Una comunicazione efficace è fondamentale per il successo di qualsiasi iniziativa aziendale ma questo vale in modo particolare per una gestione ambientale portata avanti secondo la norma ISO 14001. La capacità di diffondere chiaramente gli obiettivi attraverso l'organizzazione, infatti, non riesce solamente ad informare il personale ma contribuisce anche a motivarlo ad agire verso gli obiettivi comuni.
Una comunicazione interna chiara e costante assicura che tutti i membri dell'organizzazione siano informati sui requisiti della norma e sugli obiettivi di gestione ambientale dell'azienda. Questo processo include la divulgazione di politiche, procedure, e responsabilità ambientali a tutti i livelli dell'organizzazione. Senza una comunicazione efficace, le informazioni possono diventare frammentate o venire mal interpretate e portare a una mancanza di coerenza e allineamento nell'applicazione delle pratiche ambientali.
Le strategie per migliorare la comunicazione interna sono diverse. Noi ne abbiamo individuate quattro:
- Comunicazioni regolari: mantenere una cadenza regolare delle comunicazioni, sia tramite incontri che attraverso messaggi interni, per aggiornare i dipendenti sugli sviluppi relativi alla gestione ambientale;
- Utilizzo di piattaforme multiple: per comunicare internamente, sfruttare diverse piattaforme come email, intranet aziendale, riunioni fisiche, ecc. Questo modo di procedere serve ad assicurarsi che il messaggio raggiunga efficacemente tutti i dipendenti, indipendentemente dal loro ruolo o posizione;
- Formazione: organizzare sessioni formative e workshop che informino ma riescano anche a coinvolgere le persone nell'attuazione delle politiche ambientali, aumentando così la loro comprensione delle tematiche ambientali e il loro impegno;
- Feedback: incoraggiare le persone a fornire feedback sulle politiche e sulle pratiche ambientali, create un dialogo bidirezionale che possa aiutare a identificare aree di miglioramento e promuovere un senso di appartenenza e responsabilità
La direzione e il top management ha un ruolo importantissimo nella comunicazione degli obiettivi di gestione ambientale. Essi, infatti, devono essere i primi promotori di questi obiettivi, dimostrando con l'esempio l'importanza del rispetto degli standard ambientali. I leader devono anche essere disponibili e aperti al dialogo, pronti a risolvere dubbi e a chiarire come le azioni individuali si colleghino agli obiettivi dell'azienda.
Per valutare l'efficacia delle strategie di comunicazione, è importante misurare regolarmente quanto le informazioni sui sistemi di gestione ambientale vengano comprese bene e applicate all’interno dell'organizzazione. Questa verifica può essere effettuata tramite sondaggi, colloqui con i dipendenti o uno scambio di feedback che possono fornire dati preziosi su come migliorare ulteriormente le comunicazioni.
L'uso di canali di comunicazione chiari e ben definiti è fondamentale. Definire chiaramente quali canali (email, intranet, meeting, app di messaggistica aziendale) devono essere usati per comunicazioni formali e informali può aiutare ad eliminare la confusione e ad assicurare che i messaggi importanti vengano ricevuti e compresi da tutti.
Una strategia efficace per aumentare il coinvolgimento del personale consiste nel coinvolgerlo direttamente nella definizione degli obiettivi di gestione ambientale attraverso sessioni di brainstorming, sondaggi o la partecipazione a gruppi di lavoro per raccogliere idee e feedback. Sentirsi parte del processo decisionale può aumentare significativamente la motivazione dei dipendenti.
Adottando queste strategie, un'organizzazione può migliorare di molto la comunicazione interna e l'engagement del personale per ciò che riguarda l'implementazione della norma ISO 14001.
