Lo Scrum è una metodologia ideata nell'ambito del Project Management che ci aiuta a suddividere un lavoro in tanti intervalli di tempo. Il passo successivo è quello di suddividere il lavoro che dobbiamo svolgere in componenti talmente piccole da potersi adattare all'intervallo di tempo scelto che, di solito, è di una settimana.
Come nel Kanban, useremo dei foglietti per rappresentare ogni singola attività e una lavagna che riporti le fasi del flusso del lavoro. La differenza sostanziale tra il Kanban e lo Scrum è che nella seconda metodologia abbiamo molta più pianificazione.
Per questo motivo è uno strumento che si applica meglio nella gestione di un progetto complesso come potrebbe essere la progettazione, l'implementazione e la certificazione di un sistema di gestione secondo la ISO 9001, la ISO 14001 o la ISO 27001. L'ideale per lo Scrum è anche un ambiente dove serva poca supervisione. Per ogni intervallo di tempo viene fissato un obiettivo da raggiungere e si assegna il lavoro in quell'ambito al fine di raggiungere l'obiettivo specifico. Al termine dell'intervallo fissato per il termine del lavoro, si fa una revisione e, se il lavoro viene approvato, si rilascia.
I risultati di ciò che è stato fatto in ogni sessione di lavoro vengono rivisti durante apposite riunioni e servono come feedback per migliorare il processo.
Per utilizzare la metodologia Scrum servono alcune figure chiave:
- il “product owner” (gestisce le priorità, parla con gli stakeholder, si prende cura del prodotto o del servizio);
- il responsabile dello scrum (supervisiona il processo, rimuove eventuali ostacoli e svolge il ruolo di facilitatore);
- gli altri componenti del team che sono gli esecutori materiali del lavoro.
Lo Scrum funziona bene nei progetti sui quali bisogna lavorare velocemente ma per i quali serve un minimo di pianificazione e di coordinamento del lavoro. I vantaggi dello Scrum sono:
- una grande possibilità di sapere in anticipo come verrà gestito il lavoro – lo Scrum poggia su una buona pianificazione e ogni parte del lavoro deve essere allineato agli obiettivi stabiliti. In più la metodologia richiede che il lavoro stabilito venga completato nel lasso di tempo stimato, così anche le tempistiche sono ben chiare;
- i miglioramenti rapidi – lo Scrum permette interazioni rapide e miglioramenti altrettanto rapidi, vista la sua struttura suddivisa in intervalli. Una parte di lavoro viene completata, revisionata, rilasciata e, se servono modifiche, vengono fatte immediatamente, nell'intervallo di lavoro successivo;
- una maggiore collaborazione – i team si coordinano per effettuare il lavoro lungo il processo e, dunque, comunicano regolarmente e collaborano affinché il lavoro venga terminato nel lasso di tempo previsto;
- organizzazione autonoma – i team che lavorano con lo Scrum si organizzano autonomamente, senza bisogno che i superiori intervengano e questo accelera anche eventuali decisioni
Gli svantaggi dello Scrum sono:
- per poter implementare lo scrum serve una struttura specifica – ci sono meeting e processi specifici, dunque non si tratta di uno strumento che può essere applicato ovunque. Il fatto, poi, che le persone abbiano ruoli ben determinati impone che ci sia stata la necessaria formazione. In ultimo, ogni intervallo di tempo è ben definito, dunque risulta impossibile aggiungere o togliere del lavoro in queste unità;
- occorre familiarizzare con i concetti di base – serve un po' di tempo per imparare a lavorare secondo i principi dello Scrum che non è intuitivo;
- occorre una buona capacità di pianificazione – se il lavoro non viene suddiviso in intervalli più piccoli adeguati, non si riuscirà a svolgerlo entro le tempistiche previste e l'intero progetto andrà in ritardo
Questa metodologia è perfetta da utilizzare se:
- si richiede una consegna del prodotto o un'erogazione del servizio controllata;
- occorre testare le soluzioni scelte;
- il lavoro può essere completato da un team piccolo
