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Termini e Condizioni Contrattuali

Questi Termini e condizioni costituiscono l'accordo tra ACSQ Certification Body e ciascuna Società/Cliente richiedente

1. INTRODUZIONE

ACSQ segue i criteri specificati nella ISO/IEC 17021, che è uno Standard per un organismo di certificazione riconosciuto. Il presente accordo è disciplinato dalla legge Italiana.

2. CAMPO DI APPLICAZIONE DEL REGOLAMENTO DI REGISTRAZIONE

La valutazione e la certificazione dei sistemi di gestione è fatta rispetto alle norme ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, OHSAS 18001 ed ogni altra norma richiesta dal richiedente per la quale ACSQ dispone delle necessarie qualificazioni. Il richiedente accetta di fornire tutte le informazioni necessarie per il sistema in esame.

3. DEFINIZIONI

Ai fini di questi termini e condizioni:

Richiedente, si intende una persona fisica, o persona giuridica o ente senza personalità giuridica che richiede la Certificazione del proprio sistema di gestione.

Valutazione, una verifica dell'efficacia del Sistema di Gestione Qualità e/o Ambientale o di Salute e Sicurezza gestito dal richiedente attraverso l'esame dei materiali, prodotti finiti, metodi di prova, registri, sistemi ambientali e altre attività stabilite dal richiedente entro il sistema qualità e/o sistemi di gestione ambientale e/o di salute e sicurezza del sistema.

Comitato Tecnico, il comitato istituito da ACSQ per esaminare il processo di ogni certificazione dei clienti prima del rilascio del relativo certificato.

Certificato di Registrazione, si intende un documento rilasciato da ACSQ che evidenzia il riconoscimento che il sistema della qualità e/o sistemi di gestione ambientale e/o di salute e sicurezza del sistema gestito dal richiedente è in linea con questi termini e condizioni.

Cliente, significa Richiedente o Società registrata, a seconda dei casi.

Prodotto, si intendono le merci, processi o servizi forniti ad un cliente.

Qualità e/o ambientale e/o di salute e sicurezza del sistema: l'organizzazione, la struttura, le responsabilità, le procedure, i processi e le risorse di competenza di una società che insieme garantiscono la capacità di tale società di soddisfare la qualità e/o sistemi di gestione ambientale e/o di salute e sicurezza requisiti stabiliti in conformità alla norma.

Società Certificata, si intende una persona fisica, persona giuridica o ente senza personalità giuridica, che è in possesso di un Certificato registrato.

Campo di applicazione della Certificazione, la gamma di prodotti, servizi, attività, qualità e/o ambientale e/o di salute e di sistemi di gestione della sicurezza di una società certificata indicato sul certificato.

Standard, si intende ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 27001:2013 e/o OHSAS 18001:2007 o altra norma internazionale specificata sulla richiesta cui il richiedente intende conformarsi.

Audit, attività svolte da personale incaricato da ACSQ per dimostrare che il sistema di gestione del cliente soddisfi i requisiti per la certificazione.

Auditor, persona che esegue l’audit (Lead Auditor: responsabile del gruppo di audit).

(1) Osservatore, (2) Esperto Tecnico, (3) Guida, persona autorizzata da ACSQ che, previo accordo con il cliente, partecipa all’audit in qualità di (1) osservatore esterno di parte ACSQ e/o Cliente, (2) esperto del settore di impresa del Cliente necessario alla valutazione, (3) accompagnatore dell’auditor.

4. DOMANDA DI REGISTRAZIONE

Un rappresentante autorizzato dal Richiedente dovrà fornire, su modulo predisposto da ACSQ, le informazioni necessarie per consentire la valutazione delle condizioni di rilascio del servizio richiesto. ACSQ procederà alla revisione della richiesta e, in caso di valutazione positiva, emetterà un documento di Accettazione dell’Offerta che il richiedente dovrà contro-firmare. In seguito ACSQ provvederà ad incaricare un Lead Auditor, di competenze adeguate al processo di Certificazione richiesto, e gli eventuali membri e/o esperti tecnici di audit necessari.

5. METODO DI VALUTAZIONE

L’audit di certificazione è condotto in due fasi. ACSQ provvede a comunicare al Cliente, con appropriato anticipo, le date in cui intende effettuare le due fasi di certificazione.

La prima fase della valutazione (Stage 1) prevede l’esame della documentazione del cliente per verificarne l'adeguatezza al sistema di gestione da certificare e lo stato di attuazione. ACSQ si riserva la decisione di condurre o meno tale fase presso la sede del Cliente, informandone previamente il Cliente.

Sulla base delle risultanze del rapporto di Stage 1, l’auditor conferma o meno la data per la Fase 2 della valutazione. La Fase 2 (Stage 2) di valutazione viene effettuata verificando il rispetto delle norme del caso, la documentazione del sistema di gestione, le registrazioni, anche attraverso interviste ai dipendenti e ai collaboratori coinvolti. La fase 2 dell’audit di certificazione viene svolta necessariamente presso la sede del cliente.

6. CERTIFICAZIONE

Al termine della Fase 2 della verifica il Lead Auditor invia all’ufficio tecnico di ACSQ i report di Stage 1 e Stage 2 insieme ad una raccomandazione per l'approvazione. Tale documentazione sarà presentata al Comitato Tecnico di ACSQ, che è il responsabile per l'approvazione delle nuove registrazioni di certificazione. In caso di esito positivo, il certificato emesso è incluso nel registro ACSQ dei certificati, che è a disposizione del pubblico attraverso il sito aziendale ACSQ.

Ogni Certificato di Registrazione definisce lo scopo della certificazione.

Il Certificato di Registrazione è consegnato alla società richiedente e non può esserne dato l’utilizzo ad altre società.

La Certificazione è su base annua ed è soggetta all’esito di almeno una visita di sorveglianza annuale per la verifica del rispetto del mantenimento dello standard. I Certificati rimangono di proprietà di ACSQ.

I Certificati di Registrazione non possono essere rilasciati se ACSQ non riceve l’intero pagamento della relativa visita di certificazione. Allo stesso modo, il mancato pagamento di una visita di sorveglianza, seppure effettuata con esito positivo, dà diritto ad ACSQ di avviare il processo di revoca del certificato (art. 12).

I richiedenti, che abbiano già ottenuto la certificazione o la cui richiesta sia stata accettata da ACSQ nella fase commerciale, accettano di fornire ad ACSQ l’accesso ai documenti, alle aree, e agli atti per lo svolgimento delle verifiche.

7. NOTIFICA DI MODIFICHE DA PARTE DI UN CLIENTE

I clienti Certificati devono informare senza indugio ACSQ su questioni che possono influire sulla capacità ed efficacia del sistema di gestione ovvero di tipo giuridico o commerciale, status di organizzazione o di proprietà, indirizzo e siti, scopo ecc. oltre che gli eventi occorsi, inclusi i procedimenti amministrativi e/o giudiziari riguardanti l’oggetto della Certificazione.

8. SORVEGLIANZA

Dopo il rilascio della Certificazione sarà rilasciato un Piano Triennale di Sorveglianza che pianifica le ulteriori visite da effettuare nel triennio per il mantenimento del Certificato.

A discrezione della commissione tecnica di ACSQ, e/o in caso di una raccomandazione da parte del Lead Auditor, possono essere identificate aree e/o processi su cui effettuare ulteriori sorveglianze. Il cliente si impegna a coprire i costi supplementari relativi a tutte le ulteriori valutazioni necessarie.

Il contratto di certificazione ha una validità di tre anni durante i quali vengono programmate le sorveglianze.

9. PUBBLICITA'

Una volta che un certificato è stato emesso l'azienda ha il diritto di pubblicare il certificato e di applicare il logo nei propri documenti e nei materiali promozionali relativi solo al campo di applicazione della Certificazione.

Le condizioni per l'utilizzo del marchio ACSQ sono illustrate nel documento “Norme ACSQ circa l’uso dei Marchi”, normalmente inviato al cliente con la copia digitale del Certificato e comunque disponibile sul sito ACSQ.

I clienti/imprese certificate ACSQ si impegnano a non utilizzare la certificazione rilasciata per fini diversi dallo scopo di certificazione certificato, o in modo tale da arrecare danno o causare discredito ad ACSQ Certification Body.

10. CERTIFICATI ED ABUSO

ACSQ vigilerà per assicurare che non vi sia alcun abuso dei marchi nella pubblicità dei clienti. Il cliente si impegna ad utilizzare esclusivamente i marchi di certificazione e/o marchi di accreditamento in modo appropriato nel rispetto di quanto riportato nel documento “Norme ACSQ circa l’uso dei Marchi” ed allo scopo della Certificazione.

11. SOSPENSIONE O REVOCA DELLA CERTIFICAZIONE

Si veda anche la sezione sulle "procedure di ricorso".

A seguito dell’esito negativo di una valutazione del sistema di gestione di una società, il certificato può essere sospeso o revocato se:

  • Si compie un abuso continuato del marchio di certificazione da parte della società Certificata
  • Si realizza la mancata applicazione di misure correttive a seguito di non conformità trovate entro i termini indicati.
  • Ogni altra violazione dei termini e condizioni per la Certificazione di ACSQ.

ACSQ ha obbligo di notificare alle autorità competenti il ritiro/sospensione della certificazione del cliente.

12 CANCELLAZIONE DELLA REGISTRAZIONE

I clienti che desiderano annullare/ritirare la registrazione ACSQ devono darne comunicazione entro 2 mesi dalla visita annuale di sorveglianza.

Immediatamente dopo la revoca del certificato (comunque determinato), la Società deve immediatamente:

  • interrompere l'utilizzo dei marchi di certificazione ACSQ (o dell’eventuale ente di accreditamento partner);
  • eliminare tutto il materiale pubblicitario che contiene i marchi ACSQ o eventuali riferimenti ad essi (o dell’eventuale ente di accreditamento partner);
  • eliminare qualsiasi altro materiale o documento in possesso della Società, in cui si faccia riferimento al certificato o che riportano il logo ACSQ.

Il mancato rispetto di quanto sopra riportato obbligherà ACSQ alla denuncia alle competenti Autorità.

13. CONTROLLI CON BREVE PREAVVISO

In caso di denuncia di un cliente certificato da parte di terzi, o per la notifica di eventuali modifiche (vedi sezione 7), ACSQ si riserva il diritto, con breve preavviso, di effettuare una visita per controllare che la società sia ancora conforme ai requisiti della norma.

14. DENUNCE CONTRO IL PERSONALE ACSQ

Qualsiasi reclamo verso un dipendente /collaboratore di ACSQ deve essere indirizzato al Direttore Generale di ACSQ via posta raccomandata all'indirizzo in intestazione. Se la denuncia riguarda il Direttore, questa deve essere indirizzata al Comitato Tecnico di ACSQ.

15. ACCESSO AI DOCUMENTI DI RECLAMO

Le società certificate ACSQ sono tenute a registrare tutti i reclami ricevuti dai clienti. Deve inoltre essere fornita evidenza di una pronta ed efficace azione correttiva. Tale azione sarà esaminata in occasione dell’audit di certificazione/sorveglianza. Il cliente deve informare ACSQ anche nel caso sia stato oggetto di denuncia per violazione di disposizioni legislative o regolamentari.

16. PROCEDURA DI RICORSO

In caso di sospensione o di revoca di un certificato, il cliente può presentare un ricorso al Direttore di ACSQ entro 14 giorni dalla comunicazione della relativa decisione.

Il Comitato Tecnico esaminerà l'appello e si riunirà entro 30 giorni dal ricevimento della comunicazione di ricorso. La decisione iniziale resta in vigore in attesa della decisione del gruppo di esperti.

La decisione della giuria è definitiva e vincolante per il cliente e per ACSQ. Nessun reclamo ulteriore sarà consentito da una delle parti.

Nessun costo, per qualsiasi motivo, sarà ammesso alle due parti, a seguito di un ricorso.

17. PERSONALE

ACSQ si impegna a fornire personale adeguatamente qualificato per tutte le attività di valutazione e di controllo, o idonei valutatori esterni qualificati. Tutti i dipendenti e/o collaboratori di ACSQ sono tenuti a firmare accordi di riservatezza riguardo tutte le informazioni ricevute e/o di cui si possa venire a conoscenza in seguito alle visite presso i locali dei clienti.

18. COSTI

A seguito della richiesta di offerta inviata dal richiedente, ACSQ emette un documento di accettazione (Contratto) che contiene la quotazione formale relativa alla valutazione iniziale ed alle sorveglianze successive, unitamente all’incidenza dei costi di trasporto, vitto ed alloggio del personale incaricato delle visite. Il richiedente accetta il preventivo con la sottoscrizione del modulo. Tali costi sono da pagare anticipatamente all'inizio della valutazione

I costi delle sorveglianze annuali sono fatturati alla data della sorveglianza stessa e devono essere pagati anticipatamente rispetto all’inizio della visita.

La cancellazione di una valutazione o di una sorveglianza deve essere comunicata dal cliente entro 10 giorni dalla scadenza convenuta. A discrezione di ASCQ, può essere addebitato un importo pari a 400 € di penale.

I costi per visite extra, a causa di non conformità e/o denunce in merito all’attività del cliente, saranno quantificati al momento e devono essere saldati prima della visita.

Il certificato di Registrazione viene rilasciato solo se ACSQ ha ricevuto il pagamento a saldo dell’importo pattuito per la visita di certificazione. Allo stesso modo, il mancato pagamento di una visita di sorveglianza, seppure effettuata con esito positivo, dà diritto ad ACSQ di avviare il processo di revoca del certificato (art. 12)..

Tutte le tariffe riportate sono IVA esclusa. Tutti gli importi versati non sono rimborsabili.

19. RESPONSABILITÀ

ATutti i dipendenti e/o collaboratori incaricati da ACSQ garantiscono l'accuratezza dei controlli, dei riesami e la riservatezza delle informazioni ricevute in tali occasioni. Ad eccezione dei casi in cui la limitazione di responsabilità sia contraria al diritto, i dipendenti e/o collaboratori incaricati da ACSQ non possono essere ritenuti responsabili per qualsiasi perdita di esercizio, spesa o danno subito dall’impresa, dal cliente o da altra persona coinvolta, a causa di qualsiasi decisione e/o atto intrapreso da ACSQ, per il tramite di suoi dipendenti e/o collaboratori.

20. INDENNIZZO

E’ facoltà di ACSQ Certification Body richiedere un risarcimento per reclami, danni e/o perdita di immagine motivatamente legata all’uso improprio, da parte del cliente, di qualsiasi riconoscimento, marchio e/o della certificazione rilasciata da ACSQ in base ai termini e condizioni elencati al presente documento.

21. MODIFICHE A TERMINI E CONDIZIONI

ACSQ si riserva il diritto di modificare in qualsiasi momento il presente documento, dandone comunicazione per iscritto alle organizzazioni che hanno richiesto la certificazione e alle organizzazioni certificate, precisando, se necessario, il termine concesso per l’applicazione delle nuove condizioni..

Questo documento, se non inviato congiuntamente all’Accettazione della richiesta di offerta del cliente, è consultabile sul sito www.acsq.it. Il richiedente è obbligato a prenderne visione prima di controfirmare l’Accettazione dell’Offerta..

Indirizzi per invio reclami:

ACSQ s.r.l.

Via Ripa di Porta Ticinese, 39 -20143 Milano (MI)

PEC: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.

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Recapiti

Sede Legale:
Ripa Ticinese, 39 - 20143 Milano
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Fax 02.58326016
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