Benvenuti nella sezione Guida alla Certificazione di ACSQ S.r.l. Questa sezione vuole essere una guida completa e dettagliata lungo l'intero percorso che conduce alla Certificazione di Sistema richiesta. Un processo da seguire step-by-step, partendo dal sito web www.acsq.it, verso il rilascio del certificato di conformità allo Standard preferito.
- Ottenere una Quotazione dal sito web
- Sottoscrizione del Contratto
- Piano Triennale delle Visite
- Metodo di Valutazione
- Rilascio del Certificato
- Visite di sorveglianza
- Non Conformità (NC)
- Rinnovo della Certificazione
- Procedura di Ricorso
Ottenere una quotazione dal sito web
E' possibile richiedere ed ottenere in tempi brevi una quotazione di spesa per una specifica Certificazione compilando l'apposito modulo presente alla pagina "Ricevi Offerta di Certificazione". La compilazione del modulo e l'invio della richiesta non è vincolante. Il contatto tramite email, per quanto previsto, è una scelta secondaria.
Sottoscrizione del Contratto
Dopo aver ricevuto la Domanda di Certificazione da parte del cliente, ACSQ procederà al riesame della richiesta e, in caso di valutazione positiva, emetterà un documento di Accettazione della Domanda (Contratto) che il richiedente dovrà contro-firmare e re-inviare ad ACSQ via mail o via posta. Il contratto si intende valido, e quindi sottoscrivibile, per un massimo di 30 gg. successivi alla data di trasmissione da parte di ACSQ.
Piano Triennale delle Visite
Prima della visita di Certificazione sarà rilasciato un Piano Triennale che pianifica le visite da effettuare nel triennio per il mantenimento del Certificato. Per ogni visita programmata, ACSQ invierà al cliente una comunicazione di conferma appuntamento nella quale sono contenuti i dati anagrafici e di certificazione del cliente e i dati relativi al gruppo di audit.
Metodo di Valutazione
All'interno del processo che porta alla certificazione di un Sistema di gestione implementato in azienda, il Metodo di Valutazione consta di due momenti distinti e separati:
- Stage 1: La prima fase della valutazione prevede l’esame della documentazione del richiedente per verificarne la conformità al sistema di gestione da certificare e lo stato di attuazione. Saranno monitorati in questa fase anche ulteriori requisiti generali previsti, quali, a titolo di esempio: stato delle infrastrutture, equipaggiamenti e strumentazioni, conformità ai requisiti cogenti. Al termine della valutazione l'Auditor produce una relazione e concorda col richiedente appuntamento per fase successiva.
- Stage 2: La seconda fase di valutazione viene effettuata verificando il rispetto delle norme del caso, la documentazione del sistema di gestione, le registrazioni anche attraverso interviste ai dipendenti e ai collaboratori coinvolti.
Rilascio del Certificato
Quando il richiedente soddisfa pienamente le due fasi di valutazione (Stage 1 e Stage 2), il/la Lead Auditor invia i report al Comitato Tecnico di ACSQ, con eventuali raccomandazioni per l'approvazione. In caso di esito positivo, sarà emesso il certificato di conformità allo Standard. Il certificato sarà incluso nel registro ACSQ dei certificati, che è a disposizione del pubblico attraverso il sito aziendale ACSQ. La Certificazione così ottenuta ha validità triennale ed è soggetta all’esito positivo di almeno due visite di sorveglianza per la verifica del mantenimento dello standard. I Certificati rimangono di proprietà di ACSQ.
Visite di Sorveglianza
Il contratto di certificazione ha una validità di tre anni durante i quali vengono programmate le sorveglianze. La prima visita di sorveglianza è prevista entro 12 mesi dalla data di Delibera della certificazione, coincidente con la data di rilascio del Certificato. La seconda visita di sorveglianza è prevista nell’anno solare successivo alla prima sorveglianza. Per processi di certificazione che prevedano un numero di visite superiori o validità diverse da quella triennale, ACSQ fornirà un programma di audit che illustri tempi e sedi per la verifica di ogni singola visita.
Non Conformità (NC)
In caso di esito negativo della verifica di sorveglianza, potranno verificarsi 2 casi distinti:
- NC Minori. Qualora RGVI riscontri NC minori, emetterà un rapporto di NC, nel quale esprime anche i tempi per la risoluzione e raccomanderà il Comitato Tecnico di mantenere la validità del Certificato, previo riesame e accettazione del piano di correzioni e azioni correttive del richiedente.
- NC Maggiori. Qualora RGVI riscontrasse NC maggiori, emetterà un rapporto di NC, nel quale esprime anche i tempi per la risoluzione e la necessità o meno di un audit aggiuntivo, e raccomanderà il Comitato Tecnico a non mantenere la validità del Certificato.
Rinnovo della Certificazione
Qualora il richiedente non comunichi disdetta entro i termini riportati nel contratto di certificazione, l’audit di Rinnovo della certificazione viene eseguito entro la data di scadenza riportata sul certificato. Previa verifica di eventuali cambiamenti intervenuti nella struttura e nella infrastruttura dell’organizzazione, nello scopo di certificazione o con riferimento ai requisiti cogenti, si procede alla sola verifica di Stage 2.
Procedura di Ricorso
Una organizzazione può presentare un ricorso avverso le decisioni e gli atti compiuti da ACSQ nei suoi confronti, nell’ambito del contratto di certificazione sottoscritto (certificazione non emessa, sospensione, revoca, richieste di audit supplementari o speciali), entro 14 giorni dalla data della comunicazione della relativa decisione. Il ricorso può essere inviato via PEC o via posta raccomandata e deve contenere, pena l’inammissibilità, almeno:
- Data;
- Nome dell’organizzazione;
- Riferimenti all’atto emesso da ACSQ verso cui il ricorrente si appella (data, eventuale protocollo, oggetto della comunicazione, mezzo attraverso cui si è ricevuta la notifica);
- Descrizione del/i motivo/i di impugnazione con riferimenti pertinenti a leggi, norme, regolamenti, clausole contrattuali, regolamenti ACSQ, precedenti comunicazioni, interpelli o decisioni;
- Qualunque documentazione a supporto della richiesta deve essere inviata come allegato.