Il secondo e il terzo requisito della ISO 9001:2015 relativi all'ambiente (fornire e mantenere l'ambiente necessario per il funzionamento dei processi) hanno come fine quello di creare e mantenere l'ambiente che è stato determinato essere necessario per il funzionamento dei processi per ottenere la conformità di prodotti e servizi.
Ciò può comportare non solo il mantenimento dello status quo, ma anche tenere il passo con eventuali cambiamenti interni e modifiche esterne che incidano sull'ambiente . Perché è necessario tutto questo?
Se l'ambiente in cui i processi devono operare non viene determinato a dovere, fornito esattamente come ipotizzato e mantenuto nel tempo, i rischi identificati possono materializzarsi e i prodotti risultare non conformi. La logica conseguenza, ovviamente, sarebbe una ridotta soddisfazione della clientela. Per fornire e mantenere l'ambiente necessario al buon funzionamento dei processi, i manager devono creare, monitorare e adeguare le condizioni in modo che i fattori fisici e umani dell'ambiente di lavoro agiscano positivamente per il raggiungimento dei risultati pianificati.
Alcuni dei fattori che influenzano l'ambiente di lavoro sono vincoli piuttosto che obiettivi, ovvero esistono solo perché abbiamo un obiettivo da raggiungere. Il rumore sul posto di lavoro si verifica perché è necessario far funzionare le macchine per produrre prodotti che soddisfino il cliente. Se non avessimo bisogno di far funzionare le macchine, non ci sarebbe rumore.
Tuttavia, alcuni di questi vincoli sono di nostra creazione. Se il management fosse in grado di creare un ambiente di lavoro favorevole a un buon clima professionale, la forza lavoro sarebbe più produttiva. Fornire l'ambiente necessario per proteggere i prodotti significa capire cosa dobbiamo produrre e adeguarci di conseguenza.
Ad esempio, per ottenere prestazioni elevate dai componenti elettronici, è necessario ridurre al minimo le particelle e la contaminazione chimica durante la loro fabbricazione e l'assemblaggio. Per produrre, invece, cibo e medicinali, occorre garantire livelli di pulizia e di igiene adeguati che devono essere mantenuti durante tutta la produzione e la preparazione degli alimenti o delle medicine.
Per questi e molti altri motivi, l'ambiente di lavoro deve essere controllato. Se si applicano queste condizioni, è necessario:
- documentare gli standard da mantenere;
- vietare al personale non autorizzato di accedere alle aree di produzione;
- fornire formazione al personale che deve lavorare in tali aree;
- fornire sistemi di allarme per segnalare malfunzionamenti nell'ambiente;
- fornire procedure per mantenere il funzionamento delle apparecchiature entro tali standard;
- tenere registri delle condizioni come mezzo per dimostrare che gli standard sono stati raggiunti
Fornire, invece, l'ambiente necessario per sostenere la produttività dei lavoratori significa offrire un ambiente in cui vengano presi in considerazione i fattori psicologici e sociali che influenzano le persone. La temperatura, ad esempio, può avere un impatto notevole sulle prestazioni dei lavoratori, sebbene ognuno di noi differisca dagli altri in termini di tolleranza soggettiva alle alte e basse temperature. Queste differenze possono portare anche a veri e propri conflitti interni.
Anche laddove non sia necessario, quindi, controllare la temperatura per assicurare un prodotto conforme, è opportuno garantire ai lavoratori un range di temperature che li metta in grado di mantenere quegli standard di prestazione che ci si aspettano da loro. Anche il rumore, seppure all'interno di valori nei limiti di legge, può essere una vera distrazione e, quindi, portare a errori. Infine, lo spazio fornito ai lavoratori non deve solo soddisfare gli standard previsti dalle attività che si compiono in quell'ambiente ma anche soddisfare le esigenze sociali di ognuno, visto che le persone hanno anche bisogno di un certo grado di privacy per portare avanti il proprio lavoro senza intrusioni da parte dei colleghi vicini.
Collocare i lavoratori troppo vicini uno all'altro può indurre una certa distrazione e indurli a partecipare a discussioni non rilevanti per il lavoro che stanno svolgendo. Non è da trascurare, poi, il fattore paura sul posto di lavoro che risulta estremamente dannosa per la qualità poiché le persone tenderanno a nascondere i propri errori per evitare di essere sgridate. I manager dovrebbero riuscire a creare condizioni di lavoro tali per cui i dipendenti siano a proprio agio nel cercare un aiuto presso il responsabile in caso di dubbi e non aver paura di rappresaglie in caso di errore. Come si dimostra di aver adempito al requisito?
Spiegando che l'ambiente necessario per il funzionamento dei processi è stato fornito con le caratteristiche che si possono riscontrare perché:
- conforme alla legislazione ambientale applicabile;
- si sono fatti studi su come i fattori ambientali possano avere un effetto dannoso sul prodotto e sulla conformità del servizio e si sono prese tutte le precauzioni necessarie
