Cosa bisogna cercare in un auditor perchè il suo lavoro sia efficace e in grado di aggiungere valore alla vostra attività? Una buona idea è partire dai sei principi che stanno alla base del lavoro di questa tipologia di professionisti e che sono presentati nella norma ISO 19011 - Linee guida per audit di sistemi di gestione.
I primi quattro principi sono riferiti all'auditor, mentre gli ultimi due fanno riferimento all'audit;
- Integrità: è il fondamento della professionalità di un auditor, la base per la costruzione di un rapporto di fiducia con il cliente e di garanzia dell'affidabilità del suo giudizio professionale;
- Presentazione imparziale: questo principio si basa sull'obbligo di riferire in modo veritiero e accurato tanto le risultanze, quanto eventuali discordanze rispetto a quanto atteso;
- Dovuta professionalità: occorre avere una particolare cura e diligenza nel dare un giudizio nell'ambito di un audit. Bisogna riflettere in maniera veritiera le attività di audit tramite le evidenze riscontrate;
- Riservatezza: questo principio serve ad assicurare che le informazioni trasmesse all'auditor rimangano sicure e riservate e vengano trattate con discrezione;
- Indipendenza: è la base per assicurare l'imparzialità dell'audit e l'obiettività delle conclusioni raggiunte. Gli auditor dovrebbero essere indipendenti dall'attività sottoposta ad audit e dovrebbero in ogni caso agire in un modo libero da pregiudizi e conflitti di interesse;
- Approccio basato sull'evidenza: quest'ultimo principio va a costituire il metodo razionale per giungere a conclusioni affidabili e riproducibili durante un processo sistematico di auditing. Le evidenze di un audit devono essere verificabili e basarsi su campioni di informazion i disponibili
A questi sei principi che erano già presenti nella ISO 19011:2012, se n'è aggiunto un settimo che ritroviamo nella ISO 19011:2018: Approccio basato sul rischio: questo approccio considera rischi e opportunità e dovrebbe influenzare in maniera sostanziale la pianificazione, la conduzione e il reporting degli audit, al fine di assicurare che questi ultimi siano focalizzati su questioni che siano significative per il committente della verifica e per conseguire gli obiettivi del programma di verifiche
Le qualità e le caratteristiche principali di un buon auditor di sistemi di gestione includono:
- Esperienza nel settore - Per verificare le qualifiche dei revisori, è necessario esaminare le certificazioni ottenute. Tuttavia, l'esperienza è spesso ciò che rende l'auditor esperto nel vostro settore. Maggiore è il numero di audit completati dall'auditor, maggiore è la fiducia che acquisisce in quel campo;
- Decisioni oggettive - Il rapporto dell'audit e i suoi risultati non dovrebbero essere influenzati da nessuno. Le azioni, le decisioni e la sintesi dei risultati dell'esame dell'auditor dovrebbero essere il risultato di un'attenta analisi delle attività dell'azienda basata su un approccio che cerca le prove e i riscontri. Pertanto, non dovrebbero esserci conflitti di interesse o qualsiasi cosa che possa influenzare le decisioni dell'auditor. L'auditor, inoltre, non dovrebbe accontentarsi di risposte poco chiare e dovrebbe andare a fondo di qualsiasi problema. Poiché la verifica dei sistemi di gestione è un processo che si svolge a campione, l'auditor dovrebbe essere in grado di concludere un riepilogo significativo e obiettivo nel rapporto, sulla base di ciò a cui ha assistito;
- Capacità di comprendere le diverse esigenze aziendali - I processi di pianificazione e preparazione dell'audit e l'adattabilità necessaria per essere in grado di lavorare all'interno di varie strutture aziendali sono altri attributi importanti di un buon auditor;
- Gestione del tempo - Attenersi al programma proposto, partecipare alle riunioni in tempo, sollecitare un feedback sullo stato di avanzamento del lavoro: queste caratteristiche sono importanti per un audit efficace;
- Abilità comunicative efficaci - Una comunicazione chiara durante l'intero processo di audit creerà un ambiente di lavoro positivo sia per il verificato che per il revisore. È importante discutere eventuali osservazioni/non conformità in modo che non vi siano sorprese all'interno del rapporto di audit.
D'altra parte, se c'è qualcosa che funziona bene nel sistema dell'azienda, il revisore dovrebbe porre l'accento su di esso e riconoscere l'ottimo lavoro. I revisori dovrebbero comunicare in modo efficace ponendo domande aperte. Quindi è il momento di ascoltare la risposta dell'entità controllata, registrare i fatti, guardare cosa sta succedendo e controllare i documenti. È fondamentale mantenere riservate le informazioni aziendali durante l'intero processo, poiché un revisore può spesso imbattersi in informazioni sensibili che la società normalmente non rivelerebbe.
