I sistemi di gestione della qualità restano un po' un mistero per i non addetti ai lavori ma è necessario spiegare ai propri collaboratori, anche a coloro che sono completamente digiuni dell'argomento, cosa si vuole ottenere tramite questo percorso per riuscire a coinvolgerli nel progetto.
Senza avere una base di conoscenza su quali vantaggi offra la qualità e su come ottenerli, molte persone potrebbero fare fatica a vedere l'intero percorso come un generatore di profitto e non una semplice voce di spesa.
Ecco perché è importante fare capire in modo proattivo alle persone che progettare la Qualità in un'organizzazione è molto importante per il benessere della stessa. Per presentare e promuovere l'intenzione di adottare un sistema per la gestione della qualità nella vostra azienda è bene seguire questi semplici passaggi:
- illustrate nel dettaglio l'immagine futura di come vorreste che diventasse l'azienda grazie all'introduzione della qualità. Potreste partire dai vantaggi ottenuti da un'azienda che opera nel vostro stesso settore e che ha deciso di implementare la Qualità ottenendo dei risultati tangibili e poi spiegare a grandi linee come funzionerà il progetto. Potreste pensare che non sia necessario che le persone sappiano come si vuole procedere ma sarebbe un grave errore perché un sistema costruito da persone che non si sono fatte coinvolgere nel progetto può riportare gravi carenze che, a lungo andare, si faranno sentire. Progettarlo e costruirlo bene fin dal principio è il modo più veloce di procedere e costa anche meno;
- spiegate che uno dei vantaggi della qualità è il miglioramento continuo dei margini di profitto perché aiuta fin dal primo giorno della sua implementazione a prevenire problemi costosi e a reclutare clienti migliori in nuovi mercati. Tra l'altro si inizia a competere alle proprie condizioni solamente quando si ottiene il massimo della qualità, al costo più basso e con le tempistiche migliori;
- dopo aver generato aspettativa e persino un po' di entusiasmo per ciò che potrebbe diventare la vostra organizzazione, riportate la conversazione alla realtà di oggi per ciò che riguarda l'azienda e il settore nel suo insieme. Questo lavoro va fatto non per puntare il dito o per incolpare altre persone per la situazione ma per guardare tutti insieme il quadro generale e identificare le sfide attuali. Alcune delle aree sulle quali potreste concentrarvi includono i problemi di qualità comuni che si ripetono continuamente; il mercato ristretto della manodopera qualificata, la difficoltà ad attrarre buoni fornitori, il tempo improduttivo che viene perso per le diverse problematiche che si verificano, ecc.;
- evidenziate come i fattori esterni che avete appena illustrato hanno un impatto diretto sull'azienda e possono costituire ostacoli all'implementazione di un Sistema Qualità. Citate esempi specifici come il margine di profitto attuale, un ordine perso a causa della concorrenza, un cliente insoddisfatto; un progetto in ritardo; i troppi interventi in garanzia. A questo punto avrete preparato il terreno per una soluzione che aiuterà ad affrontare tutte queste sfide. Ricordate che può essere spiacevole per le persone vedere elencate le volte in cui hanno fallito, motivo per cui è importante mantenere l'attenzione soprattutto sui fattori esterni che stanno creando tutte queste problematiche;
- a questo punto avrete descritto sia un futuro di qualità che una realtà piena di sfide. Si può andare avanti in diversi modi: non apportando modifiche perché si ritiene che il miglioramento non sia possibile; continuando con l'approccio attuale ma provando a lavorare meglio o provare un nuovo approccio. Quest'ultima è l'opportunità che avete deciso di adottare per colmare il divario esistente tra la visione e la realtà;
- descrivete le migliori pratiche che avete intenzione di utilizzare per implementare un sistema coordinato di controllo di gestione, prevenzione sistematica dei problemi e misurazione delle performance;
- l'ultimo passaggio importante è quello che vi porterà a costruire il consenso. Anche se ancora potreste non aver ancora discusso i dettagli specifici di quali strumenti e tattiche utilizzare, avrete preparato il terreno per queste discussioni. Ricordate che l'obiettivo non è convincerli ad acquistare una soluzione specifica ma chiarire che è necessario un nuovo approccio se si vuole rimanere competitivi
