Avere un sistema di controllo dei documenti è un requisito degli standard e delle normative della qualità in tutto il mondo e, in questo articoli, cercheremo di capire meglio cosa sia un sistema per il controllo documentale.
Può essere definito in questo modo un insieme formale di strumenti e processi che consentono la creazione, l’approvazione, la distribuzione e l’archiviazione sistematica dei documenti di un’azienda durante il loro ciclo di vita. I sistemi di controllo dei documenti possono essere cartacei e manuali, oppure elettronici e automatizzati e portano ordine in operazioni complesse, con lo scopo di rendere le aziende più capaci di organizzare la propria attività per fornire prodotti e servizi di qualità.
La ISO 9001 richiede di controllare formalmente il modo in cui i documenti della qualità sono approvati, archiviati, protetti e mantenuti leggibili, recuperabili, conservati, aggiornati, modificati in maniera controllata ed eliminati. Con questi processi in atto, è possibile creare e mantenere in maniera sicura tutti i flussi di lavoro, i processi e le procedure di cui avete bisogno per sviluppare e produrre i vostri prodotti in modo coerente e con la giusta qualità.
Un sistema di controllo deve proteggere i documenti in modo che le informazioni non vengano perse, danneggiate o utilizzate in modo improprio, organizzare i dati e le informazioni in modo logico in modo che possano essere recuperati quando servono, assicurare che ogni documento sia sempre aggiornato alla sua versione più recente, reperibile ogni volta che serve e non modificabile senza un’autorizzazione.
Nel costruire un sistema documentale, è bene evitare documenti eccessivamente prescrittivi e sistemi che impongono procedure al di là di quanto necessario per soddisfare i requisiti aziendali, quelli delle parti interessate e quelli della norma di riferimento. Una documentazione sovrabbondante, infatti, può rallentare il lavoro, creare inefficienze e far sì che i collaboratori evitino di utilizzarli. Elaborare troppo e fare più lavoro del necessario è inutile e persino dannoso.
La cosa migliore sarebbe quella di impostare sistemi per la gestione elettronica dei documenti che siano in grado di fornire il giusto livello di controllo ma anche di ridurre il tempo necessario a una gestione manuale e di eliminare tutta la burocrazia non necessaria a supportare il vostro modo di lavorare. Assicuratevi di rimanere concentrati solamente sulla preparazione di quella documentazione necessaria per costruire i prodotti che i vostri clienti desiderano al livello di qualità richiesto. La gestione di tutto il resto rischierebbe solamente di procurarvi inutili non conformità.