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CCAS 013 IT - TERMINI E CONDIZIONI PER LA CERTIFICAZIONE

Questi Termini e condizioni costituiscono l'accordo tra ACSQ Srl e la Società/Cliente richiedente

1. INTRODUZIONE

ACSQ segue i criteri specificati nella ISO/IEC 17021, che è uno Standard per un organismo di certificazione riconosciuto. Il presente accordo è disciplinato dalla legge Italiana.

2. CAMPO DI APPLICAZIONE DEL REGOLAMENTO DI REGISTRAZIONE

La valutazione e la certificazione dei sistemi di gestione è fatta rispetto alle norme BS EN ISO 9001, ISO 14001 e OHSAS 18001. Il richiedente accetta di fornire tutte le informazioni necessarie per ACSQ.

3. DEFINIZIONI

Richiedente si intende una persona fisica, o persona giuridica o ente senza personalità giuridica che richiede la Certificazione del proprio sistema di gestione.

Valutazione, una verifica dell'efficacia del Sistema di Gestione Qualità e/o Ambientale e/o di Salute e Sicurezza sul Lavoro gestito dal richiedente attraverso l'esame dei materiali, prodotti finiti, metodi di prova, registri, sistemi ambientali e altre attività stabilite dal richiedente nel sistema qualità e/o Sistemi di Gestione Ambientale e/o di Salute e Sicurezza sul Lavoro.

Comitato tecnico, è istituito da ACSQ al fine di rivedere l'approvazione o meno di ogni certificazione dei clienti prima del rilascio del certificato.

Certificato di registrazione si intende un documento rilasciato da ACSQ che attesta che il Sistema di Gestione Qualità e/o Ambientale e/o Sicurezza sul Lavoro, gestito dal richiedente, sia in linea con i termini e condizioni in oggetto.

Cliente significa Richiedente o Società registrata, a seconda dei casi.
Prodotto, si intendono le merci, processi o servizi forniti ad un cliente.

Requisiti di Qualità e/o Ambiente e/o Sicurezza del Sistema di Gestione: attestano che l'organizzazione, la struttura, le responsabilità, le procedure, i processi e le risorse di competenza di una società che garantiscono la capacità di tale società di soddisfare i requisiti degli Standard di Qualità e/o Ambiente e/o Sicurezza.

Società Certificata si intende una persona fisica, persona giuridica o ente senza personalità giuridica, che è stato Certificato.

Campo di applicazione della Certificazione: si intende la gamma di prodotti, servizi, attività, riguardanti i Sistemi di Gestione Qualità / Ambiente / Sicurezza di una Società certificata, indicati sul certificato.

Standard si intendono gli Standard ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007.

4. DOMANDA DI REGISTRAZIONE

Dopo aver ricevuto un questionario di valutazione dal Responsabile Aziendale o un suo delegato, ACSQ preparerà un preventivo dettagliato dei costi di certificazione. Il richiedente dovrà firmare il modulo di domanda e inviarlo ad ACSQ, che individua un adeguato Lead Auditor qualificato nel Settore e per lo/gli Standard oggetto di certificazione (ISO 9001 - Qualità, ISO 14001 - Ambiente, OHSAS 18001 - Sicurezza) e gli eventuali membri necessari per l'audit.

5. METODO DI VALUTAZIONE

La prima fase della valutazione effettuata da ACSQ prevede l’esame della documentazione del cliente per quanto riguarda la conformità alla BS EN ISO 9001 e/o ISO 14001 e/o OHSAS 18001. Inoltre si procederà alla Pianificazione dello Stage 1, presso la sede del cliente, per esaminare l'adeguatezza della documentazione del Sistema di Gestione ed il relativo stato di attuazione.

Quando l’auditor ritiene soddisfacente l’esame della documentazione, produce una relazione (report) ed in seguito concorda la data per la Fase 2 della valutazione (Stage 2). La Fase 2 (Stage 2) di valutazione viene effettuata verificando il rispetto delle norme di riferimento generali e del settore di appartenenza dell'Organizzazione, la documentazione del sistema di gestione, le registrazioni e le interviste al personale dell'Organizzazione.

6. CERTIFICAZIONE

Al termine della Fase 2 (Stage 2) della visita di certificazione, il Lead Auditor invia ad ACSQ Srl una relazione sui vari aspetti verificati insieme ad una raccomandazione per l'approvazione. Tale documentazione sarà presentata al comitato tecnico che è responsabile per l'approvazione delle nuove registrazioni di certificazione. Il cliente è incluso nel registro ACSQ di fornitori certificati.

Ogni Certificato di Registrazione definisce lo scopo della certificazione.

Il Certificato di Registrazione è personale della Società e non deve esserne permesso l’utilizzo ad altre Società.

La Certificazione ha validità triennale ed è subordinata ad una visita di sorveglianza con cadenza annuale, per per verificare il rispetto degli Standard (di riferimento). I Certificati rimangono di proprietà di ACSQ.

I Certificati di Registrazione non vengono rilasciati se ACSQ non riceve l’intero pagamento della relativa visita di certificazione.

I clienti di ACSQ e le Società certificate accettano di fornire ad ACSQ, durante lo svolgimento dell'audit, l’accesso ai documenti, alle aree, e agli atti per lo svolgimento della verifica.

7. NOTIFICA DI MODIFICHE DA PARTE DI UN CLIENTE

I Clienti certificati devono informare tempestivamente ACSQ su problematiche che influiscono sulla capacità ed efficacia del sistema di gestione, sia di tipo giuridico che commerciale, sullo status di organizzazione o di proprietà, indirizzo e siti, scopo ecc., oltre che gli eventi occorsi, inclusi i procedimenti amministrativi e/o giudiziari riguardanti l’oggetto della Certificazione.

8. SORVEGLIANZA

Dopo il rilascio della Certificazione verrà rilasciato un documento di pre-visita indicante le sorveglianze che verranno fatte presso la Società.

Se sono identificate precise aree di interesse, possono essere effettuate sorveglianze a discrezione della commissione tecnica, successivamente alla raccomandazione da parte del Lead Auditor.

Il Cliente si impegna a coprire i costi supplementari relativi a tutte le ulteriori valutazioni necessarie.

Il contratto di certificazione ha una validità di tre anni, durante i quali vengono programmate le sorveglianze.

9. PUBBLICITA'

Una volta che un certificato è stato emesso, l'azienda ha il diritto di pubblicare il certificato e di applicare il logo nei propri documenti e nei materiali promozionali relativi solo al campo di applicazione della Certificazione.

I clienti/le imprese certificate ACSQ si impegnano a non utilizzare la certificazione rilasciata in modo da causare discredito.

10. CERTIFICATI ED ABUSO

ACSQ prende tutte le precauzioni ragionevoli per assicurare che non vi sia alcun abuso sulle loro certificazioni nella pubblicità dei clienti. Il cliente si impegna ad utilizzare esclusivamente i marchi di certificazione e/o marchi di accreditamento in modo appropriato rispetto alla certificazione emessa.

11. SOSPENSIONE O REVOCA DELLA CERTIFICAZIONE

Si veda anche la sezione sulle "procedure di ricorso".

A seguito dell’esito negativo di una valutazione del sistema di gestione ISO 9001 e/o ISO 14001 e OHSAS 18001 di una società, il certificato può essere sospeso o revocato se:

  • Si realizza un abuso continuato del marchio di certificazione da parte della Società certificata
  • Si realizza la mancata applicazione di misure correttive a seguito di non conformità trovate, entro i termini indicati.
  • Ogni altra violazione dei termini e condizioni per la Certificazione di ACSQ.

È politica di ACSQ notificare alle varie autorità competenti del ritiro/sospensione della certificazione del cliente.

12 CANCELLAZIONE DELLA REGISTRAZIONE

I clienti che desiderano annullare la registrazione ACSQ devono comunicare la loro intenzione entro 2 mesi dalla visita annuale di sorveglianza.

Immediatamente dopo la revoca del certificato, la Società deve:

  • interrompere l'utilizzo dei marchi di certificazione ACSQ;
  • eliminare tutto il materiale pubblicitario contenente i marchi ACSQ o eventuali riferimenti ad essi. Inoltre, deve essere

eliminato qualsiasi altro materiale o documento in possesso della Società, che fa riferimento al certificato o al logo.

13. CONTROLLI CON BREVE PREAVVISO

In caso di denuncia su un cliente certificato, o per la notifica di eventuali modifiche (vedi sezione 7), ci si riserva il diritto di effettuare una verifica con breve preavviso per verificare che la società continui ad operare secondo i requisiti della Norma (di riferimento).

14. RECLAMI CONTRO IL PERSONALE ACSQ

Se un cliente avesse intenzione di fare un reclamo verso un dipendente di ACSQ, tale reclamo deve essere inviato per iscritto al Direttore di ACSQ, all'indirizzo di cui sopra. Inoltre, se la denuncia riguarda il Direttore, questa deve essere indirizzata al presidente del consiglio direttivo di ACSQ.

15. ACCESSO AI DOCUMENTI DI RECLAMO

Le società certificate ACSQ sono tenute a registrare tutti i reclami ricevuti dai clienti. Deve inoltre fornire evidenza di una pronta ed efficace azione correttiva. Tale azione sarà esaminata in occasione dell’audit di certificazione/sorveglianza. Il cliente deve anche informare ACSQ, in caso di presunta violazione di disposizioni legislative o regolamentari.

16. PROCEDURA DI RICORSO

Se un cliente vuole far ricorso contro una decisione, compresa la sospensione o la revoca di un certificato, il cliente è libero di presentare un ricorso al capo dell'esecutivo di ACSQ entro 14 giorni dalla comunicazione della relativa decisione.

Il Comitato Tecnico esaminerà l'appello e si riunirà entro 30 giorni dal ricevimento della comunicazione di ricorso. La decisione iniziale resta in vigore in attesa della decisione del gruppo di esperti (giuria).

La decisione della giuria è definitiva e vincolante per il cliente e per ACSQ. Nessun reclamo ulteriore sarà consentito da una delle parti.

Nessun costo, per qualsiasi motivo, sarà ammesso alle due parti, a seguito di un ricorso.

17. PERSONALE

ACSQ si impegna a fornire personale altamente qualificato per tutte le attività di valutazione e di controllo, o professionisti/esperti di settore esterni qualificati. Tutti i membri di ACSQ (lavoratori dipendenti o professionisti esterni incaricati) sono tenuti a firmare accordi di riservatezza riguardo tutte le informazioni riservate di cui sono venuti a conoscenza presso i clienti.

18. COSTI

Una quotazione formale, che dettagli il riesame documentale, la valutazione iniziale e i diritti per la sorveglianza, vengono forniti al richiedente. Il richiedente accetta il preventivo con la sottoscrizione del modulo. Tali costi sono da pagare in anticipo, almeno 30 giorni prima della data dell'audit.

I costi delle sorveglianze annuali sono fatturati alla data della Fase 2 di valutazione, e devono essere pagati interamente 30 giorni dal ricevimento della fattura: ciò per coprire i costi per l'uso del marchio di certificazione ACSQ e per la gestione del'iter di certificazione in generale.

La cancellazione di una valutazione o di una sorveglianza deve essere data dal cliente entro 10 giorni dalla scadenza convenuta e può essere addebitato un importo pari a 400 € (penale applicabile).

Visite extra a causa di non conformità sono a pagamento e sono a carico del cliente, che dovrà provvedere al pagamento entro 30 giorni dalla data della fattura.

Tutte le tariffe per la valutazione e la sorveglianza sono concordati dal Consiglio di Amministrazione ACSQ, e sono disponibili su richiesta.

Il certificato di Registrazione viene rilasciato solo se ACSQ ha ricevuto l’intero pagamento.

Tutte le tariffe riportate sono IVA esclusa. Tutti gli importi versati non sono rimborsabili.

19. RESPONSABILITÀ

ACSQ, ed i suoi dipendenti o incaricati garantiscono l'accuratezza dei controlli, dei riesami e la riservatezza delle informazioni ricevute durante la valutazione dell'Organizzazione. Ad eccezione di quanto indicato nel presente documento né ACSQ nè alcuno dei suoi dipendenti o incaricati sono responsabili per qualsiasi perdita, spesa o danno subito dall’impresa, dal cliente o da una persona, a causa di qualsiasi atto effettuato da ACSQ o da suoi dipendenti o incaricati, salvo nella misura in cui tale limitazione di responsabilità sia contraria al diritto.

20. INDENNIZZO

In caso di reclamo o perdita subito da ACSQ, causato da un uso improprio da parte del Cliente di qualsiasi riconoscimento o della certificazione fornita da ACSQ (in base alle regole di valutazione), il Cliente dovrà provvedere al pagamento di un indennizzo a ACSQ.

21. MODIFICHE A TERMINI E CONDIZIONI

ACSQ si riserva il diritto di modificare queste regole per la certificazione. Tutte le modifiche al presente Regolamento saranno comunicate in forma scritta alle Organizzazioni che hanno richiesto la certificazione o alle Organizzazioni certificate, precisando, se necessario, il termine concesso per l’applicazione delle nuove condizioni.

Questo Regolamento verrà poi inviato unitamente al contratto, sottoscrivendo il quale l’Organizzazione Cliente si impegna - in caso di accettazione dell’offerta - ad ottemperare a quanto prescritto nel presente documento.

22. PRESCRIZIONI PARTICOLARI PER IL SETTORE EA 28

Per le Organizzazioni del settore EA 28, costituisce parte integrante del presente Regolamento anche l’ANNEX SETTORE 28 ITALIA (allegato del presente documento), che rispetta i requisiti previsti dall'RT-05 rev.1 ACCREDIA.

Recapiti

ACSQ Srl - Certification Body
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