Oltre allo strumento delle 5S di cui abbiamo già parlato, ci sono altri due strumenti estremamente importanti nell'applicazione della qualità che vengono spesso utilizzati per aiutare a impostare, implementare e standardizzare i comportamenti, vale a dire il visual management e il lavoro standardizzato.
Il primo di questi strumenti è la gestione visuale che si basa sull'impiego di indicatori visivi, display e controlli a vista per migliorare e semplificare la comunicazione delle informazioni chiave. Esempi di questo tipo di strumento possiamo ritrovarli nell'ambito della segnaletica, dell'etichettatura, delle spie che indicano uno stato, nell'applicazione delle bacheche, ecc.
Il visual management stabilisce alcune regole e degli standard da rispettare e fa in modo che vengano facilmente illustrati a tutti, aiutando così a organizzare meglio l'ambiente di lavoro.
La segnaletica a terra che ritroviamo spesso nei reparti o nei magazzini delle aziende è un'applicazione molto semplice ed efficace della gestione a vista e serve per evidenziare immediatamente e con un solo colpo d'occhio eventuali problemi come la posizione corretta delle attrezzature o il percorso corretto per la circolazione delle persone e delle merci.
Affinché il visual management funzioni a dovere bisognerà fare delle scelte efficaci per bilanciare la necessità di una buona informazione e il pericolo derivante da un proliferare di indicazioni visuali.
Questo tipo di gestione include anche forme più dettagliate di informazioni pubblicate e rese ben visibili. Queste informazioni possono assumere la forma di schede, grafici, pannelli esplicativi e così via e fornire materiale di riferimento rapido che aiuti a organizzare il posto di lavoro. Gli esempi possono includere grafici che mostrano chi lavora in quale area e in quale turno, dati relativi alla produttività, programmi di produzione, registri di manutenzione, fotografie del personale addetto a mansioni particolari (ad esempio al primo soccorso), ecc.
Oltre a contribuire a rendere il lavoro più fluido, questo tipo di approccio va oltre la semplice gestione visuale: quando ben progettato e implementato, infatti, contribuisce anche a dare un'impressione positiva a vista del posto di lavoro. Questo non avvantaggia solo chi lavora in un ufficio o in un reparto ma rende anche positiva la prima impressione di eventuali visitatori che entrano nella struttura, dai clienti, agli ispettori.
L'altro strumento che spesso viene affiancato al visual management e alle 5S è la standardizzazione del lavoro. Ricordate la quarta “S” che altro non era se non la fase di standardizzazione?
Uno standard di lavoro definisce cosa dovremmo fare, come dovremmo farlo, dove, con quali attrezzature, quali procedure di sicurezza dovremmo eventualmente adottare, ecc.
Per un processo di produzione, ad esempio, il termine si riferisce a un sistema di istruzioni di lavoro capaci di documentare chiaramente e in modo completo le procedure da seguire per lavorare in maniera corretta.
Nella vita reale, vediamo tutti i giorni cose standardizzate che, spesso, si basano su una gestione visuale. Pensate alle strisce pedonali, alle istruzioni dettagliate di montaggio di un mobile, alla gestione dei parcheggi, ai pittogrammi negli aeroporti, alla segnaletica stradale e a tanto altro ancora. Quanto più un lavoro standardizzato viene reso visuale, tanto minore sarà il tempo che chiunque non abituato a svolgere il processo ci impiegherà a completarlo.
Per migliorare ulteriormente il visual management, il passo successivo è quello di individuare con un dato colore elementi diversi tra loro, dando ad ogni operazione che abbia un particolare significato un colore unico. Pensate, ad esempio, alle leve di accensione degli apparecchi identificate in verde e a quelle di spegnimento di colore rosso. Ogni standardizzazione di un dato lavoro dovrebbe avere alla base una strategia di visual management e basarsi su elementi chiari come appositi segnali, etichette, marcature sul pavimento, ecc.
I segnali utilizzati dovrebbero essere chiari, facilmente visibili e leggibili in maniera ben comprensibile da tutti. Laddove possibile, bisognerebbe utilizzare simboli e diagrammi, anziché semplici parole che potrebbero essere equivocate. Bisognerebbe etichettare macchine, attrezzature e strumenti con appositi identificativi e numeri e fare in modo che queste identificazioni siano ben conosciute da tutti. Anche le diverse posizioni all'interno degli archivi dovrebbero essere identificate con un codice univoco, il nome dell'articolo archiviato e tutti i dati necessari a una corretta archiviazione.
Sui pavimenti dei reparti bisognerebbe utilizzare delle linee per separare i corridoi e le diverse aree di lavoro e per indicare la posizione univoca di attrezzature, posizioni per apparecchiature mobili, aree di passaggio, ecc. Un lavoro ben standardizzato si basa anche sulla puntuale e routinaria applicazione delle 5S agli strumenti utilizzati nella gestione visuale: se i segnali e gli avvisi utilizzati risultano in cattivo stato o non correttamente aggiornati, andranno rimossi e sostituiti, le etichette sostituite, l'attrezzatura spostata, le linee sul pavimento posate nuovamente, ecc.
Nel fare tutto questo lavoro, assicuratevi di utilizzare codici colore coerenti e di non complicare inutilmente la gestione che, per essere efficace, dovrà essere il più semplice e chiara possibile.
