In un contesto in perpetuo cambiamento, sempre più esigente e sottoposto a una maggiore concorrenza, è fondamentale che ogni azienda che voglia distinguersi e aumentare la propria efficienza si impegni a migliorare su base continua, almeno per rimanere aggiornata relativamente ai cambiamenti che intervengono nell’ambiente in cui opera.
L'azienda è un sistema vivente e il processo di miglioramento continuo permette di strutturare questa dinamica definendo un modello per la realizzazione delle azioni necessarie. Questo è lo scopo dello standard internazionale ISO 9001:15 il cui ambito di applicazione specifica i requisiti per il sistema di gestione della qualità quando un'organizzazione deve dimostrare la capacità di fornire costantemente prodotti e servizi in grado di soddisfare i requisiti del cliente, quelli legali e quelli normativi applicabili e mira ad aumentare la soddisfazione del cliente attraverso l'efficace applicazione del sistema, inclusi i processi per migliorare il sistema e garantirne la conformità ai requisiti del cliente e a quelli legali e normativi applicabili.
La ISO 9001 afferma che ogni organizzazione deve stabilire, implementare, mantenere e migliorare continuamente il proprio sistema di gestione della qualità e che la politica della qualità aziendale dovrebbe includere un impegno al miglioramento continuo. Ogni organizzazione dovrà migliorare in maniera continua la pertinenza, l'adeguatezza e l'efficacia del sistema di gestione della qualità tenendo conto dei risultati degli audit e degli output del riesame della direzione.
In questo ambito, come in molti altri, esistono principi e pratiche che migliorano le prestazioni delle organizzazioni e altri che ne minimizzano i risultati. Tuttavia, non ci sono ricette magiche perché le sfide esterne e interne che caratterizzano ogni azienda sono spesso estremamente specifiche.
La ISO 9001 si basa su 7 principi che costituiscono un insieme di valori, regole, convinzioni fondamentali che possono servire come fondamenti per la gestione della qualità. Tra questi troviamo anche il miglioramento continuo.
Il miglioramento è essenziale affinché un'organizzazione mantenga i propri livelli di prestazione, reagisca ad ogni variazione del contesto interno ed esterno e crei nuove opportunità. Questa costante ricerca di miglioramento è vantaggiosa a molti livelli:
- nel miglioramento delle prestazioni dei processi, della capacità organizzativa e della soddisfazione del cliente; - nel miglioramento della ricerca e dell’individuazione delle cause alla base di un problema e all’applicazione, in seguito, delle relative azioni preventive e correttive
- nella maggiore capacità di anticipare e reagire ai rischi e alle opportunità inaspettate; - in un migliore utilizzo dell'apprendimento; - in uno sforzo maggiore verso l’innovazione
LE ORIGINI DEL SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE
Come si è originata l’idea di un sistema di gestione ambientale e qual è il suo scopo? Tutte le questioni ambientali di cui si parla tanto negli ultimi decenni provengono dalla scienza e dalle sue ricerche che ci parlano dell’impatto che l'uomo può avere sull'ambiente, dal cambiamento climatico all'inquinamento da petrolio, dall'avvelenamento da mercurio degli animali, all'incendio delle foreste pluviali. Man mano che gli scienziati ci portano a comprendere meglio queste problematiche così complesse, la società si aspetta una risposta attiva a queste problematiche e che ognuno faccia la propria parte. La società, ovviamente, influenza le imprese, i consumatori, gli azionisti, ecc.
Queste pressioni, la legislazione sempre più attenta a queste tematiche, i nuovi regolamenti, le aspettative dei clienti e dei consumatori e tutte le influenze che arrivano dal contesto in cui si opera sottopongono la vostra attività a rischi ma anche ad opportunità.
La certificazione di un sistema di gestione Ambientale ISO 14001 è una dichiarazione che la vostra azienda è in grado di gestire tutti questi problemi in modo responsabile e vi aiuta a distinguervi da quella concorrenza che è meno attenta all’ambiente.
Lo standard spiega che gli obiettivi dell’implementazione di un sistema di gestione ISO 14001 sono garantire che l’organizzazione gestisca i propri obblighi, sia legali che di altro tipo (requisiti legislativi e normativi, esigenze e aspettative delle parti interessate, ecc.), riduca il proprio impatto sull'ambiente (implementando processi che aiutino l’organizzazione a gestire l’impatto ambientale) e migliori le prestazioni ambientali.
Per quanto riguarda quest’ultimo obiettivo è possibile procedere in questo modo:
- stabilire dei traguardi da raggiungere e controllare l’avanzamento dei risultati ottenuti;
- monitorare le prestazioni relative all’impatto ambientale;
- intraprendere tutte le azioni necessarie per garantire il raggiungimento degli obiettivi relativi alle performance;
- mantenere il sistema sotto controllo
- ricercare un miglioramento continuo del sistema
Se avete familiarità con il processo di certificazione secondo gli altri standard, saprete già come funziona la certificazione ISO 14001, poiché è uguale a quella delle altre norme. Prima di iniziare, dovete decidere se chiedere al vostro organismo di certificazione di effettuare un'analisi preliminare facoltativa per rilevare eventuali lacune rispetto ai requisiti normativi.
La prima fase ufficiale dell'audit di certificazione consiste nel concordare con l’organismo di certificazione l’ambito del sistema e condividere con questi professionisti alcune informazioni generali come il numero di dipendenti, le attività dell'azienda, le strutture in loco, ecc. Ciò consente all’ente di preparare un preventivo per il numero di giorni che impiegheranno gli auditor per vagliare tutte le parti del sistema ambientale.
A questo punto, avrà luogo il primo audit relativo alla documentazione del sistema per cercare di stabilire se è stata predisposta una corretta struttura del sistema di gestione.
Alla fine dell'audit, se qualcosa non ha convinto gli auditor, l’organizzazione riceverà un avviso di non conformità e raccomandazioni relative al tempo entro il quale sistemarle.
L'audit successivo si concentrerà sui controlli operativi eseguiti presso la struttura fisica dell’azienda e sull'attuazione del sistema ambientale per verificare se le persone stiano effettivamente seguendo le procedure che sono state esaminate nella fase precedente del processo di certificazione. Al termine di questo audit, riceverete: - la raccomandazione per la certificazione ISO 14001; - la raccomandazione per certificazione ISO 14001 con una o più non conformità minori da risolvere prima dell’audit successivo; - una raccomandazione condizionale per la certificazione ISO 14001 a seconda della chiusura delle non conformità (tipicamente qualsiasi non conformità maggiore) che dovranno essere risolte e verificate da un altro audit o dalla presentazione delle relative prove relative alla loro risoluzione; - nessuna raccomandazione per ISO 14001. Questo caso si verifica se sono state riscontrate non conformità maggiori sufficientemente significative da portare gli auditor a ritenere che la vostra attività sia troppo lontana dal raggiungere il livello richiesto per la certificazione
Il risultato più comune è il secondo: la certificazione con l’indicazione delle non conformità che devono essere chiuse entro il prossimo audit.
Dopo i primi due audit, se avrete avuto successo nell'ottenere una raccomandazione per la certificazione secondo la ISO 14001, inizierete un ciclo di audit periodici che serviranno per confermare che state continuando ad operare bene e che, quindi, la certificazione ambientale può essere rinnovata. Questi audit sono noti come audit di sorveglianza e possono essere condotti ogni sei mesi o ogni 12.
Durante gli audit di sorveglianza, gli auditor potrebbero selezionare processi specifici o aree su cui concentrarsi, come parte di un processo di campionamento. Queste verifiche di solito hanno una durata più breve e includono le attività di follow-up di eventuali non conformità derivanti da audit precedenti.
