La progettazione e lo sviluppo di un prodotto o di un servizio costituisce un vero e proprio processo creativo. Si parte da un'idea, da un problema o da una specifica necessità e si produce una soluzione sotto la forma di un modello concettuale o di una specifica di dettaglio che potrà essere utilizzata per creare un prodotto o un servizio completamente funzionanti.
Progettazione e sviluppo però, proprio per la loro stessa natura, sono un vero viaggio verso l'ignoto che può avere lo scopo di impostare nuovi livelli di prestazione, di stabilire nuovi standard o di dare un riscontro a nuovi desideri che siano subentrati nella clientela e, in un viaggio del genere, le organizzazioni possono incontrare ostacoli che non hanno previsto e che possono indurle a cambiare strada anche se il loro obiettivo finale deve rimanere costante, essendo stato stabilito precedentemente dalla verificata aderenza ai requisiti relativi a prodotti e servizi contenuti nella norma ISO 9001:2015.
Progettazione e sviluppo sono un insieme di processi capaci di trasformare desideri generici relativi a un oggetto o a un potenziale servizio in requisiti dettagliati. C'è, però, una grande differenza tra la fase di “progettazione” e quella di “sviluppo” anche se spesso, in maniera errata, questi due termini vengono utilizzati come se fossero sinonimi.
La progettazione è la fase durante la quale, attraverso un processo creativo, un progettista prova a comprendere e a interpretare le esigenze di un cliente e crea un concetto. Lo sviluppatore, nella fase successiva, traduce questo concetto in vere e proprie specifiche tecniche.
Possiamo, quindi, dire che la progettazione è una fase creativa mentre lo sviluppo è una fase costruttiva. Provando a rileggere in maniera critica la storia dell'evoluzione della ISO 9001, vediamo che nella versione del 1994 i requisiti erano espressi in termini applicabili solo ai prodotti e non ai servizi e che ci si basava sulla premessa che la progettazione potesse essere controllata dall'aderenza a procedure documentate.
Tutto questo è cambiato nella versione del 2000 quando si richiese per la prima volta che i processi relativi a progettazione e sviluppo fossero pianificati e documentati.
Durante gli aggiornamenti della ISO 9001, furono aggiunti altri dodici requisiti contenenti maggiori dettagli relativamente a ciò che deve essere incluso negli input della progettazione e ai motivi per i quali si debbano condurre riesami del progetto.
La struttura di base dei requisiti di questa parte della norma è rimasta praticamente la stessa ma il numero dei requisiti della progettazione e dello sviluppo, a partire dal 1987, è stato quasi raddoppiato. Gestire un processo di progettazione e sviluppo implica mantenere il progetto nella giusta direzione e condurlo verso i suoi obiettivi, affrontando, mano a mano, tutti i fattori che potrebbero impedire di centrare il risultato atteso.
Una volta pianificato e implementato questo processo in organizzazioni che non progettano continuamente nuovi prodotti e servizi, l'evento potrebbe non verificarsi nuovamente per lungo tempo perché il processo avrebbe solamente bisogno di essere mantenuto nel tempo fino a quando il progetto non è stato completato.
Una volta che il progetto sarà stato completato, cesserà di esistere finché non verrà attivato un'altra volta. Ciò significa che bisogna stabilire un nuovo processo per ogni nuovo prodotto o servizio e anche per ogni prodotto o servizio che venga modificato nel tempo.
Naturalmente, un modello generico di processo di progettazione e sviluppo può essere adattato per ogni nuovo progetto di prodotto o di servizio simili. Quello di cui dobbiamo essere certi è di controllare il processo attraverso il quale vengono creati o modificati i prodotti o i servizi, in modo che la progettazione risultante possa riflettere veramente le reali esigenze del cliente.
Questo lavoro si può fare controllando gli input e la selezione degli elementi da utilizzare nella progettazione (come i componenti e le tecnologie) e controllando gli output. Senza il controllo del processo di progettazione e sviluppo potrebbero verificarsi le seguenti possibilità:
- la progettazione potrebbe iniziare senza avere stabilito dei requisiti chiari e concordati tra le parti;
- i costi potrebbero aumentare mano a mano che i progettisti cercano soluzioni che vanno oltre ciò di cui il cliente ha davvero bisogno;
- i costi potrebbero aumentare mano a mano che i suggerimenti vengono incorporati nel progetto senza la dovuta considerazione dell'impatto sui tempi e sui costi di sviluppo;
- i progetti potrebbero venire rilasciati senza un'adeguata verifica e e una seria convalida;
- i progetti potrebbero essere espressi in termini che non possono essere implementati economicamente nella produzione o nella fornitura di servizi;
- in ultimo, più grande è il progetto, maggiore è il rischio che si superi il budget e le tempistiche stimate per la sua realizzazione
