Kanban e Lean Manufacturing: tenere traccia del lavoro svolto

Il Kanban (il cui nome deriva da una parola giapponese che significa “cartellino”) è un sistema visuale utilizzato nelle aziende dove si lavora con la lean manufacturing per tenere traccia del lavoro da svolgere e di come esso si muove lungo i processi di un'organizzazione. Lo strumento, però, risulta estremamente utile, se opportunamente adattato, in qualsiasi realtà che voglia operare in un regime di qualità.

Questo sistema che ci aiuta a capire come sta procedendo il lavoro in corso può essere fisico, c'è – quindi – un vero e proprio cartellino apposto sul materiale in lavorazione che specifica in quale fase si trova (o con un semplice post-it che segue l'avanzamento di un compito specifico su una lavagna sulla quale è rappresentato il processo), o elettronico se utilizziamo un'applicazione.

In produzione, ad esempio, la metodologia Kanban si avvia quando entra un ordine e i materiali relativi iniziano a seguire il flusso dei processi che porterà il prodotto ad essere spedito al cliente finale. Può trattarsi, nell'esempio più semplice che può venire in mente, di un cartellino con un semplice numero di inventario che viene attaccato a una parte specifica. Prima che la parte venga installata sul prodotto finale, il cartellino viene staccato e inviato indietro a chi gestisce la catena di fornitura di quella parte affinché si provveda a procurarne una nuova (attraverso il magazzino di reparto, il magazzino aziendale, il reparto di produzione se il pezzo viene realizzato internamente o il fornitore esterno di riferimento).

Il principio che guida la metodologia Kanban, quindi, è che non si ordina o non si produce qualcosa fino a quando non si libera un cartellino apposto su qualcosa di analogo che è arrivato al termine della sua lavorazione. Se uso un certo pezzo per realizzare un prodotto, quindi, mi procurerò un nuovo pezzo che rientrerà nel processo e saprò di doverlo fare perché il cartellino che aveva accompagnato la parte lungo tutto il suo percorso, dal prelievo in magazzino fino al suo montaggio, verrà staccato dal pezzo in questione e rimarrà da solo a testimoniare che serve una parte nuova da mettere in produzione o da prelevare dal magazzino o da ordinare al fornitore.

Il sistema Kanban, quindi, si può denominare come “sistema pull” perché è un sistema che viene “tirato” da valle e che viene dettato dal consumo dei singoli pezzi/prodotti. Se vogliamo provare ad adattare questa metodologia ai progetti che ha in corso un project manager, ad esempio, potremmo avere una semplice lavagna suddivisa in tre colonne che rechino in alto le tre scritte:

• “da fare”
• “in corso”
• “fatti”

e utilizzare dei semplici foglietti adesivi con scritte sopra le informazioni relative ai compiti specifici da svolgere all'interno di un dato progetto per seguirne l'avanzamento lungo le tre colonne. Ad esempio potremmo avere:

• attività 1 del progetto 4 - “da fare”
• attività 3 del progetto 2 - “in corso”
• attività 5 del progetto 1 - “in corso”
• attività 1 del progetto 3 - “in corso”
• attività 3 del progetto 1 - “fatta”
• attività 4 del progetto 1 - “fatta”

Anche in questo caso, non si inizia a lavorare su una nuova attività se prima non si è conclusa un'altra attività che si stava svolgendo. L'attività conclusa “tira” (pull) un'altra attività da svolgere. Nell'esempio che abbiamo fatto, potremmo iniziare a lavorare su due nuove attività, visto che ne abbiamo terminate altre due. Ovviamente bisogna definire a monte quante attività possiamo gestire in contemporanea e poi attenersi a quel numero massimo sostituendo un nuovo compito ad ogni attività terminata (proprio come si deve definire quante parti vogliamo avere contemporaneamente in lavorazione).

Una lavagna fisica o virtuale per seguire un discorso del genere può, ovviamente, essere molto più complessa e ricalcare lo svolgimento di un intero processo ma il metodo si applica comunque nello stesso modo, facendo sì che i foglietti adesivi si spostino lungo i flussi del processo e assicurando che in ogni momento ci sia una chiara indicazione a livello visuale delle attività in corso. Il Kanban funziona basandosi su regole precise:

1. il flusso di lavoro deve essere sempre chiaramente visualizzabile, cioè bisogna essere in grado di poter visualizzare, tramite un supporto fisico o elettronico, i diversi step dei processi;
2. all'interno dei processi specificati possono esserci solo tanti “item” (pezzi, parti, compiti, ecc.) quanti specificati a monte, cioè i WIP (Work in Progress, pezzi in lavorazione) devono essere limitati. Limitare i WIP aiuta le persone che lavorano su un dato processo a finire quello che stanno facendo prima di avviare qualcosa di nuovo e a comunica a tutte le parti interessate che c'è una capacità limitata relativa al processo e che ogni cosa va attentamente programmata; 
3. i nuovi “item” vengono richiesti dal basso quando altri “item” escono dal processo;
4. nessun “item” si muove all'interno di un processo senza un Kanban (cartellino di riferimento)

Il metodo è piuttosto semplice da applicare al flusso di lavoro già in essere perché ogni cambiamento necessario può essere implementato gradualmente in un certo periodo di tempo, a seconda della ricettività di chi lavora su un dato processo. Il Kanban incoraggia, quindi, piccole modifiche incrementali al posto di cambiamenti radicali che potrebbero provocare delle vere e proprie resistenze da parte dei collaboratori. Come parte della visualizzazione del processo, un altro aspetto fondamentale della metodologia Kanban è quello di definire esplicitamente le regole del processo e le sue linee guida. In questo modo ci sarà una base comune dalla quale tutti i partecipanti al processo potranno partire per comprendere ogni tipologia di lavoro che viene compiuta in quell'ambito.

Alcuni esempi di regole chiare potrebbero essere: la definizione di quando un'attività può considerarsi completa, chi deve immettere un nuovo item nel processo, con quali modalità, ecc.

Un altro vantaggio della metodologia Kanban è il fatto che incoraggi i cosiddetti “feedback loop” cioè dei veri e propri circuiti di controlli immediati e continui, di risposte e di riesami che costituiscono una parte integrante di qualsiasi buon sistema per avere continuamente sotto controllo il lavoro in corso. Essere costantemente aggiornati se qualcosa nel processo non sta funzionando è una garanzia per lavorare bene e per fornire il giusto prodotto o servizio al cliente nei tempi più brevi.

Sotto questo aspetto il Kanban può essere visto anche come uno strumento potentissimo per il miglioramento continuo perché aiuta ad adottare piccoli cambiamenti e a migliorare con gradualità attraverso l'adozione del metodo scientifico: si formula un'ipotesi, la si testa e si implementano le modifiche necessarie, a seconda del risultato uscito dal test. Oltretutto, lavorando in questo modo si vede in fretta se la modifica apportata porta i vantaggi attesi, perché basta osservare come procede il lavoro per valutare se il cambiamento ha reso il processo migliore o peggiore. Nel secondo caso, sarà facile tornare immediatamente alla situazione precedente.

I due principali indicatori della metodologia Kanban sono:

1. il lead time – periodo di tempo che intercorre tra la comparsa di un nuovo compito da svolgere e la sua eliminazione dal flusso;
2. il tempo ciclo – periodo che intercorre da quando il nuovo compito entra nella fase “Work in Progress” e qualcuno inizia a lavorarci fino al termine del lavoro Ovviamente l'obiettivo è quello di ridurre il più possibile la durata di entrambi queste tempistiche.

Quando utilizzare il Kanban

Il kanban è una metodologia che è molto comoda da usare quando si ha a che fare con dei ritmi di lavoro vari e non prevedibili, caratterizzati da priorità che cambiano con grande frequenza. In questo caso il Kanban serve a gestire queste varianti rapidamente grazie alla sua grande adattabilità.

E' un metodo che funziona bene anche in quelle realtà nelle quali c'è flessibilità relativamente alla consegna del lavoro o dove ci sono scadenze lunghe perché fornisce un modello efficiente per raggiungere gli obiettivi.

In ultimo, quando il lavoro è tanto, il Kanban è la soluzione perfetta per gestirlo al meglio, dato che sono i collaboratori stessi a “tirare” il lavoro verso valle, senza che qualcuno assegni loro i compiti da svolgere e, in questo modo, si può evitare che ci sia troppo Work in Progess e che ci si ritrovi con troppe cose da fare contemporaneamente. Il Kanban è la metodologia giusta anche se volete iniziare a vedere da subito qualche risultato o se avete a che fare con team composti da parecchie persone perché le poche regole necessarie alla sua implementazione si imparano velocemente e senza grandi sforzi.

Vantaggi del Kanban

1. non ci sono i tempi morti legati all'attesa dei materiali e dell'assegnazione del lavoro e questo porta ad aumentare l'efficienza dei flussi;
2. i membri del team di lavoro hanno modo di vedere in qualsiasi momento lo stato dei lavori in corso e questo migliora la comunicazione e la possibilità di collaborare per trovare soluzioni;
3. il sistema è estremamente flessibile perché si possono aggiungere e togliere lavorazioni fino a quando non entrano all'interno del flusso

Svantaggi del Kanban

1. affinché un sistema come quello del Kanban funzioni occorre avere un processo ben definito e che tutti coloro che lavorano sul processo siano perfettamente coscienti del loro ruolo. Senza queste due premesse fondamentali, il processo potrebbe bloccarsi in qualsiasi momento;
2. il flusso deve continuare a scorrere, quindi occorre un lavoro costante da parte di tutti. Se qualcuno si ferma, a valle la gente rimane senza attività da svolgere; 
3. questa metodologia non ha vincoli temporali, dunque un'attività per essere svolta richiede il tempo necessario e questo potrebbe creare dei problemi a livello di scadenze da rispettare;
4. manca una chiara definizione delle priorità