La ISO 9001:2015 richiede che le organizzazioni preparino alcune informazioni documentate che risultano, quindi, obbligatorie ma, ovviamente, questi pochi documenti potrebbero non bastare per far funzionare bene un sistema qualità e, dunque, quando si decide cosa documentare, bisogna prima soffermarsi a riflettere se esista la possibilità che un processo non venga eseguito come pianificato perché, in questo caso, andrebbe documentato per garantire che il sistema qualità sia implementato in modo affidabile.
Per quanto riguarda, ad esempio, il nuovo requisito della norma relativo alla determinazione del contesto dell'organizzazione, delle sue parti interessate e delle loro aspettative, ci sono due buoni motivi per documentarlo: perché è la prima volta che ci si lavora su, a meno che la vostra organizzazione avesse già affrontato l’argomento in autonomia, e perché questo processo potrebbe presentare alcune ambiguità. Per ciò che riguarda, invece, l’ambito del sistema qualità, solitamente si tratta di un testo breve che ha come scopo quello di determinare a quali parti dell'organizzazione si applica il sistema di gestione.
Venendo alla politica per la qualità che è l'intenzione documentata di un'azienda di rispettare i requisiti, far crescere la soddisfazione del cliente e migliorare su base continua, ha lo scopo di trasmettere nel modo più chiaro e sintetico possibile l'obiettivo dell'organizzazione. Può avere la forma di un documento autonomo ma anche essere inserita all’interno del manuale della qualità.
Per affrontare rischi e opportunità, la ISO 9001 non chiede di preparare alcun documento specifico ma la raccomandazione, trattandosi di un requisito nuovo ed estremamente importante, è di procedere alla documentazione di come si identificheranno e affronteranno rischi e opportunità.
Relativamente agli obiettivi della qualità, i requisiti della ISO 9001:2015 sono rimasti gli stessi della versione precedente della norma ma, in aggiunta, lo standard richiede ora di specificare i piani per raggiungerli, il che significa che l'organizzazione dovrà assegnare responsabilità e dedicare risorse per il raggiungimento degli obiettivi. Un unico documento potrà soddisfare facilmente tutti i requisiti.
Per ciò che concerne la dimostrazione della competenza del personale, la sua formazione e la sua consapevolezza, potrebbe essere utile descrivere il processo di gestione delle risorse umane in una procedura che definisca i fabbisogni formativi, la pianificazione della formazione, la conduzione degli interventi e la valutazione dell'efficacia degli stessi, nonché l'assegnazione delle relative responsabilità.
Per avere sott’occhio tutte le regole per la gestione e il controllo dei documenti e delle registrazioni, l’approvazione, l’aggiornamento, la gestione delle modifiche e la garanzia che la versione in uso sia quella pertinente, è meglio definirle in una procedura documentata. In questo documento non dimenticate di specificare anche il modo in cui vengono identificati, memorizzati e protetti i file, in modo che possano essere recuperati, se necessario, facilmente e senza perdite di tempo.
Ovviamente quelli che abbiamo fatto sono solamente alcuni esempi ma dovrebbero avervi dato un’idea di come procedere per documentare un sistema qualità.
Se desiderate certificare un sistema per la qualità basato sulla norma ISO 9001, contattateci, senza impegno, a questo numero 02.58320936 o a questo indirizzo email: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. Saremo lieti di assistervi, dandovi tutte le informazioni utili per intraprendere questo percorso.
