L'implementazione di un sistema di gestione della qualità conforme alla norma ISO 9001:2015 richiede, normalmente, molto lavoro da parte di tante persone all'interno di un'organizzazione ma un aspetto che molte organizzazioni trascurano è l'importanza di un reale coinvolgimento dei collaboratori nell’implementazione del sistema.
Ottenere un reale interesse da parte dei dipendenti dell'organizzazione in ciò che fanno può davvero fare la differenza tra un'implementazione del sistema qualità agevole, efficiente e capace di portare valore e quella di un sistema funzionante solo all’apparenza che, in realtà, porta solamente frustrazione ai suoi utilizzatori perché progettato senza alcun coinvolgimento delle persone che lavorano sui processi che lo compongono.
Le nuove abitudini, le relazioni e il funzionamento dell’intero sistema stabiliti con i collaboratori durante la progettazione e la successiva implementazione del sistema qualità possono gettare basi interessanti per le prestazioni future, quindi è fondamentale che il modo per coinvolgere il personale venga stabilito all'inizio del progetto di introduzione di un sistema qualità in un’organizzazione.
Ma…come fare, in pratica? Vediamolo insieme
Il coinvolgimento delle persone fa parte dei principi della qualità citati nella norma ISO 9001:2015, mentre la sezione 7 della norma si occupa delle risorse e del ruolo delle persone e dell'ambiente che tali persone creano come conseguenza. Ciò che lo standard non specifica, però, è come fare per coinvolgere i collaboratori e, quindi, incoraggiare un livello di partecipazione che garantisca che il progetto stesso e le conseguenti prestazioni del sistema possano dare il ritorno sperato in termini di risultati. Ed è anche giusto così, dato che non esiste una ricetta unica che possa essere utilizzata in tutte le aziende ma ogni top manager dovrebbe sapere cosa serve per garantire l'entusiasmo del personale e quale formazione erogare a ogni collaboratore affinché maturi il know-how necessario per poter dare un contributo attivo allo sviluppo del sistema qualità e per facilitare la sua implementazione in modo che garantisca output regolari e prestazioni di qualità in maniera continua.
Per coloro che non hanno le idee chiare su come fare per coinvolgere il personale nel progetto, un buon modo per iniziare col piede giusto è informarli fin dalle prime battute che avete intenzione di introdurre la qualità nel modo di lavorare dell’azienda e garantire che le persone si sentano ben informate fin dall'inizio del processo di implementazione. Sapete quello che si dice sulla prima impressione? C’è solo una possibilità di fare una buona prima impressione e, dunque, che i vostri dipendenti abbiano una buona impressione del progetto qualità dipende da come ne comunicherete la necessità ed elencherete quali vantaggi potrà portare a tutti. Perdere questa occasione vi porterà a dover rincorrere e combattere le voci di coloro che, in assenza di informazioni chiare ed esaustive, proveranno a capire in autonomia cosa voglia fare la direzione e, quasi sicuramente, penseranno a qualcosa di negativo, visto che è stato tenuto nascosto. Del resto, come dar loro torto?
Spiegate, dunque, chiaramente i vantaggi che un sistema qualità può portare alla vita lavorativa di ogni persona perché gli esseri umani sono, per natura, diffidenti nei confronti del cambiamento e, spesso, lo temono. Spiegare i vantaggi di un sistema qualità efficace e di una certificazione secondo la ISO 9001:2015, vi aiuterà a farvi supportare nel progetto perché chi non vorrebbe clienti più soddisfatti, maggiori opportunità di crescita, una migliore reputazione sul mercato e un certificato che garantisca che l’azienda in cui si lavora opera in qualità? Tutti questi aspetti dovrebbero illustrare che la ISO 9001:2015 e i risultati e le prestazioni del sistema che l'accompagna equivalgono a migliori prospettive commerciali e, dunque, a una maggiore sicurezza del lavoro per i dipendenti.
Una volta che avrete spiegato cosa intendete fare, coinvolgete i dipendenti in ogni fase di sviluppo del progetto, ove possibile. Coinvolgere le persone in tutti i processi che supportano il sistema, illustrare chiaramente il perché e il come vanno fatte le cose e chiedere l'opinione di chi svolge un certo lavoro da anni aiuterà le persone a capire che ognuna di loro è responsabile della qualità che si progetta all’interno dell’azienda e che si deve garantire a ogni cliente e, per questo motivo, si sentirà più coinvolta nell’intero progetto. Questo, tra l’altro, rappresenta un enorme vantaggio anche per l’azienda perché, normalmente, nessuno conosce il processo meglio delle persone che lo utilizzano ogni giorno.
Occorrerà anche condividere obiettivi e risultati con i vostri collaboratori. Assicuratevi che le persone che lavorano con voi vedano i risultati dei singoli processi e li valutino in modo critico. Solo così, infatti, garantirete il miglioramento continuo del sistema, il che significa fare contenti tutti gli stakeholder, dagli azionisti, ai clienti, ai fornitori fino ad arrivare ai dipendenti stessi. Coinvolgeteli, quindi, anche nella fase di monitoraggio del sistema e ricercate con costanza le loro opinioni: processi come l'implementazione di un’azione correttiva o lo svolgimento di un audit interno sono al centro del sistema di gestione della qualità: coinvolgere i dipendenti in questi processi garantirà che il sistema corregga automaticamente la rotta ogni volta che ci sarà bisogno di un piccolo o grande aggiustamento. Un maggiore coinvolgimento, infatti, significa una maggiore conoscenza del sistema e un’opinione più corretta su come funziona, il che si tradurrà in suggerimenti utili per un miglioramento continuo.
In ultimo, non dimenticate la cosa più importante: festeggiate con i vostri collaboratori i traguardi raggiunti grazie al vostro sistema qualità, assicuratevi che ognuno di loro condivida con i colleghi le storie di successo e il senso di realizzazione che questo successo ha portato. Un maggiore coinvolgimento anche nei risultati dell’azienda porta un maggiore senso di responsabilità nell’ottenerli e questo, ve ne rendete conto da soli, è un enorme vantaggio.
Riassumendo, i principali vantaggi di un reale coinvolgimento dei collaboratori nella progettazione e nell’implementazione del sistema qualità aziendale sono:
- un'implementazione uniforme della ISO 9001:2015 data dalla partecipazione di tutte le persone che vi lavorano;
- un continuo rafforzamento delle prestazioni del vostro sistema di gestione dato da dipendenti vigili e competenti che hanno in ogni momento un'idea ben chiara di ciò che sta succedendo e che condividono la loro conoscenza di un processo con i colleghi, affinché tutto funzioni al meglio in ogni momento e in ogni punto del processo;
- un risultato migliore durante gli audit di prima, seconda e terza parte dato dalla partecipazione attiva dei dipendenti
