Mantenere nel tempo la politica per la qualità come informazione documentata significa che il documento deve essere classificato come informazione che necessita di essere periodicamente controllata e riesaminata e questo perché deve sempre essere adatta a supportare la mission di un'organizzazione.
Se anche la mission non cambiasse, l'ambiente nel quale opera l'azienda potrebbe cambiare (a livello economico, sociale, tecnologico, ecc.) e questi cambiamenti si devono sempre riflettere sulla policy. Eventuali modifiche da apportare alla politica per la qualità hanno un impatto notevole e, dunque, non dovrebbero essere prese alla leggera. Vanno sempre riesaminate e approvate dalla Direzione durante la periodica revisione della pianificazione strategica o nel riesame dei processi.
Come si può dimostrare in maniera pratica che questo requisito è stato rispettato? Mediante questi tre passaggi:
- presentare un'informazione documentata che serva da politica per la qualità e che, come minimo, soddisfi gli aspetti identificati nel paragrafo 5.2.1 della ISO 9001:2015;
- fornire le prove che la politica è stata concordata a livello di top management e che è sotto controllo;
- permettere di chiedere alle persone che lavorano sotto il controllo dell'organizzazione se abbiano o meno accesso ai contenuti della policy
Comunicare a applicare la politica per la qualità
Affinché una policy venga comunicata è necessario che sia portata all'attenzione del personale e che esso sia reso cosciente di come questa politica si relazioni con ciò che fa, in modo da capire come muoversi prima di svolgere qualsiasi lavoro. Senza questo passaggio, non c'è modo di dimostrare che la comunicazione è stata efficace. Non basta, infatti, appendere il documento su un muro. Se le persone non adottano l'atteggiamento giusto, occorrerà adoperarsi per cambiare a fondo la cultura aziendale perché questo è l'unico modo per far sì che la politica per la qualità diventi la realtà che si sta immaginando.
Per far applicare davvero la politica per la qualità, il top management ha bisogno di stabilire un processo in grado di coinvolgere i collaboratori e di creare una cultura nella quale le persone abbiano voglia di partecipare alla vita dell'organizzazione. Affinché la policy venga realmente adottata nel pensiero e nell'azione da tutti i collaboratori occorre che i responsabili diventino un modello in grado di esemplificare nella quotidianità attraverso le loro azioni e le loro decisioni ciò che è contenuto nel documento.
Ma come si fa ad essere sicuri che la politica per la qualità sia stata adeguatamente compresa da tutti? E' semplice; il top management dovrebbe:
- iniziare il processo spiegando in che modo la politica sia conforme allo scopo e alla strategia dell'organizzazione;
- discutere i contenuti della policy con i collaboratori e rispondere a tutti gli eventuali dubbi;
- assicurarsi che la politica sia presentata in un modo user-friendly;
- mostrare diversi esempi che spieghino cosa succederà se si metterà in atto nel modo giusto la policy;
- spiegare che la politica per la qualità riguarda tutti, a partire dal vertice e perché sia necessario adottarla;
- fare in modo che tutti possano consultarla facilmente, magari collocandola nei posti dell'organizzazione che sono più frequentati e facendo in modo di attirare l'attenzione su quanto dice;
- fornire tutta la formazione di supporto necessaria;
- iniziare a utilizzare la politica per misurare la buona riuscita di un processo;
- verificare regolarmente la comprensione da parte dei collaboratori dei contenuti del documento (ad esempio durante le riunioni, quando si pubblicano nuove istruzioni o procedure, quando nascono dei ritardi, quando lievitano i costi o quando qualcosa non va a buon fine);
- verificare periodicamente le decisioni prese all'interno dell'organizzazione e risalire a chi le ha prese nel caso in cui non si rivelino in linea con i contenuti della policy;
- adottare opportune azioni correttive ogni volta che ci si imbatte in un qualche tipo di incomprensione;
- rifare tutto da capo ogni volta che si modifica la politica per la qualità;
- dare alle persone il tempo per comprendere e assorbire i contenuti della policy
Per dimostrare che la politica per la qualità è stata ben comunicata, compresa e viene messa costantemente in azione si può:
- presentare l'evidenza del processo di coinvolgimento di un collaboratore che abbia come scopo quello di renderlo edotto dell'esistenza della politica per la qualità;
- selezionare un campione di persone che lavorino all'interno dell'organizzazione (manager, operatori, neo assunti, ecc.) e rivolgere loro le seguenti domande:
- In quale modo la politica per la qualità si relaziona allo scopo che si è prefissata l'azienda e alla sua strategia?
- In quale modo la politica per la qualità si riflette sul tuo lavoro?
- Cosa succede se non riesci a svolgere nel tempo previsto tutte le attività che ti sono state affidate?
- Cosa faresti se scoprissi una non conformità immediatamente prima di spedire un prodotto a un cliente?
- Cosa faresti se un problema continuasse a ripresentarsi nonostante tutte le azioni correttive adottate per contrastarlo?
- Cosa faresti se ti chiedessero di ignorare un requisito della politica per la qualità che è applicabile al lavoro che stai svolgendo e per il quale risulti essere responsabile?
- Cosa faresti nel caso in cui ti ritrovassi ad essere sotto pressione per spedire un prodotto a un cliente o per erogargli un servizio e sapessi che non hai soddisfatto tutti i requisiti previsti nella policy?
- Come gestiresti un cliente che continua a lamentarsi dei prodotti o dei servizi che gli abbiamo fornito?
- Quale azione adotteresti se ti venisse chiesto di svolgere un lavoro per il quale non sei stato addestrato?
- Come ti comporteresti se scoprissi che un prodotto per il quale non sei responsabile corre il rischio di essere danneggiato?
- Cosa faresti se rimanessi senza il materiale testato necessario a spedire in tempo un prodotto a un cliente ma ne avessi a disposizione altro non ancora sottoposto ai test previsti?
Rendere disponibile alle parti interessate rilevanti la politica per la qualità
Con questo requisito si chiede di rendere la politica per la qualità disponibile per i clienti, eventuali investitori, i fornitori e, in generale, alle parti che abbiano un qualche interesse a sapere che tipo di politica abbia un'organizzazione relativamente a prodotti e servizi e quanto seriamente prenda la qualità.
Come si può adempiere a questo requisito? Si può, ad esempio, riportare la policy sulle brochure aziendali, nei report annuali o sul sito dell'azienda. In ogni caso bisogna:
- identificare le metodologie da utilizzare per rendere disponibile la politica per la qualità;
- presentare i documenti dove si può trovare riportata la politica;
- fornire evidenze che dimostrino come le parti interessate siano state informate di come possano accedere ai contenuti della politica per la qualità
