Dall'inizio degli anni 1970, le aziende hanno riconosciuto i grandi benefici che derivano dal condurre audit sulla salute e sicurezza dei lavoratori per garantire la conformità alle norme sanitarie e di sicurezza e alle cogenze specifiche di ogni ambito.
La normativa di riferimento in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro è dettata dalla OHSAS 18001. Lo Standard 18000 prende infatti in considerazione la creazione di un sistema di gestione delle problematiche inerenti la sicurezza sul lavoro.
Affinché un audit di questo genere venga svolto con successo, ci permettiamo di offrire i seguenti suggerimenti:
- deve essere ben identificata la figura dell’auditor che avrà la responsabilità primaria della scelta degli uomini che dovranno comporre il team di verifica, dello svolgimento dell’audit, della definizione dell'ambito della verifica, della preparazione del programma e del piano di audit, della revisione dei risultati della verifica e delle eventuali azioni correttive da apportare nel caso in cui gli obiettivi concordati per lo svolgimento dell’audit non siano stati raggiunti;
- il responsabile della salute e della sicurezza dovrà avere libero accesso a tutte le registrazioni importanti in questo ambito e ad ogni area fisica della struttura;
- l’audit andrà pianificato affinché si possa svolgere nel migliore dei modi e bisogna arrivare a capire che la pianificazione di una verifica di questo genere è importante almeno quanto l’audit stesso perché gran parte del successo di un audit dipende proprio da un'attenta pianificazione. Almeno due settimane prima della verifica, il responsabile del team dovrà preparare e distribuire a tutto il personale coinvolto il materiale necessario affinché si sappia come si svolgerà la verifica e quanto tempo richiederà. Attenzione! Cercate di prevedere esattamente quanto tempo sarà necessario anche alla luce dei documenti che volete esaminare e delle verifiche che intendete fare in loco, concentrandovi ovviamente là dove i rischi sono più elevati;
- all’inizio dell’audit il responsabile della verifica farà un breve discorso di apertura con lo scopo di chiarire i motivi di base che l’hanno spinto a fare questa verifica e di ricordare i momenti chiave che la caratterizzeranno;
- l’audit vero e proprio dovrebbe iniziare con un confronto tra le dichiarazioni rese dei vari dipartimenti in merito a salute e sicurezza e le attività reali. Discrepanze tra le due realtà potrebbero indicare alcune lacune nel programma di formazione del personale o altrove;
- al termine dell’audit si riuniranno tutte le persone interessate e, dopo averle ringraziate per il tempo messo a disposizione e per la collaborazione offerta, si condivideranno i risultati della verifica che andranno poi, comunque, riassunti e dettagliati in un verbale che verrà distribuito ad una lista di persone decise in precedenza all’atto della pianificazione della verifica. Il momento della riunione finale è molto delicato ma fondamentale per evitare che, in futuro, vi siano contestazioni dopo la distribuzione del verbale. Eventuali non conformità andranno riassunte e, se necessario, nuovamente spiegate proprio per evitare spiacevoli sorprese;
- terminata la riunione di chiusura dell’audit, inizierà la fase di preparazione del verbale che dovrà essere conciso ma dettagliato, chiaro e ben comprensibile a tutti. Eventuali azioni correttive da adottare andranno ben specificate affinché possano essere svolte nel migliori dei modi;
- il processo di audit si concluderà con un’azione di follow-up che andrà a verificare che le azioni correttive richieste siano state effettivamente eseguite.
