Una certificazione ISO non è qualcosa che si possa ottenere aderendo a un gruppo o iscrivendosi a qualche piattaforma ma è qualcosa che si può perseguire solamente nell'ambito di uno specifico processo di auditing.
Le organizzazioni certificate hanno implementato con successo un sistema di gestione in conformità a tutti i requisiti dettagliati nello standard di riferimento. Per ottenere la certificazione, fondamentalmente, occorre implementare un sistema di gestione secondo la versione più recente dello standard scelto e far verificare da un ente accreditato il lavoro eseguito.
Il processo per ottenere una certificazione secondo i maggiori standard (ad esempio ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 e ISO 45001) consta di due parti principali:
1. Preparazione
In questa prima fase l'azienda che desidera certificarsi deve adempiere a tutti i requisiti dello standard ISO scelto e preparare tutta la documentazione necessaria per il supporto del Sistema di gestione aziendale e dei suoi processi. Fatto questo, è necessario trovare un organismo accreditato che valuti se il sistema di gestione può essere certificato e riconosciuto tramite l'emissione di un certificato valido a livello internazionale oppure no.
Per compiere questa prima parte del percorso, avete due alternative. Prepararvi da soli, assegnando dei compiti precisi alle persone che lavorano con voi o cercare un consulente che vi supporti nel lavoro e sia in grado di formare delle risorse interne per gestire il sistema in futuro. La parte più critica di questa prima fase è il sovraccarico di informazioni che, se non si è del mestiere, potrebbe creare qualche problema, soprattutto nel cercare di comprendere bene la norma scelta per la certificazione. Inoltre, la mancanza di esperienza potrebbe farvi perdere tempo su cose che non contribuiscono in modo significativo alla preparazione complessiva.
Tuttavia, se avete la possibilità di impiegare questo tempo per far crescere le vostre risorse interne e per percorrere, seppure lentamente, la via che porta alla certificazione, recupererete il tempo investito una volta certificati perché vi ritroverete già con il personale perfettamente formato e in grado di mantenere efficace nel tempo il vostro sistema di gestione senza dover ricorrere a risorse esterne (con un vantaggio anche nel contenimento dei costi).
2. Audit
La seconda parte del processo di certificazione è affidata a un organismo di valutazione della conformità accreditato. Questa fase si compone di due audit. Il primo è quello in cui l'auditor verificherà la vostra documentazione e la sua conformità ai requisiti degli standard scelto. Il secondo è, invece, il momento in cui l'auditor verificherà l'applicazione del sistema aziendale alle attività quotidiane.
Se, a questo punto, tutto sarà conforme ai requisiti, otterrete la certificazione. Il certificato ISO emesso sarà valido per 3 anni e richiederà un audit di sorveglianza una volta all'anno per verificare se i processi e i sistemi funzionino ancora secondo quanto verificato in precedenza. Trascorso questo periodo, l'organizzazione dovrà essere nuovamente certificata ripetendo l'intero processo.
