A volte nelle organizzazioni si vedono una grande varietà di politiche, procedure, istruzioni di lavoro, linee guida, modelli ecc., archiviati in posti diversi e su piattaforme diverse, senza che alla base di questo lavoro ci sia alcun modello capace di definire come vengano utilizzati e come aggiungano valore al lavoro dell'azienda.
Un'altra caratteristica di alcune organizzazioni che vorrebbero avvicinarsi al mondo dei sistemi di gestione ma non ne comprendono fino in fondo la dimensione è quella di avere verbali di audit che si sono svolti internamente ma che non sono stati in grado di fornire alcun valore aggiunto, essendo serviti solamente per soddisfare i requisiti della norma di riferimento.
Tutto questo non capita per colpa delle persone che si ritrovano, a volte loro malgrado, a gestire le informazioni documentate dell'azienda o le verifiche interne ma del fatto che questi collaboratori non hanno completato alcun tipo di formazione e sono stati semplicemente invitati a prendersi cura della documentazione o di svolgere gli audit interni in modo da avere i verbali da mostrare all'auditor esterno quando visiterà l'azienda per verificare che la certificazione erogata possa essere confermata.
Ciò di cui le aziende a volte sembrano non rendersi conto è se:
- siano state in grado di pianificare la struttura del sistema di gestione e il calendario degli audit interni affinché forniscano un feedback efficace su come lavorano;
- abbiano sottoposto a una formazione efficace le persone incaricate di svolgere queste attività;
- si stiano concentrando sulle aree di attività nelle quali sono davvero richiesti dei miglioramenti
Non dobbiamo dimenticare che un sistema di gestione che funziona in modo adeguato e il processo attraverso il quale si svolgono gli audit interni devono fornire un modello per il miglioramento continuo dei processi e del lavoro in generale, altrimenti sono del tutto inutili e costano semplicemente tempo e risorse all'azienda!
Per avere un vantaggio tangibile dall'implementazione di un sistema di gestione, conviene fare bene le cose la prima volta, senza pensare di creare qualcosa a esclusivo vantaggio dell'auditor esterno che dovrà verificare se il nostro sistema è conforme ma avendo in mente cosa vogliamo davvero migliorare grazie a questo lavoro.
Quando un'organizzazione decide, infatti, per la prima volta di impostare un modello più strutturato affinché i suoi processi aziendali funzionino in modo più intelligente e armonioso, di formare adeguatamente le persone, di affidarsi seriamente ai principi di gestione che hanno un'efficacia comprovata e di mettere in atto meccanismi di controllo efficaci in base ai quali lavorare, i risultati non tardano mai a palesarsi.
E' solo procedendo in questo modo, infatti, che tenderanno a prevalere una certa chiarezza e un approccio sistematico che saranno in grado di mantenere il progetto sulla buona strada, con risultati chiari dai quali partire per implementare eventuali miglioramenti in presenza di criticità.
Pensiamo, ad esempio, agli audit interni. Affinché siano davvero utili per il miglioramento continuo in tutta l'azienda, l'auditor interno dovrà essere competente, in modo da poter assistere il team di persone auditate nel raggiungere il miglioramento continuo atteso e nel gestire il cambiamento necessario, concentrando il lavoro sulle aree problematiche e aiutando le persone a individuare tutte le opportunità di miglioramento dell'area esaminata.
Tra l'altro, un auditor non adeguatamente addestrato può fare più male che bene all'interno di un'organizzazione. Se questo collaboratore, infatti, non ha ricevuto la formazione necessaria e non ha maturato le competenze adeguate, potrebbe finire per identificare come un problema ciò che non lo è affatto e sprecare, in questo modo, tempo, fatica e risorse dell'azienda.
