Identificare lo stato degli output di un processo rispetto al monitoraggio e alla misurazione significa avere un'indicazione chiara che ci possa dire se un output è conforme o meno ai requisiti specificati. Identificare lo stato di un output consente, quindi, di distinguere gli output che sono stati verificati e si sono rivelati conformi da quelli che non sono stati verificati o che non sono stati riscontrati come conformi.
La misurazione non cambia un output ma cambia le nostre conoscenze su di esso. Pertanto, è necessario identificare quali output sono conformi e quali no, in modo da evitare che si mescolino tra loro o la consegna al cliente di qualcosa che è stato riscontrato come non conforme. Il metodo più comune per indicare lo stato dell'output consiste nell'applicare delle etichette al prodotto o ai contenitori che lo contengono.
Le etichette verdi sono spesso utilizzate per identificare prodotti accettabili mentre le rosse indicano la merce di scarto. Le etichette devono rimanere apposte fino a quando il prodotto non viene imballato o passato alla fase successiva del processo. Le etichette devono essere attaccate in modo da impedire il loro distacco durante qualsiasi manipolazione del prodotto.
Se le etichette devono essere rimosse durante un'ulteriore elaborazione, i dettagli dovrebbero essere trasferiti nelle registrazioni delle modifiche ai prodotti, in modo che - in seguito - lo stato dei componenti possa essere controllato attraverso esse. Al momento della spedizione, lo stato del prodotto dovrebbe essere ben visibile. Qualunque prodotto senza identificazione del suo stato dovrebbe essere messo temporaneamente in quarantena fino a quando non venga nuovamente verificato e giudicato conforme. Quando si cammina nei reparti produttivi di un'azienda dovrebbe essere sempre possibile identificare quali elementi siano in attesa di verifica, quali siano già stati verificati e trovati conformi e quali siano stati giudicati non conformi.
La produzione è il luogo in cui questo tipo di identificazione è essenziale perché è proprio qui che possono verificarsi degli errori. In altri luoghi, dove è alquanto improbabile fare confusione, l'identificazione e tracciabilità dello stato di un prodotto potrebbe non essere necessaria o non dover essere così esplicita. In alcune situazioni, l'ubicazione di un elemento potrebbe costituire un'adeguata identificazione dello stato dell'articolo, tuttavia, queste posizioni devono essere designate in maniera chiara come, ad esempio: “In attesa di ispezione”, “Accettati” e “Non conformi”.
In ogni caso sarebbe bene prevedere anche etichette identificative dello stato per evitare il posizionamento involontario di articoli non conformi nella posizione di quelli conformi. Una volta che un prodotto viene preparato per la spedizione non richiede di essere identificato in tal senso, a meno che non venga reso e debba rientrare nel processo di produzione per la riparazione o per un'altra azione. Identificare lo stato di un output non è solo questione di legare un'etichetta a un articolo.
Lo stato dovrebbe essere contrassegnato da una firma, un timbro, una password univoca su registrazioni elettroniche o un altro modo di identificare chi ha autorizzato il passaggio del prodotto a quello stato di verifica. Per quanto riguarda, invece, l'identificazione dello stato nella fornitura di un servizio in cui ci sono elementi in attesa di essere controllati, bisogna comportarsi nello stesso modo per avvisare gli utenti che non possono usufruire di un certo servizio perché è stato riscontrato non conforme.
I servizi pubblici, ad esempio, vengono chiusi durante la pulizia e un cartello viene posto di fronte all'ingresso per evitare che qualcuno possa entrarvi erroneamente. Allo stesso modo negli hotel le camere non ancora pronte sono identificate in modo che le persone non vi entrino riscontrando una pecca nell'erogazione del servizio. Se c'è una possibilità che un servizio che non è ancora pronto per essere erogato possa essere inavvertitamente percepito come fruibile, dovrebbero essere presi dei provvedimenti per mitigare questo rischio. I servizi che, invece, si basano su prodotti dovrebbero riportare un'etichetta o un avviso per denotare la loro fruibilità.
Un bancomat della banca è un esempio in cui viene visualizzato un avviso quando la macchina è fuori servizio. In alcuni casi, i clienti potrebbero dover essere informati tramite lettera o telefonata mentre per il software, lo stato di verifica può essere indicato con un commento o nelle registrazioni che ne attestano la conformità ai requisiti.
Dimostrare che lo stato degli output è stato correttamente identificato rispetto al monitoraggio e alla misurazione durante la produzione e la fornitura di servizi può essere fatto in questo modo:
- presentando la prova dell'esistenza di un processo per l'identificazione dello stato di verifica;
- selezionando un campione rappresentativo di articoli nelle varie fasi della produzione e dell'erogazione del servizio e dimostrare che il loro stato di verifica può essere correttamente determinato
La tracciabilità, come abbiamo visto, fornisce a un'organizzazione la capacità di tracciare qualcosa attraverso un processo lungo il suo corso (in avanti o all'indietro) e determinare, se necessario, la sua origine, la sua storia e le condizioni a cui è stato sottoposto. La tracciabilità può essere un requisito del cliente, di legge o relativo alle norme di riferimento oppure essere semplicemente un requisito dell'organizzazione per condurre indagini approfondite quando gli eventi non procedono come pianificato per trovare la causa principale dei problemi.
La tracciabilità è fondamentale per consentire eventuali azioni correttive, un richiamo del prodotto e la difesa in caso di reclami relativi alla responsabilità del prodotto ma anche per controllare i processi.
Fornire la tracciabilità per ogni prodotto può essere un compito oneroso perché è davvero utile solo quando la catena rimane intatta. Per questo motivo può anche essere costosa da mantenere nel tempo.
Il sistema di tracciabilità, dunque, dovrebbe essere attentamente pensato in modo che sia il più possibile economico. Non ha molto senso, infatti, mantenere un sistema elaborato se non è assolutamente necessario, a meno che la sopravvivenza della società non dipenda da essa. Tuttavia, se si verifica un guasto e si vuole evitare in futuro che si ripeta, sarà necessario risalire alle singole componenti attraverso la catena di fornitura o a quale operazione su quale componente non sia stata eseguita correttamente per escludere qualsiasi coinvolgimento di altri prodotti che potrebbero essere interessati dalla problematica.
Per dimostrare che, quando la tracciabilità è un requisito, l'identificazione degli output è controllata e che tutte le informazioni documentate necessarie vengono conservate si può:
- presentare la prova dell'esistenza di politiche che stabiliscono cosa deve essere rintracciabile;
- presentare procedure che prescrivano le convenzioni utilizzate per fornire la necessaria tracciabilità;
- selezionare un campione rappresentativo di elementi che sono stati designati come tracciabili e, utilizzando i codici stabiliti seguendo il percorso a ritroso attraverso le registrazioni, dimostrare che esiste una catena ininterrotta che risale indietro fino alla fonte prevista
