Le aziende oggi si trovano in ambienti dinamici e complessi. Pertanto, è necessario che abbiano la capacità di adattarsi sempre di più, che siano flessibili e rapide nel dare risposte corrette e coerenti, che forniscano un buon servizio ai clienti, che rispettino gli impegni contrattuali, che possano contare su persone di un buon livello professionale e che abbiano alla base del loro lavoro delle buone pratiche su cui poter contare.
Per tutti questi motivi, ci sono enormi vantaggi nell’applicazione delle norme e, in particolare, della ISO 9001 perché forniscono modelli per implementare buone pratiche, guidano il lavoro quotidiano e aiutano le organizzazioni a interpretare la propria attività lavorativa. Sostanzialmente, gli standard offrono un quadro chiaro di cosa si debba fare, di come farlo e di come si debba procedere con le verifiche del lavoro svolto e col miglioramento.
Le norme ISO garantiscono sistemi di gestione certificabili definiti da un processo in quattro fasi, inventato da Walter Andrew Shewhart e reso popolare da William Edwards Deming e basato sulla pianificazione (Plan), l’implementazione (Do), il controllo (Check) e il miglioramento (Act). In particolare, la ISO 9001 si occupa dei sistemi di gestione della qualità. La qualità è il grado in cui un insieme di caratteristiche intrinseche, cioè differenzianti, soddisfa i requisiti (necessità o aspettative dichiarate o implicite).
Per implementare la ISO 9001 nella vostra azienda nel migliore dei modi, conviene suddividere il processo in quattro fasi:
- Preparazione: si deve progettare il sistema qualità che andrà poi creato;
- Implementazione: in questa seconda fase il sistema di gestione va diffuso tra le persone che dovranno utilizzarlo e implementato per verificare che tutto funzioni come previsto;
- Analisi critica: creato e implementato il sistema qualità, bisognerà accertarsi che funzioni al meglio e, in questa terza fase, ci si baserà sugli audit per vedere se qualcosa necessiti di un miglioramento e, appunto, sul processo di miglioramento;
- Certificazione: quando sarete sicuri che tutto funzioni come previsto dalla norma ISO 9001 e dalle vostre necessità, passerete all’ultima fase, quella della certificazione vera e propria che, a questo punto, sarà una pura formalità se le tre fasi precedenti saranno state portate a termine con successo. Il processo di certificazione, a sua volta, si articola in cinque passaggi:
- l’azienda contatta l’ente certificatore e comunica tutte le informazioni necessarie per l’elaborazione di un’offerta commerciale;
- l’organismo di certificazione esamina le informazioni e redige la sua offerta e il piano di audit. Tutte le informazioni ritenute necessarie (tempo previsto per la valutazione, informazioni sui valutatori, ecc.) vengono inviate al cliente;
- in questa fase si valuta il sistema documentale dell’organizzazione;
- nella quarta fase gli auditor dell’ente si spostano presso la sede dell’azienda per effettuare un audit sul sistema qualità durante il quale esamineranno documenti, processi e le attività effettivamente condotte dal personale; e. in quest’ultima fase, se il risultato dell’audit sarà positivo, l’ente emette il certificato e lo invia al cliente
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