Uno degli strumenti più importanti utilizzati nell'ambito della qualità è quello delle 5S che, con il suo approccio sistematico, mira a riorganizzare una postazione di lavoro.
Lo strumento è estremamente semplice da comprendere, padroneggiare e mettere in pratica perché si basa sul miglioramento del posto di lavoro tramite la sua pulizia, la riduzione di qualsiasi forma di scarto, l'ottimizzazione delle risorse e la standardizzazione. Alla base di un'organizzazione che lavora in qualità c'è un luogo di lavoro sicuro e che stimola la produttività e questo richiede una struttura e un approccio disciplinato alla sua gestione.
Lo strumento delle 5S fornisce il modello strutturato per un'organizzazione sistematica del posto di lavoro e prende il nome dalle iniziali delle cinque parole giapponesi che indicano i passaggi su cui si basa:
- Seiton - Ordinare
- Seiri - Classificare, separare, eliminare, organizzare
- Seiso - Pulire in maniera sistematica
- Seiketsu - Standardizzare
- Shitsuke - Sostenere nel tempo
Il sistema 5S mira a mettere il posto di lavoro in ordine e a mantenerlo in questo stato nel tempo e questo è davvero il primo passo per progettare e costruire un prodotto di qualità. I benefici di questo strumento, tra l'altro, saranno avvertiti direttamente anche dagli stessi dipendenti, poiché godranno di un ambiente più sicuro e più piacevole nel quale lavorare.
Il punto di partenza, la prima delle 5S, è logicamente basato sull'operazione di ordinare la postazione di lavoro. Durante questo primo step si provvederà a rimuovere dall'area di lavoro tutto ciò che non è necessario perché le cose che non sono necessarie rubano spazio alle altre, intralciano i movimenti e creano confusione. Nel fare questo lavoro bisognerà non tralasciare nulla e passare in rassegna il contenuto di mensole, armadi, porta attrezzi, ecc.
L'obiettivo finale è ricordarsi che esiste un posto specifico per tutto e che tutto deve essere rimesso nel posto giusto. Per iniziare nel migliore dei modi l'applicazione delle 5S dovremo farci domande quali:
- “Mi serve?”
- “Quando l'ho usato l'ultima volta?”
- “Dovrebbe essere ritirato in un altro posto?”
- “Lo devo tenere a portata di mano per così tanto tempo, oppure posso ritiralo al suo posto?”
La seconda “S” - classificare, separare, eliminare e organizzare - potrà essere applicata solamente dopo che saranno stati rimossi tutti gli elementi non necessari durante la prima fase del lavoro. In questo secondo step potremo organizzare il posizionamento e la conservazione degli articoli necessari in modo più efficiente, standardizzando la denominazione degli oggetti, utilizzando un sistema di colori per un facile reperimento, identificando il contenuto di mensole, armadi e porta attrezzi. L'obiettivo è che esiste uno specifico posto per tutto e tutto deve essere posizionato nel posto giusto.
Attenzione! In questa fase ci saranno persone che troveranno estremamente difficile allontanarsi da oggetti che pensano possano essere loro utili e non sarà facile portarle a ritirarli in un posto che non sia il tavolo di lavoro. Vivranno questo passaggio come poco intuitivo e andranno aiutate a superarlo insegnando loro un nuovo metodo. In questo senso qualsiasi reparto di manutenzione sarà una buona palestra per capire di cosa stiamo parlando: provate ad allontanare dal tavolo di lavoro alcuni attrezzi e le persone, con grande facilità, vi diranno che si tratta di cose che sono tutte ugualmente utili e che devono stare a portata di mano.
E questo verissimo, il salto di qualità che bisognerà fare è capire che tutti questi attrezzi devono essere ritirati, ognuno al suo posto, vicino alla postazione di lavoro in modo da essere ritrovati facilmente ogni volta che ce ne sarà bisogno. L'obiettivo di questa fase del lavoro è ridurre il tempo necessario per ritirare qualcosa e riprenderla quando serve e la razionalizzazione delle attività di routine.
La nostra terza "S" riguarda, invece, l'atto di pulire la postazione di lavoro in maniera sistematica ed è incentrata sul raggiungimento della massima pulizia del posto di lavoro e dell'attrezzatura. Dato che, durante le prime due fasi del lavoro, abbiamo già rimosso gli elementi non necessari e li abbiamo posizionati lì dove è giusto che stiano, adesso potremo focalizzare il nostro sforzo e non perdere tempo a pulire oggetti che non sono necessari! Mantenendo pulite sia le attrezzature che l'area di lavoro, possiamo migliorare il nostro modo di lavorare e ridurre i rischi per la sicurezza rimuovendo potenziali pericoli.
La pulizia consente anche l'identificazione tempestiva di possibili problemi alle apparecchiature e una puntuale rilevazione di guasti. Con le attrezzature e gli impianti puliti, cose come eventuali perdite d'olio, perdite di prodotto o polvere saranno più visibili e, quindi, notate prima. La pulizia diventerà responsabilità di tutti.
Standardizzare rappresenta la quarta “S” ed è il processo mediante il quale blocchiamo nel tempo i miglioramenti avviati durante i primi tre passaggi. In questo step del processo occorre definire pienamente ciò che ci si aspetta in termini di pulizia e di organizzazione del lavoro. E' importante che tutte le parti interessate siano messe nelle condizioni di possedere le conoscenze, la formazione e le informazioni necessarie per raggiungere questo obiettivo di standardizzazione.
Sostenere nel tempo gli standard raggiunti rappresenta la quinta “S”. Quando l'organizzazione del posto di lavoro diventerà un'abitudine e verrà incorporata nel modo di lavorare avremo portato a buon fine l'intero processo.
I vantaggi dell'utilizzo del 5S diventeranno presto evidenti. Il posizionamento corretto e visibile dell'attrezzatura farà in modo che si perdano meno cose, il disordine verrà rimosso, si elimineranno i pericoli e si ridurranno gli incidenti.
I problemi di manutenzione potranno essere identificati prima, riducendo i tempi di inattività della produzione dovuti ai fermi macchina, il che significa risparmio di tempo e di soldi. Tutti si assumeranno la responsabilità della pulizia della propria area di lavoro e del proprio ambiente è, in questo modo, lavorare diventerà più piacevole e meno stressante. Un buon approccio è quello di dividere l'area di lavoro in zone e dare una priorità al lavoro.
Un vantaggio di procedere in questo modo è che si può designare una singola area di prova come "isola di eccellenza" e, dopo aver applicato le 5S a questa postazione, avremo creato un esempio ben visibile di ciò che può essere raggiunto, stabilendo un chiaro benchmark che può essere implementato in altre aree dell'azienda. Per emulazione, il metodo potrà poi diffondersi in tutta l'organizzazione.
