La valutazione e la selezione di fornitori esterni è una fase chiave nel processo di pianificazione degli acquisti.
In alcuni mercati, ci sono così tanti fornitori a disposizione di un'organizzazione che scegliere quello giusto è difficile, mentre in altri il mercato potrebbe essere ancora immaturo e i fornitori disponibili da controllare con molta attenzione.
I requisiti relativi alla valutazione, alla selezione e al monitoraggio dei fornitori sono espressi al punto 8.4.1 paragrafo 3 della ISO 9001:2015 e possono essere così riassunti:
- necessità di una valutazione, di una selezione e di una periodica rivalutazione dei fornitori esterni anche nelle fasi preliminari del rapporto commerciale;
- presenza di un processo che preveda le attività di valutazione, prequalificazione e qualificazione dei fornitori;
- presenza di un monitoraggio costante dei fornitori esterni, inclusa la verifica dei prodotti e dei servizi forniti;
- necessità di conservazione delle prove della valutazione, della selezione e del monitoraggio dei fornitori
Entrando nel merito dei requisiti, cosa significa esattamente valutare, selezionare e rivalutare periodicamente i fornitori esterni? Quando si avvia la ricerca di un fornitore esterno, bisogna essere sicuri che questo possa fornire il prodotto o il servizio richiesto. Ciò significa che la decisione di selezionare uno specifico fornitore esterno dovrebbe essere basata sulla conoscenza della capacità di quel fornitore di soddisfare le esigenze dell'organizzazione.
La decisione, infatti, dovrebbe essere basata sui dati raccolti a seguito di una valutazione eseguita in base ai criteri che erano stati stabiliti in precedenza per la selezione di un fornitore per uno specifico materiale o servizio. Perché è necessario rispettare questo requisito? Perché sarebbe sciocco selezionare un fornitore esterno senza prima verificare che possa soddisfare le esigenze dell'azienda che lo sta ingaggiando per fornirle un prodotto, una lavorazione, un materiale o altro ancora.
Un mancato controllo della bravura del fornitore e della qualità di ciò che vende, infatti, potrebbe comportare la consegna tardiva di un prodotto perché i materiali forniti erano sbagliati o perché la fornitura del servizio erogato non era ottimale. Il processo di selezione dei fornitori esterni varia a seconda della natura dei prodotti e dei servizi da procurare. Più complesso è il prodotto o servizio, più complesso sarà il processo di selezione.
Si può scegliere di acquistare prodotti e servizi in base alle proprie specifiche (personalizzate) o a quelle del fornitore, a seconda di ciò che si sta comperando. Ci sono, poi, delle aree grigie in cui i prodotti proprietari o i servizi possono essere personalizzati in base alle proprie esigenze e i prodotti e i servizi personalizzati consistono principalmente in prodotti o servizi proprietari configurati in base alle esigenze dell'azienda cliente.
Non esiste un modello generico da seguire per ciò che riguarda il processo di selezione: ogni settore ha sviluppato un processo specifico per soddisfare le proprie esigenze. Tuttavia, possiamo trattare ognuno di questi processi in più fasi in ognuna delle quali il numero dei potenziali fornitori viene ridotto per terminare con la selezione di ciò che si spera sia la rosa di fornitori più adatta a soddisfare i requisiti.
Alcuni fornitori hanno una buona capacità di progettazione ma mancano della capacità di produrre in una certa quantità; altri hanno una buona capacità nel campo della ricerca ma non sono così bravi nello sviluppo. È necessario sviluppare un processo di valutazione e selezione e in alcuni casi ciò può comportare diverse procedure strettamente correlate all'uso che si intende fare di ciò che sarà acquistato.
Lo scopo della valutazione preliminare del fornitore è selezionare un fornitore in linea con le esigenze dell'organizzazione, non necessariamente selezionare un fornitore per un acquisto specifico. E' necessario un processo per raccogliere informazioni sui potenziali fornitori e per eliminare quelli non idonei, in modo che – al momento dell'acquisto - non si debba seguire l'intero processo da zero.
Il primo passo è stabilire il tipo di prodotti e di servizi di cui si ha bisogno per supportare la propria attività e, quindi, cercare fornitori che dichiarino di fornire tali prodotti e servizi. In questa fase, occorre guardare cosa dichiara di fare e come dichiara di lavorare ogni fornitore e cosa ha fatto in passato.
Alcuni dei controlli necessari per stabilire la credibilità dei fornitori farebbero perdere molto tempo e ritarderebbero il processo di selezione se venissero effettuati solo quando si ha in mente un acquisto specifico. Occorrerà, dunque, sviluppare i propri criteri per procedere preliminarmente a una sorta di scrematura. Tra questi criteri potrebbero esserci i seguenti:
- è probabile che il fornitore riesca a fornire ciò che l'azienda desidera nelle quantità che potrebbe richiedere;
- è probabile che il fornitore sia in grado di soddisfare le vostre potenziali esigenze in merito alle date di consegna;
- sembra che il fornitore possa fornire il supporto post-vendita che vi è solitamente necessario;
- il fornitore ha una precisa etica per ciò che riguarda discorsi come l'uso di lavoro minorile o la produzione e la vendita di merci contraffatte;
- il fornitore rispetta gli standard di salute e sicurezza del proprio settore;
- il fornitore rispetta le normative ambientali in materia;
- il fornitore dispone di un sistema atto a garantire la qualità dei suoi prodotti o dei servizi;
- il fornitore sembra impegnato nel miglioramento continuo;
- il fornitore è finanziariamente stabile
La valutazione del fornitore dovrà quindi essere suddivisa in più parti:
- la valutazione tecnica - per stabilire che prodotti, processi o servizi siano effettivamente ciò che il fornitore afferma che siano;
- la valutazione del sistema di gestione della qualità - per stabilire se il fornitore può dimostrare la capacità di fornire costantemente prodotti e servizi che soddisfino i requisiti dell'organizzazione;
- la valutazione finanziaria - per verificare la solvibilità, il rischio assicurativo, la stabilità, ecc.;
- la valutazione etica - per verificare probità, conformità con gli standard professionali, leggi e cogenze
Queste valutazioni non devono essere effettuate per forza presso la sede del fornitore. Gran parte dei dati necessari possono essere raccolti tramite un questionario e facendo ricerche mirate. Per non sbagliare, si può anche scegliere di affidarsi a valutazioni effettuate da terze parti accreditate.
