audit di Rinnovo della certificazione deve essere eseguito entro 3 anni dalla data di completamento dello Stage 2 dell’audit iniziale, deve prendere in considerazione le prestazioni del sistema di gestione nell’arco del periodo di certificazione e deve comprendere il riesame dei precedenti rapporti di audit di sorveglianza e dei reclami.

In fase di pianificazione del terzo audit di mantenimento che coincide con quello di rinnovo, ACSQ/CCAS provvede ad acquisire dall’organizzazione la conferma dei dati iniziali in maniera da valutare la presenza di eventuali scostamenti in relazione allo scopo di certificazione, alle norme applicabili, al numero degli addetti (interni ed esterni), ai cantieri ed a quanto necessario per determinare modifiche rispetto al contratto in essere.

Nello scopo di certificazione devono essere riportate esclusivamente le attività che sono state oggetto di verifica, almeno due volte nel passato triennio di certificazione (fatte salve eventuali estensioni intervenute nel triennio e/o nella stessa visita di rinnovo).

In casi di accertate e gravi difficoltà dell’Organizzazione nel disporre di cantieri operativi in occasione del periodo previsto per la verifica di rinnovo, ACSQ/CCAS dovrà effettuare comunque la verifica nei tempi previsti (entro la scadenza del certificato), limitandosi, solo per ciò che attiene alle verifiche connesse alle attività di cantiere, alla valutazione dei documenti di registrazione. Ad esito positivo della verifica nei termini sopra descritti, ACSQ/CCAS potrà proporre al proprio Comitato di Certificazione il rilascio del rinnovo della certificazione, subordinato all’effettuazione di una verifica di follow-up, non appena l’Organizzazione avrà comunicato l’avvio dell'attività di cantiere, e comunque entro 6 mesi dal rinnovo della certificazione. Qualora il cantiere non sia disponibile entro 6 mesi, la certificazione verrà revocata.

Per confermare lo scopo di certificazione occorre attenersi aquanto previsto ai punti 6, 7, 8, 9 del presente ANNEX.

Qualora si dovessero verificare circostanze che producano variazioni contrattuali di natura economica, ACSQ/CCAS dovrà comunicarlo all’organizzazione che potrà accettare le nuove condizioni.

11. COSTI

Il costo dell’attività di certificazione è proporzionale al numero di giorni/uomo necessari alla valutazione del sistema qualità dell’Organizzazione ed è basato sulle dimensioni aziendali (numero di dipendenti, scopo, esclusioni, cantieri e loro dislocazione geografica, distanza ecc.) - in riferimento al documento IAF MD5 versione in vigore - sulla complessità dei prodotti / processi/servizi e sul tipo di certificazione richiesta.

La proposta contrattuale per la certificazione viene redatta e inviata da ACSQ/CCAS all’Organizzazione a firma della Direzione .

In essa viene specificato :

  • il campo di applicazione della certificazione richiesto;
  • i siti oggetto certificazione;
  • il numero degli addetti (dipendenti + subappaltatori);
  • il Codice EA di riferimento;
  • il costo della certificazione iniziale, comprendente l’importo di emissione del certificato con l’indicazione dei tempi di verifica, espressi in giorni/uomo;
  • il costo delle verifiche di mantenimento, con l’indicazione dei tempi di verifica espressi in giorni/uomo;
  • il costo, eventuale, dovuto al rimborso spese a piè di lista (viaggio, vitto e alloggio se necessario oppure un forfait concordato con l’Organizzazione) del GVI incaricato della Verifica Ispettiva;
  • le condizioni contrattuali ed i requisiti minimi indispensabili per l’esecuzione della visita iniziale e della verifica di certificazione.

12. VALIDITA’

L’offerta contrattuale è valida normalmente 90 giorni a far data dall’invio da parte di ACSQ/CCAS.

Con l’offerta inoltre viene comunicato all’organizzazione di prendere visione del presente regolamento per la Certificazione ACSQ/CCAS che viene inviato all’Organizzazione via mail o fax, affinché l’Organizzazione si impegni, in caso di accettazione dell’offerta, ad ottemperare a quanto in essa prescritto. Questo Regolamento viene poi inviato unitamente al contratto, sottoscrivendo il quale l’Organizzazione Cliente si impegna - in caso di accettazione dell’offerta - ad ottemperare a quanto prescritto nel presente documento.

Il periodo di validità del certificato non può superare i 36 mesi, ed è visibile sul sito www.ccas.org.uk durante il periodo di validità.

13. RIFERIMENTI

Documento RT 05 rev.1 ACCREDIA “Prescrizioni per l’accreditamento degli Organismi operanti la valutazione e certificazione dei Sistemi di Gestione (Qualità/Ambiente/Sicurezza) delle imprese di costruzione ed installazione di impianti e servizi (Settore EA 28), disponibile sul sito www.accredia.it.

Standard di riferimento: UNI CEI EN ISO/IEC 17021:2011

 


Authorised by CCAS Technical Committee - CCAS013 IT - Issue: 9 - Date: 02/09/13

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