Con la scusa che l'ultima revisione del 2015 della ISO 9001 non parla più di documenti, molte organizzazioni, anche certificate, si sono fatte la domanda su come avrebbero dovuto affrontare questa nuova situazione, non pensando che la norma non impedisce, ovviamente, di considerare deliberatamente di quali informazioni l'organizzazione abbia esigenza.
Documentare solamente ciò che la norma richiede di documentare, del resto, è un po' come lanciare dalla finestra il proprio manuale della qualità solo perché non è più richiesto dalla ISO 9001:2015. Una scelta non molto intelligente, siete d'accordo?
Se ci fermiamo un attimo a riflettere, in realtà non è affatto previsto che la norma detti cosa le organizzazioni debbano fare. Il suo compito, al contrario, è quello di stilare criteri in base ai quali un'organizzazione possa dimostrare di poter fornire costantemente ai clienti prodotti e servizi della qualità richiesta.
La parola chiave qui è “costantemente” perché, a meno che l'organizzazione non sia una macchina, è altamente improbabile che le persone facciano esattamente le cose nella maniera giusta, in completa assenza di processi di comunicazione affidabili.
Uno dei problemi emersi con le versioni precedenti della ISO 9001 è stata l'enfasi considerevole relativa alla documentazione. Dato che si richiedeva di produrre procedure documentate, le organizzazioni ne hanno scritte moltissime, spesso senza nemmeno fermarsi a pensare al messaggio che volevano davvero trasmettere.
La versione del 2015 della norma è molto diversa da quelle precedenti poiché stabilisce che la documentazione da produrre sia quella che l'organizzazione ritiene necessaria per l'efficacia del proprio sistema di gestione della qualità.
Questo dà alle organizzazioni la flessibilità nel decidere la documentazione di cui hanno bisogno e di non produrre più documentazione solamente perché è un requisito dello standard. Premesso tutto questo, è vero però che nella versione del 2015 vi sono ancora 33 requisiti che riguardano le informazioni documentate, tre in più rispetto ai 30 requisiti relativi a documenti e registrazioni della versione del 2008. Maggiore libertà di scelta, dunque, ma con qualche inevitabile vincolo che non è altro che buonsenso applicato.
Il punto 7.5.1a dello standard fa riferimento a specifiche informazioni documentate che devono essere disponibili, gestite o conservate. Si tratta di informazioni documentate che devono essere conservate senza che vengano alterate in modo, quando necessario, da consentirne l'accesso e l'utilizzo in maniera continuativa.
Quasi tutti i requisiti relativi alla documentazione della versione della ISO 9001 del 2008 sono stati riportati in quella del 2015 con le seguenti eccezioni:
- non è più necessario documentare il sistema di gestione della qualità;
- non è più necessario un manuale della qualità;
- le procedure richieste nel vecchio documento non sono più necessarie;
- adesso vengono richieste le registrazioni relative alla competenza delle persone anziché le registrazioni dell'avvenuta istruzione, formazione e delle capacità ed esperienza maturate;
- non sono più necessarie le registrazioni della validità dei precedenti risultati della attività di misurazione;
- non sono più necessarie le registrazioni dei risultati delle azioni preventive intraprese
Sebbene i documenti elencati non siano più richiesti dalla certificazione ISO 9001:2015, ciò non significa – ovviamente – che non siano più necessari per l'efficacia del sistema qualità di un'organizzazione. Come sempre la decisione finale spetta alle singole organizzazioni.
Per dimostrare che il requisito è stato rispettato da un'organizzazione che voglia ottenere la certificazione basterà dimostrare che per i processi inclusi nel sistema qualità e le loro interfacce con l'ambiente esterno esistono accurate descrizioni e mostrando dove si trovano queste informazioni e come vengono conservate nel tempo.
