Se avete iniziato a interessarvi alla ISO 9001:2015, la norma che si occupa del Sistema di Gestione per la Qualità, probabilmente avrete già sentito parlare della gap analysis o analisi degli scostamenti (“gap” in inglese significa, appunto, “scostamento”). Ma di cosa si tratta esattamente e come vi può essere utile nell’implementare il sistema?
Per quanto riguarda la ISO 9001, un’analisi degli scostamenti è un semplice confronto tra ciò che l’azienda che vuole implementare un sistema qualità e certificarlo fa già e ciò che ancora non fa ma è richiesto dai requisiti della norma. Anche se non esiste ancora un sistema formale per la gestione della qualità, infatti, un’azienda ha quasi sicuramente in atto alcuni processi utilizzati per interagire con i clienti, per processare gli ordini, per pianificare e produrre i beni o per erogare i servizi e consegnarli ai clienti. È questo insieme di processi che viene valutato rispetto ai requisiti della ISO 9001, durante un'analisi degli scostamenti.
Fare una gap analysis non è difficile: basta prendere la norma, leggere i contenuti di ogni paragrafo, individuare i requisiti e verificare se l’azienda rispetta quel requisito, oppure no. Nel secondo caso bisognerà capire come implementare i cambiamenti necessari a soddisfarlo.
Al termine di questo lavoro ci sarà un elenco degli scostamenti tra il lavoro che già viene fatto dalla vostra azienda e quello che è necessario fare per certificarsi ISO 9001. Ricordate che l’analisi dei gap si concentra sul presente, quindi prendete in considerazione solo i processi che avete in atto, non quelli che intendete aggiungere in futuro.
Chiarito cos’è un’analisi dei gap, vediamo se è necessario farla per certificarsi. No, non è necessaria e nessuno vi chiederà di prendere visione della vostra ma ve la consigliamo vivamente perché è estremamente utile in quanto mette in evidenza immediatamente le lacune sulle quali occorre lavorare.
Un altro vantaggio dell’analisi degli scostamenti è data dalla possibilità di pianificare meglio il tempo, il denaro, le risorse necessarie e le energie per implementare il proprio sistema qualità secondo i requisiti della ISO 9001:2015. Se, ad esempio, avete vincoli temporali imposti da un cliente che vuole che vi certifichiate al più presto, una gap analysis vi permetterà di rispettare una tempistica molto rigorosa perché avrete in mano esattamente l’elenco delle cose da fare.
Un’analisi degli scostamenti rispetto alla ISO 9001 andrebbe fatta da un professionista che abbia una certa padronanza dei requisiti normativi ma, con un po’ di impegno, può essere preparata da chiunque abbia la pazienza di formarsi adeguatamente sui contenuti della norma. Se non avete nella vostra azienda una persona esperta di ISO 9001 e non avete il tempo di formarne una, potete rivolgervi un consulente esterno che vi faccia semplicemente questo lavoro.
Operativamente si divide in tre fasi:
- pianificazione dell'analisi;
- conduzione della gap analysis;
- utilizzo dei risultati derivanti dall'analisi degli scostamenti
Utilizzando l'output dell'analisi degli scostamenti è possibile sviluppare un piano d'azione per colmare i “gap” rilevati. Se decidete di avvalervi di un consulente, potete chiedergli dei suggerimenti su come, a suo giudizio, sarebbe bene colmare i “gap” rispetto alla norma ma è importante che l’azienda non snaturi in alcun modo il suo modo di lavorare per soddisfare i requisiti della ISO 9001, a meno che questo modo di procedere non sia effettivamente carente.
Da come l’abbiamo descritta, qualcuno di voi potrebbe pensare che una gap analysis e un audit interno siano la stessa cosa ma non è affatto così. La principale differenza tra un'analisi degli scostamenti e un audit è che durante un'analisi del gap la vostra organizzazione confronterà la sua attività con ciò che è richiesto nello standard ISO 9001 mentre in un audit interno l'obiettivo è cercare le prove che i requisiti della ISO 9001 sono stati declinati nel sistema qualità e che il sistema di gestione funziona esattamente come descritto nella documentazione di sistema preparata dall’azienda.
