La ISO 14001 richiede che l’organizzazione che si certifica secondo questo standard mantenga “informazioni documentate” (documenti, registrazioni, ecc.) capaci di dimostrare che il Sistema di gestione ambientale adempie ai requisiti normativi.
Ci sono indicazioni chiarissime sul tipo di documentazione che bisogna fornire ma il modo in cui si opera e come si debba registrare non è dettato dallo standard, in quanto si lascia la libera scelta alle singole organizzazioni.
L'obiettivo della documentazione alla base del sistema di gestione è garantire che siano in atto solidi processi ambientali.
Iniziamo, dunque, a vedere quali documenti occorre preparare.
- Definizione dell’ambito del Sistema di Gestione Ambientale: l'ambito definisce il tipo di operazioni coperte dal sistema di gestione ambientale dell’azienda. Stabilire dei confini netti richiede di delineare quali parti dell’organizzazione saranno soggette al sistema e quali no (se ce ne saranno). Occorrerà, poi, descrivere l'ambito del sistema di gestione e questo comporterà la descrizione delle tipologie di prodotti e servizi forniti e le loro caratteristiche come, ad esempio, la localizzazione geografica nella quale verranno forniti (se a livello regionale, in tutto il paese, in tutta Europa o in tutto il mondo, ad esempio);
- Politica ambientale: descrive brevemente l'impegno della vostra organizzazione ad assumersi la responsabilità degli effetti che ha sull'ambiente e nei riguardi di eventuali requisiti legali. La politica includerà un chiaro impegno per prevenire l'inquinamento e per migliorare continuamente il modo in cui la vostra azienda cerca di raggiungere gli obiettivi ambientali;
- Valutazione dei rischi e delle opportunità ambientali: questo documento delineerà e riconoscerà i rischi e le opportunità ambientali che potrebbero emergere durante la normale operatività aziendale. L’azienda dovrebbe almeno essere in grado di spiegare la metodologia e l'approccio utilizzati in tal senso e presentare prove documentate di questo atteggiamento (ad esempio un piano specifico, una strategia, ecc.);
- Valutazione degli aspetti ambientali: gli aspetti ambientali sono le attività che determinano un impatto sull'ambiente. Poiché ogni azienda consuma materiali, utilizza energia e genera rifiuti, si verificheranno degli impatti ambientali quali, ad esempio, l’utilizzo di acqua, luce e di gas, produzione di rifiuti, emissioni, ecc. Una volta identificati questi aspetti, bisognerà determinare l'impatto che potrebbero avere sull'ambiente e, utilizzando un sistema di punteggio per classificare i rischi, identificare gli aspetti più significativi;
- Obiettivi ambientali e piani per raggiungerli: la vostra organizzazione dovrebbe avere obiettivi ambientali chiari e un piano su come raggiungerli. I risultati della valutazione del rischio possono aiutare a dare le giuste priorità alle attività che trarrebbero vantaggio dal monitoraggio;
- Procedure di controllo operativo: la ISO 14001 richiede alle organizzazioni di definire ed eseguire i propri controlli operativi in modo appropriato al settore in cui operano. Pertanto, lo standard non prescrive una specifica tipologia di controlli o come dovrebbero essere implementati, ma è necessario conservare prove documentate che i vostri controlli operativi assicurino che tutti i requisiti legali e di conformità siano stati soddisfatti, gli obiettivi ambientali siano stati valutati e fissati, siano stati definiti i processi interni, esterni e in outsourcing e siano stati valutati eventuali requisiti relativi alla formazione;
- Procedura per la preparazione e la risposta alle emergenze: le emergenze possono essere situazioni che si verificano all'interno della vostra organizzazione e che influiscono sull'ambiente o eventi ambientali che, in qualche modo, influiscono sulla vostra organizzazione. Dovete dimostrare che l’organizzazione è in grado rispondere a entrambi e, per questo, è necessario disporre di processi in grado di identificare e rispondere alle emergenze. Queste risposte devono garantire che qualsiasi impatto ambientale sia ridotto al minimo. Le procedure dovrebbero essere state testate e tutte le parti interessate dovrebbero aver ricevuto la formazione necessaria per intraprendere le azioni in esse descritte;
- Elenco delle parti interessate, dei requisiti legali e di tutti quelli di altro tipo: le parti interessate sono quelle senza le quali l'azienda non potrebbe funzionare. Le loro esigenze e le aspettative devono essere considerate all'interno del sistema di gestione. I requisiti di queste parti imporranno obblighi diversi alla vostra organizzazione, da quello legale agli obblighi commerciali. Dovreste registrare i requisiti di tutte queste parti in gioco, in modo che possano essere presi in considerazione durante la pianificazione del vostro sistema di gestione ambientale e si possa decidere come adempiervi;
- Registrazioni relative alle competenze: l'introduzione di un sistema ambientale spesso porta a nuove pratiche o requisiti e quindi può richiedere che venga erogata alle persone della formazione aggiuntiva. La registrazione dei livelli di formazione e competenza di ogni membro dell’organizzazione renderà più facile tenere traccia di qualsiasi miglioramento delle competenze richiesto;
- Evidenze relative alla comunicazione: è importante che tutti nella vostra organizzazione siano consapevoli dell'esistenza del sistema di gestione ambientale e dei loro obblighi nei suoi confronti, motivo per cui è fondamentale dimostrare che le comunicazioni aziendali sono chiare ed esaustive in proposito. Le comunicazioni interne, incluse e-mail, riunioni, verbali, ecc., informeranno i membri della vostra organizzazione relativamente agli obiettivi ambientali, a come le persone dovrebbero contribuire al loro raggiungimento e alle loro responsabilità ma anche le comunicazioni dirette verso l’esterno dovranno essere cristalline relativamente al vostro impegno dei confronti del sistema di gestione ambientale e a ciò che richiedete per mantenerlo efficace;
- Monitoraggio delle informazioni sulle prestazioni: uno dei vantaggi della ISO 14001 è l’enfasi sul miglioramento continuo, motivo per cui una parte fondamentale del sistema di gestione ambientale è il monitoraggio delle sue prestazioni e della loro efficacia. Dovrete avere una registrazione di queste valutazioni, nonché prove che la vostra organizzazione abbia preso in considerazione cosa misurare, come farlo e quando e che i risultati di qualsiasi decisione garantiscano un controllo appropriato dei processi che vanno a costituire, nel loro insieme, il sistema di gestione secondo la ISO 14001;
- Registro degli obblighi di conformità: è importante che tutti nell’organizzazione siano a conoscenza dei requisiti ambientali legali a cui l’azienda è soggetta. Pertanto, deve essere effettuata una valutazione per stabilire i requisiti legali pertinenti e devono essere condotti riesami regolari per garantire che questo registro sia aggiornato con eventuali modifiche;
- Programma e risultati degli audit interni: un audit interno è un aspetto chiave di un sistema di gestione ambientale perché valuta non solo la sua efficacia, ma anche le prestazioni ambientali complessive dell’organizzazione. Questa registrazione conterrà i dettagli di un regolare programma di audit interni, nonché i risultati di eventuali problemi o opportunità di miglioramento che vengano evidenziate durante la verifica;
- Risultati del riesame della direzione: il top management dovrebbe riesaminare regolarmente il sistema di gestione ambientale per assicurarsi che rimanga efficace. Va mantenuta traccia dei risultati di tali momenti di valutazione; - Non conformità e azioni correttive: la vostra organizzazione deve documentare eventuali non conformità relative ai processi e alle attività ambientali e le azioni che sono state intraprese come conseguenza
