Chi era abituato a mantenere dei registri aziendali ma non si è mai certificato potrebbe rimanere perplesso davanti alla dicitura riportata nella norma ISO 9001:2015 di informazioni documentate. Cosa sono queste informazioni documentate? Occorre aggiornare i registri dell'azienda?
Si tratta sempre dei documenti di cui si parlava nelle precedenti versioni della norma? Per rispondere a queste domande, iniziamo a capire meglio qual è il ruolo di un'informazione documentata all'interno dell'azienda e poi cercheremo di capire se debba essere aggiornata.
Le informazioni documentate si dividono in due tipologie:
- i documenti
- le registrazioni
Vediamo quali sono i due ruoli all'interno di un'organizzazione.
Documenti
I documenti sono informazioni che stabiliscono dove l'azienda vuole andare, come dovrebbero agire i dipendenti e come dovrebbero essere eseguite le singole attività. Servono a guidare le persone in relazione a qualche processo, procedura, compito, ecc. e a mostrare come l'attività dovrebbe essere svolta. Processi e procedure formalizzate, istruzioni di lavoro, tutorial, manuali, guide, modelli, moduli e liste di controllo sono tutti esempi di questo tipo di informazioni documentate.
Registrazioni
Le registrazioni sono, invece, un supporto per indicare ciò che è accaduto in passato o qualsiasi cosa che mostri il risultato di qualcosa che è stato eseguito. Servono come “prova” che qualcosa è successo, registrano i fatti. Vengono create per poter essere consultate e mostrare come un'attività, un progetto o un piano d'azione è stato realizzato in passato. Foto, video, fatture, verbali di riunioni, verbali di audit, proposte firmate dai clienti, moduli di dati compilati sono esempi di questo tipo di informazioni documentate.
Ma dunque? Quali informazioni documentate bisogna aggiornare? Tenendo presente che: i documenti guidano il vostro futuro e le registrazioni mostrano ciò che è stato fatto in passato, è decisamente più facile capire cosa deve essere aggiornato. Si può cambiare il passato? Certamente no! Ecco che, dunque, la nostra attenzione deve concentrarsi sui documenti.
Le informazioni documentate sono state inserite nella ISO 9001:2015 non allo scopo di creare burocrazia, ma di:
- supportare i processi della vostra azienda (punto 4.4);
- preservare uno dei beni più importanti dell'organizzazione: la conoscenza (punto 7.1.6);
- aiutare l'azienda a sviluppare competenze (punto 7.2);
- assistere la pianificazione dell'organizzazione (punto 8.1);
- garantire prodotti e servizi migliori (punto 8.3); ecc.
- Creare, conservare e mantenere registrazioni e documenti non dovrebbe essere fatto perché lo richiede la ISO 9001:2015, ma perché aiuterà voi e la vostra azienda a lavorare meglio, a ottenere risultati più consapevoli e, quindi, migliori.
