Senza una chiara comprensione dei punti di forza, delle debolezze, delle opportunità e delle minacce di un'organizzazione, le strategie potrebbero fallire e gli obiettivi non essere raggiunti. Se la PESTLE influenza la SWOT, non si può dire il contrario.
L'analisi SWOT, infatti, è simile a una valutazione delle capacità di un'organizzazione. I risultati sono spesso estremamente soggettivi e varieranno a seconda di chi effettua l'analisi, ecco perché sarebbe meglio farla fare a un gruppo eterogeneo di persone. L'identificazione delle questioni strategiche è il cuore stesso del processo di pianificazione strategica. Queste problematiche rientrano in tre categorie ben individuabili:
- i problemi che si sono già verificati e che, probabilmente, richiedono un'azione immediata;
- quelli che potrebbero richiedere un'azione nel prossimo futuro ma che possono essere gestiti come parte di un normale ciclo di pianificazione dell'organizzazione;
- le problematiche che non richiedono alcuna azione al momento ma che devono essere monitorate nel tempo
La ISO 9001:2015 non richiede né un'analisi PESTLE né una SWOT né alcuna informazione documentata in tal senso ma sarebbe estremamente difficile, per non dire impossibile, monitorare e riesaminare nel tempo le problematiche individuate senza avere alcuna registrazione del lavoro fatto. Se queste analisi vengono eseguite come parte della pianificazione strategica, bisogna accettare che alcuni fattori che influenzano l'organizzazione possano non avere effetto sul suo sistema qualità. Ciò dovrebbe aiutare a far percepire lo sviluppo del sistema qualità come parte della pianificazione strategica invece che come qualcosa di isolato e a se stante.
Se queste analisi vengono eseguite durante il processo di pianificazione strategica, offrono un'opportunità di filtraggio dei risultati ottenuti attraverso i risultati attesi dal sistema qualità per individuare le problematiche rilevanti per il sistema di gestione. Per dimostrare, come richiede la norma, che le questioni esterne ed interne rilevanti per la qualità sono state determinate si può:
- fornire l'evidenza di un processo per determinare:
come vengano identificati i problemi
come venga determinata la loro criticità
come si decida chi debba essere coinvolto nell'affrontare il problema e secondo quali responsabilità;
come vengano utilizzate le informazioni per effettuare cambiamenti nel sistema qualità
- presentare la prova che lo scopo e la direzione strategica dell'organizzazione siano stati comunicati a coloro che hanno intrapreso l'analisi;
- mostrare come i risultati attesi dal sistema qualità che sono stati determinati siano stati allineati con lo scopo dichiarato dall'organizzazione e con la direzione che si è deciso di seguire;
- presentare la prova dell'analisi che è stata fatta per comprendere il contesto dell'organizzazione e quali conoscenze ne siano scaturite;
- selezionare le diverse problematiche identificate e mostrare come sia stato deciso quali fossero critiche e quali si dovessero affrontare tramite azioni ben determinate;
- mostrare come le questioni identificate siano state affrontate nelle politiche e nei processi del sistema
Ovviamente, una volta individuate, le questioni esterne ed interne andranno monitorate nel tempo e periodicamente riesaminate. In termini operativi questo significa osservare i cambiamenti che si rendono evidenti nelle informazioni raccolte durante il riesame delle mappe interne ed esterne del sistema e ripetere le analisi PESTLE e SWOT, al fine di identificare se le modifiche hanno avuto un effetto significativo sul risultato delle analisi. Il monitoraggio deve essere continuo nel tempo, non è qualcosa da fare una tantum. Perché è necessario procedere in questo modo? Il significato dei fattori esterni e interni cambia continuamente perché le problematiche vengono influenzate dai cambiamenti nell'ambiente globale e quindi l'analisi del sistema va rifatta con costanza. Quanto spesso rifarla dipenderà, ovviamente, dal settore di mercato in cui opera l'organizzazione.
Nei settori in cui la tecnologia o le condizioni economiche cambiano rapidamente, le revisioni dovranno essere eseguite più frequentemente e sarà, ovviamente, anche necessario rivedere questi fattori ogni volta che ci saranno cambiamenti nell'organizzazione capaci di influenzare i suoi punti di forza e le sue debolezze.
Stabilito che occorre un controllo continuo e costante del contesto dell'organizzazione, delle sue problematiche e dei rischi e delle opportunità che possono presentarsi, resta da capire come scegliere il metodo di monitoraggio migliore in base a quanto velocemente possano cambiare i dati raccolti. Se – però - c'è un numero elevato di problemi, monitorarli tutti - anche a frequenze diverse - può diventare un peso notevole e avere un costo effettivo su base più che annuale.
Per questo, per stabilire la frequenza del monitoraggio, occorre considerare anche la capacità dell'organizzazione di reagire ai singoli cambiamenti. Dimostrare che le informazioni relative alle questioni interne ed esterne rilevanti vengono monitorate e riviste periodicamente è possibile:
- presentando la prova di un processo per determinare:
- come le problematiche interne ed esterne debbano essere monitorate
- come vengano stabiliti i criteri per individuare per tempo i fattori in grado di apportare grandi cambiamenti
- ogni quanto vadano rivisti i dati raccolti e da parte di chi
- selezionando un campione rappresentativo delle analisi iniziali fatte e mostrando come le problematiche ritenute critiche vengano monitorate e come i risultati ottenuti vengano esaminati come pianificato
- mostrando come i cambiamenti nelle informazioni raccolte abbiano avuto ripercussioni sul sistema qualità, cambiandolo
