Il punto 5.1.1e della norma ISO 9001:2015 richiede che il top management, dopo aver determinato i requisiti del sistema qualità, renda disponibili le risorse necessarie per la sua costruzione, implementazione, manutenzione e per migliorarlo in maniera continua.
Nella versione inglese della norma si utilizza la parola “ensure” (assicurare) che non lascia adito a dubbi sul fatto che l'Alta Direzione non debba avere alcuna esitazione relativamente al fatto che le risorse siano effettivamente state rese disponibili, anche se questa affermazione sembra andare in contrasto con il punto 6.1.1 della ISO 9001:2015 nel quale si richiede di determinare eventuali rischi.
La disponibilità delle risorse, infatti, potrebbe rientrare a pieno titolo tra i fattori di incertezza, perlomeno in molte organizzazioni e in tanti campi, specialmente là dove scarseggiano le competenze specifiche e dove c'è una forte competizione per accaparrarsi – ad esempio - le risorse naturali. Progettare un sistema qualità, quindi, prevede fornire tutte le risorse necessarie; in caso contrario non si potrà parlare di un vero e proprio progetto ma di un modello puramente teorico che, al momento della sua implementazione, sarà quasi certamente destinato al fallimento.
In termini pratici, per stanziare le risorse necessarie sarà imperativo partire dall'impatto che una migliore gestione dei rischi e delle opportunità potrebbe avere sugli stakeholder, soprattutto per ciò che li riguarda direttamente. Anche in un'organizzazione fortemente focalizzata sul cliente, comunque, non si potrà, quasi sicuramente, soddisfare tutte le richieste di risorse che provengono da ogni parte e bisognerà impostare un processo che sia capace di dare priorità a quelle richieste che potrebbero effettivamente portare benefici diretti ai clienti, influenzarne le abitudini, supportare favorevolmente i fornitori o aiutare i collaboratori, tenendo conto anche dei benefici ottenibili in breve tempo o nel lungo termine.
Dimostrare che il top management ha esercitato la sua leadership e si è impegnato attivamente affinché le risorse necessarie per il sistema qualità fossero messe a disposizione è abbastanza semplice, basterà infatti:
- presentare l'evidenza di un processo pensato e implementato per rendere disponibili e allocare nel modo corretto le risorse (incluse quelle necessarie per stabilire la giusta priorità a questi stanziamenti);
- fornire l'evidenza che ad ogni risorsa che sia stato stabilito essere necessaria per il sistema qualità sia stata associata una certa priorità e che le richieste di risorse sono state evase proprio in base a queste priorità;
- dimostrare, tramite un caso scelto e selezionato, come ad una richiesta di risorse sia seguita la necessaria analisi che è scaturita poi nella decisione di stanziare o meno le risorse richieste, rimandandone – eventualmente – lo stanziamento a tempi più propizi anche in base alla priorità stabilita in precedenza
