Certificarsi ISO 9001 non è un obbligo ma qualsiasi organizzazione avrà una possibilità maggiore di raggiungere il successo, se si opterà per questa strada. Progettare e costruire un Sistema di gestione della Qualità può risultare complesso ma non impossibile da realizzare. Di seguito cinque buoni suggerimenti da seguire per scrupolosamente per raggiungere e ottenere la Certificazione Iso 9001.
Senza dimenticare che nell'ambito delle certificazioni di sistema ISO è consigliabile rivolgersi ad un consulente preparato che potrà guidare l'organizzazione lungo tutte le fasi della certificazione.
1. Avere obiettivi misurabili
Fissare obiettivi fa parte del lavoro di pianificazione che sicuramente già svolgete all’interno della vostra organizzazione. Per ottenere la certificazione, però, è necessario che questi obiettivi siano più specifici possibile. Dire, ad esempio, che “l'azienda cerca di raggiungere elevati standard qualitativi” non basta. Il modo migliore per essere specifici in questo campo è quello di identificare solo obiettivi misurabili. Riferendoci all’esempio di prima, invece di limitarsi a dire che si vogliono raggiungere standard elevati sarebbe meglio dire che “si vuole aumentare la percentuale di clienti soddisfatti” e stabilire l'esatta percentuale che si vorrebbe raggiungere.
2. Cercate parti del vostro sistema che possano essere migliorate
La parte più interessante del fatto che abbiate deciso di certificarvi è l’attenzione costante sul miglioramento continuo che dovrà essere la base dell’intero sistema di gestione della qualità. In questo modo, anche prima di decidere di certificarvi ogni vostro collaboratore potrà impegnarsi seriamente nell’individuazione di ciò che potrebbe essere migliorato nella sua area di riferimento. Questo atteggiamento dovrebbe essere parte integrante di una politica della qualità intelligente. Diventa più facile concentrarsi su un progetto come questo se si tiene sempre a mente che si può migliorare in ogni momento.
3. Informare i collaboratori di ciò che bisogna fare
Il processo per ottenere la certificazione coinvolge non solo la Direzione e il Quality manager ma l'intera organizzazione. Eventuali modifiche al modo di lavorare, quindi, dovranno essere fatte insieme ai vostri uomini che dovranno essere informarti su tutto ciò che è importante sapere per poter collaborare attivamente a questo progetto.
I lavoratori devono sapere come contribuiranno attivamente all’intero progetto grazie alle loro azioni e ricoprendo al meglio il ruolo che è stato loro affidato e che eventuali cambiamenti nel lavoro quotidiano serviranno per garantire la totale soddisfazione del cliente.
Imparare a comunicare efficacemente con tutti i membri della vostra organizzazione può contribuire a favorire il tipo di collaborazione necessaria per conseguire gli obiettivi che intendete raggiungere.
4. Siate sinceri
Prima di avviare l’intero progetto di certificazione secondo la norma ISO 9001, dovreste imporre una semplice regola che preveda di essere sempre onesti nel confrontarsi su ciò che è stato fatto e su ciò che ancora deve essere implementato. Partire con il piede giusto è fondamentale e i vostri collaboratori si accorgeranno se state mentendo e se utilizzate la ISO 9001 come una scusa per ottenere secondi fini non dichiarati apertamente.
Ovviamente essere onesti non significa rivelare eventuali debolezze di un'organizzazione. Significa semplicemente rispondere alle domande con le risposte giuste, senza cercare di nascondere i fatti ma chiarendo lo scopo dell’intero lavoro e il ruolo che ogni singolo lavoratore avrà nel progetto.
5. Affidati a una persona esperta
Ogni organizzazione può valutare se cercare di ottenere la certificazione per conto proprio o affidarsi a consulenti esterni che possano contribuire a portare in azienda il know-how necessario per rendersi autonomi in futuro.
Una figura esperta deve essere in grado di spiegarvi rapidamente e con precisione ciò che è necessario fare e dove conviene intervenire subito per farvi risparmiare tempo e fatica.