Quando si determinano i requisiti relativi a prodotti e servizi, vengono identificati sia i requisiti del cliente che quelli dell'organizzazione. Prima di impegnarsi a fornire prodotti e servizi a un cliente, è necessario riesaminare questi requisiti per identificare quelli che potrebbero essere in conflitto.
Per affrontare questo requisito basta confrontare i requisiti specificati dell'organizzazione con quelli specificati dal cliente e identificare quelli in conflitto tra loro. La dimostrazione che i requisiti specificati dall'organizzazione sono stati esaminati prima di impegnarsi a fornire prodotti e servizi a un cliente può essere soddisfatta dalla:
- presentazione dell'evidenza dell'esistenza di un processo per il riesame dei requisiti specificati dall'organizzazione;
- selezione di un campione rappresentativo di ordini / contratti accettati e presentazione delle prove che dimostrino che i requisiti specificati dall'organizzazione sono stati riesaminati rispetto a quelli del cliente e che eventuali requisiti contrastanti tra loro sono stati identificati
Riesame dei requisiti legali e cogenti (8.2.3.1d)
Per adempiere a questo requisito basta mettere a confronto i requisiti legali e regolamentari già determinati come applicabili dall'organizzazione con quelli specificati dal cliente e identificare eventuali requisiti in conflitto o aggiuntivi.
Riesame e risoluzione dei requisiti diversi da quelli precedentemente espressi (8.2.3.1e)
Nelle situazioni in cui l'organizzazione ha risposto a una gara d'appalto per ottenere un contratto, è possibile che il contratto (quando arriva) possa differire dalle condizioni del progetto rispetto al quale è stata presentata l'offerta. È quindi necessario verificare se siano state apportate modifiche. Procedere senza controllare o risolvere le differenze prima dell'inizio del lavoro può creare problemi in seguito.
Gestione dei requisiti dei clienti non documentati (8.2.3.1)
I clienti spesso effettuano ordini per telefono o faccia a faccia, senza alcuna formalizzazione. In questi casi è necessario che l'organizzazione dia una conferma dei requisiti del cliente che si è impegnata a onorare. Confermando per iscritto ciò che si è compreso, si eviteranno problemi in seguito e ci si proteggerà dall'insorgere di ambiguità tra le parti.
Conservazione del risultato del riesame (8.2.3.2)
Il risultato del riesame potrebbe essere una semplice decisione ma potrebbe includere anche un elenco di azioni da eseguire per correggere i requisiti o modificare l'offerta o affrontare e risolvere eventuali problematiche che si sono rese evidenti. Molti problemi che sorgono dopo l'accettazione di un contratto o di un ordine sono causati da una scarsa comprensione o da una scarsa definizione dei requisiti. Sarà necessario, quindi, avere un rapido accesso alle registrazioni delle attività relative al riesame per ricordare accuratamente cosa è avvenuto e indagare sulla causa dei problemi. Per dimostrare di aver seguito questo requisito basterà presentare le prove che una persona con l'autorità necessaria ha accettato ciascun requisito, ordine o contratto.
Gestione delle modifiche dei requisiti per prodotti e servizi (8.2.4)
Questo requisito si riferisce alle modifiche che sono state approvate e che si applicano alla fase del processo in cui le informazioni documentate vengono modificate e comunicate. È necessario che ci sia un processo per comunicare i cambiamenti in modo che gli utenti lavorino con informazioni valide. I requisiti per prodotti e servizi possono non includere solamente le caratteristiche intrinseche del prodotto o del servizio ma anche qualsiasi altro requisito relativo alla loro fornitura (quantità e tempistiche), installazione, messa in servizio, verifica, funzionamento, manutenzione, smaltimento o ritiro. Pertanto, le modifiche ai requisiti possono variare notevolmente in base alla questione che affrontano e, di conseguenza, attivano diversi processi organizzativi.