L’implementazione di un nuovo sistema di gestione della qualità richiede tempo e risorse.
Lo scopo di questo lavoro è fare in modo che il vostro nuovo manuale della qualità diventi la road-map per il successo della vostra organizzazione.
Progettare e costruire un Sistema di gestione Qualità può risultare complesso ma non impossibile da realizzare, è necessario però seguire alcuni passi affinchè il lavoro sia svolto con ordine.
I passi principali da affrontare per portare a compimento questo progetto sono dieci, vediamoli insieme.
1 . Assicurarsi l’impegno e il pieno coinvolgimento della Direzione
Se volete avviare un progetto per implementare nella vostra organizzazione la norma ISO 9001, assicuratevi di avere il pieno sostegno del vostro management. Una Direzione davvero convinta di ciò che fa vi supporterà nell’attuare il progetto e contribuirà al mantenimento del sistema una volta che sarà stato implementato perché non basta progettarlo e costruirlo ma bisogna mantenerlo nel tempo e controllarne con costanza l’efficacia.
Per tutti questi motivi non si può considerare responsabile del sistema qualità una sola persona (tradizionalmente questa figura è il Quality manager) perché deve essere chiaro che la Direzione debba essere coinvolta nel progetto fin dalle sue primissime battute, attraverso la definizione di una dichiarazione di intenti e della politica della qualità.
Del resto, dovrebbe interessare proprio alla Direzione ottenere i vantaggi offerti dall’introduzione della ISO 9001 nella prassi lavorativa dell’azienda e che possiamo riassumere in questo modo:
- Maggiore soddisfazione dei clienti;
- Miglioramento della comunicazione interna;
- Formulazione di obiettivi misurabili;
- Riduzione delle non conformità e degli errori;
- Prevenzione dei problemi;
- Riconoscimento del raggiungimento di uno standard di qualità conosciuto in tutto il mondo;
- Lavoro basato sul miglioramento continuo
2 . Creare una squadra disposta a lavorare sul progetto
Il successo di ogni progetto richiede che il lavoro venga gestito con un project management efficace. Sarà proprio il project management, infatti, a stabilire le priorità di intervento, le tempistiche e l’allocazione delle risorse .
Avremo bisogno, dunque, di un project manager che abbia la necessaria autorità e al quale venga affidata la responsabilità del progetto (spesso questa figura coincide con il Quality manager che può essere sostituito da un consulente esterno o da un membro della Direzione appositamente formato e supportato) e di una squadra di persone che, ognuna per il proprio campo, ne supporti il lavoro portandolo ad essere il lavoro di ogni singola persona all’interno dell’organizzazione.
3 . Avviare il progetto
La Direzione avvierà il progetto, annunciandolo in modo che tutti i membri dell'organizzazione vengano a conoscenza che l’azienda ha intenzione di lavorare secondo i requisiti del Sistema Qualità spiegati nella norma ISO 9001. Annunciare ai collaboratori la volontà di intraprendere questa strada e fissare obiettivi comuni contribuirà a far sentire il personale coinvolto nel lavoro e a renderlo soddisfatto dei traguardi che raggiungerà.
Questo è un punto fondamentale dell’implementazione dell’intero progetto perché dovrete stabilire come formare i vostri uomini, in quale modo aggiornarli sui progressi fatti e come strutturare alcuni incontri periodici con loro per ottenerne un feedback e capire come coinvolgerli ancora di più nel progetto.
4 . Condurre un’analisi per vedere quanto il vostro lavoro attuale sia lontano dai requisiti della ISO 9001
Leggere i requisiti della norma ISO 9001 e stabilire quali vengano già implementati nel vostro lavoro e quali, invece, andranno affrontati per comprenderli a fondo e calarli nella quotidianità è il quarto step fondamentale per costruire un sistema della qualità che funzioni davvero e che porti un valore aggiunto alla vostra organizzazione.
L'obiettivo è quello di capire come migliorare il vostro modo di lavorare per soddisfare i clienti ed essere più competitivi sul mercato.
Solamente al termine di questa analisi si potrà capire bene la portata del progetto e iniziare a definirlo nei particolari.
5 . Riunioni del team
Una volta chiarito come bisognerà strutturare l’intero progetto, andranno fatte alcune riunioni che coinvolgano i membri della squadra individuata in precedenza per pianificare le azioni da implementare al fine di rispettare i requisiti del sistema qualità e riferirle a ciascuna area dell’organizzazione.
Le riunioni saranno brevi ma in grado di stabilire cosa fare, chi dovrà farlo, in quanto tempo e come testare l’efficacia di ciò che verrà fatto. Ovviamente si dovrà anche trovare il modo di informare tutti i lavoratori dei progressi nell’implementazione del sistema, per far sì che rimangano pienamente coinvolti nel progetto.
6 . Creare i documenti di supporto del sistema qualità
Una volta progettato il sistema, bisognerà descriverlo attraverso il Manuale della Qualità che diventerà la dichiarazione politica del lavoro fatto (e che si ha intenzione di fare in futuro) e il documento nel quale si vedrà come l’azienda adempie ai singoli requisiti del sistema.
Il Manuale della Qualità sarà il documento di livello superiore che permetterà lo sviluppo, in maniera coerente, di tutti gli altri documenti del sistema (procedure, istruzioni di lavoro, ecc.) necessari per la gestione dei processi aziendali.
7 . Implementare il sistema e formare il personale
Formare tutto il personale affinché possa ricoprire il nuovo ruolo che un’organizzazione strutturata per processi richiede, è la chiave del successo. Sebbene questo punto venga spesso considerato da parte delle organizzazioni un obbligo inutile al quale adempiere, se la formazione del personale non sarà efficace l’intero sistema sarà inefficace.
8 . Verificare l'efficacia del Sistema Qualità
Dopo che il sistema sarà stato implementato e l'azienda lo starà utilizzando nella sua quotidianità, occorrerà verificarne l'efficacia ed il modo migliore per farlo è verificare il buon funzionamento dei nuovi processi. Tutto questo può essere fatto tramite audit interni che permetteranno una maggiore comprensione dei requisiti e un’attenzione costante sul miglioramento continuo del sistema.
I risultati di questi audit periodici andranno poi discussi nel riesame del sistema per determinare eventuali azioni correttive da implementare per risolvere i problemi identificati sul campo e le azioni di miglioramento che possono essere condotte nelle singole aree.
9 . Gestione del Sistema Qualità
La gestione di un nuovo Sistema di Qualità è impegnativa perché si protrae nel tempo dato che bisogna monitorare e misurare i progressi, sforzarsi di migliorare su base continua e considerare l'implementazione dei suoi obiettivi nel funzionamento quotidiano dell'azienda.
10 . Trovare un ente che certifichi il lavoro fatto
Ci sono molti enti che possono certificare che lavorate secondo i dettami della norma ISO 9001. Contattateli per determinare quale sia quello giusto per voi. Questo è l’ultimo passo per veder riconosciuto il grande lavoro che avrete fatto.
