Ormai è assodato che un audit relativo alla gestione ambientale basato sui processi sia la strada migliore da seguire, eppure ancora molte organizzazioni e alcuni auditor si affidano ad audit basati sui singoli punti della norma ISO 14001 e sui requisiti estrapolati dal sistema ambientale, rischiando di perdersi alcuni elementi importanti del processo che potrebbero – invece – essere facilmente individuati.
L'audit basato sui processi è progettato per esplorare la connessione tra le diverse funzioni e tra le diverse attività all'interno dei processi e all'interno dell’organizzazione. L'approccio per processi richiede sia un'indagine a livello sistemico di ogni processo che va a costituire il sistema di gestione ambientale che l’applicazione del cosiddetto ciclo di Deming o ciclo PDCA (Plan – Do – Check - ACT). La componente sistemica dell'audit raccoglie dati sul processo e, ad ogni fase di questa analisi, l’auditor segue il ciclo PDCA del processo, dei suoi componenti e delle sue attività per assicurarsi che tutti gli elementi funzionino in modo efficace.
Il primo passo per avviare una verifica di un certo livello è di pianificarla per poterle dedicare del tempo.
L'audit di processo segue la storia del processo e utilizza il diagramma a tartaruga come strumento principale. Attenzione! Il diagramma a tartaruga non è un modulo utilizzato per il controllo ma un vero e proprio processo e, per questo, andrebbe utilizzato solamente da auditor formati per usarlo e trarne dei vantaggi.
Il diagramma a tartaruga e la lista di controllo sono solo una parte di un audit basato sui processi. La preparazione è importante perché occorre determinare certi elementi. Si parte dalla determinazione dell’ambito dell'audit che si esplicita nel rispondere alle seguenti domande:
- “Dove inizia il processo da controllare? Dove finisce?”
- “Cosa include?”
- “Cosa non include?”
- “Quali criteri verranno applicati a questo audit?”
- “Ci sono requisiti specifici del cliente?”
- “Qual è lo scopo dell'audit?”
- “Qual è il luogo fisico per l'audit?”
- “Quali prodotti, linee di prodotti, merci o servizi sono inclusi nell’audit?”
Bisognerà, poi, controllare le prestazioni e confrontarle con le recenti attività di riesame della direzione. Si dovrà guardare, in particolare, alla soddisfazione del cliente.
Le prestazioni potranno essere buone (in questo caso l’audit si concentrerà sulle modifiche ai dipendenti, sulla documentazione, sugli obiettivi e sulle opportunità per progetti di miglioramento continuo), scarse (l’audit si concentrerà sulla ricerca delle cause che hanno contribuito allo scarso rendimento) o altalenanti con un processo che funziona bene per la maggior parte del tempo ma che, a volte, crea problemi significativi (in quest’ultimo caso l’audit si concentrerà sulla ricerca delle cause di questi problemi intermittenti).
Fate un elenco dei potenziali processi deboli. Passando all’esame della documentazione, occorre rivedere i documenti del sistema ambientale relativi al processo da verificare. Concentratevi in maniera specifica sui documenti di supporto delle parti del processo associate ad aree potenzialmente deboli. Fate un elenco dei passaggi nella documentazione che, se eseguiti in modo errato, potrebbero causare il tipo di problemi identificati nel riesame delle prestazioni.
