Quando si sceglie un ente per far certificare il proprio sistema di gestione (della qualità, dell'ambiente, ecc.) ci sono diversi aspetti da considerare.
Un'organizzazione può implementare molti standard adottandoli semplicemente come sistema di gestione, ad esempio la ISO 9001 o la ISO 14001, senza richiedere la certificazione, cioè un processo che certifichi che il sistema di gestione che si è progettato e che è diventato la base del lavoro quotidiano effettivamente rispecchi i requisiti delle norme di riferimento.
La più comune delle ragioni che ci possono venire in mente per implementare qualcuno di questi standard è migliorare l'efficienza e l'efficacia del lavoro aziendale. Decidere di sottoporsi a un audit indipendente del sistema chiamando nella propria organizzazione il personale di uno specifico ente certificatore per confermare che il lavoro fatto sia conforme allo standard pertinente è una decisione da prendere in casi specifici come, ad esempio:
- se la certificazione del sistema è un requisito contrattuale o regolamentare richiesto da uno o più clienti (sono sempre di più, infatti, i clienti che chiedono come garanzia del lavoro che un'organizzazione è in grado di svolgere proprio la certificazione di sistema rilasciata da una terza parte);
- se si ritiene che in futuro questa possa diventare un'esigenza del mercato per conquistare un nuovo segmento di clientela;
- se rientra nel contesto di un ragionato programma di gestione dei rischi (lavorare secondo uno specifico sistema di gestione, tra le altre cose, contribuisce a farci prendere piena coscienza dei rischi reali e di quelli potenziali che potrebbero investire l'organizzazione nel momento meno opportuno e ad anticipare eventuali manovre correttive per ridurre i danni);
- se l'organizzazione pensa di motivare il personale fissando un obiettivo chiaro legato allo sviluppo di un sistema di gestione e rendendo più chiaro a tutti l'intero meccanismo sul quale si basa il lavoro di ogni persona all'interno dell'organizzazione;
- se si ritiene di aver bisogno di una riorganizzazione per poter affrontare al meglio un momento particolarmente difficile, ecc.
Vista la situazione estremamente delicata, i criteri da considerare per la scelta ponderata di un ente certificatore che prenda visione del lavoro svolto e ne certifichi la completezza includono diverse azioni tra le quali le più importanti sono:
- prendere contatti con diversi organismi di certificazione per effettuare una prima valutazione e rendersi conto di quanto uno specifico ente potrebbe o meno essere adatto a giudicare il vostro lavoro;
- stabilire quali siano i criteri che per voi sono più importanti da rispettare e che volete ritrovare nell'ente che sceglierete come, ad esempio, una particolare attenzione alla situazione economica nella quale si trovano le aziende e un'offerta tarata anche in base al momento storico che si sta vivendo, un audit che sia in linea con le prestazioni standard di questa categoria professionale, l'erogazione di un certificato che sia riconosciuto dai clienti che stanno a cuore all'organizzazione, ecc.
- informarsi se l'ente di certificazione disponga di auditor con esperienza nel settore di attività dell'organizzazione;
- verificare se l'ente di certificazione sia accreditato secondo la ISO / IEC 17021 cioè sia stato accreditato come competente per eseguire la certificazione in settori di attività specifici da un organismo di accreditamento nazionale (in Italia, ad esempio, c'è Accredia).
L'ente di accreditamento dovrebbe essere un membro dell'International Accreditation Forum (www.iaf.nu)
