Il requisito della norma ISO 9001 per l'identificazione e la tracciabilità del prodotto è stato incluso nella prima edizione dello standard e, a parte la sostituzione della parola “prodotto” con “output” che rappresenta un concetto più ampio, non è cambiato di molto negli anni.
L'identificazione sicura dell'output è vitale in molte situazioni per prevenire uno scambio di referenze involontario, per consentire un eventuale riordino di alcuni pezzi ai fornitori, per abbinare gli output ai documenti che li descrivono e per comunicare qualunque aggiornamento ad essi relativo. Spesso i nomi che diamo alle cose per descriverle sono sufficienti per farci sapere immediatamente di cosa sta parlando ma, a volte, abbiamo bisogno di informazioni più dettagliate, soprattutto quando i nostri output sono simili tra loro.
In questo articolo esamineremo i tre requisiti del punto 8.5.2 della norma, vale a dire:
- l'identificazione degli output del processo
- l'identificazione dello stato degli output del processo
- il mantenimento della tracciabilità
Identificazione degli output del processo
Il requisito relativo all'identificazione degli output di processo intende dotare gli output di un insieme di caratteristiche capaci di distinguerli in maniera oggettiva da quelli definiti da un altro insieme di caratteristiche. Il requisito si applica, ovviamente, solo agli output che è necessario siano distinguibili uno dall'altro o a quelli che è pianificato in precedenza che vengano incorporati in prodotti e servizi ben determinati.
Perché è necessario un requisito di questo genere? Semplice: perché senza codici, numeri, etichette, nomi e altre forme di identificazione univoca non possiamo descrivere adeguatamente un prodotto o un servizio a nessun altro o essere certi che stiamo tutti parlando del prodotto giusto. L'output deve essere identificato in un modo o nell'altro, altrimenti non può essere in alcun modo abbinato alle sue specifiche.
L'identificazione certa è necessaria là dove non sia intrinsecamente ovvia. Se, infatti, gli output sono così dissimili tra loro che sarebbe del tutto improbabile il verificarsi di uno scambio involontario, con molta probabilità non è necessaria perché le differenze fisiche sono abbastanza grandi da essere visibili a un occhio inesperto. Nel caso, invece, che esistano solamente differenze funzionali e lievi differenze nelle caratteristiche fisiche come sfumature di colore, minime differenze nelle dimensioni o nel peso o nell'aspetto, occorre procedere con la creazione di procedure di identificazione documentate.
L'identificazione del prodotto e delle sue componenti dovrebbe iniziare nella fase di progettazione, cioè quando il prodotto stesso viene concepito. Al progetto dovrebbe essere data un'identità univoca, un nome o un numero e questo dovrebbe essere utilizzato su tutte le informazioni ad esso correlate. Quando il prodotto entra in produzione dovrebbe portare lo stesso numero o nome oltre, eventualmente, a un numero di serie o a un'altra tipologia di identificazione (lotto, data, ecc.) per consentire la registrazione delle caratteristiche del prodotto rispetto a prodotti specifici.
Questo sistema di identificazione dovrebbe essere riportato su tutte le registrazioni relative al prodotto. I prodotti dovrebbero portare un'etichetta o dei contrassegni con questo tipo di informazioni in una posizione accessibile o recare un numero di codice univoco che possa ricondurre a tali informazioni. Qualora non foste in possesso di alcun documento che descriva, ad esempio, un prodotto acquistato, dovrete apporre sul prodotto stesso o sul suo contenitore un codice che possa ricondurre esattamente all'acquisto e alle informazioni relative. Il metodo di identificazione da utilizzare dipende, ovviamente, dalla tipologia, dalla dimensione, dalla quantità o dalla fragilità del prodotto.
È possibile contrassegnare direttamente il prodotto (a condizione che la superficie non sia visibile all'utente finale, a meno che, ovviamente, l'identificazione non faccia parte del marchio) legare ad esso o al suo contenitore un'etichetta, utilizzare registrazioni da remoto, ecc. a condizione che rechino un'identità univoca che possa ricondurre a tutte le informazioni del prodotto.
L'identificazione univoca dei servizi è leggermente diversa. Molti non sono identificati se non dalla natura di cosa l'organizzazione fa per categorie generiche; nel caso di una banca, ad esempio, potremmo avere le seguenti categorie:
- investimenti
- mutui
- pianificazione finanziaria
- servizi bancari generici
- ecc.
Dove ci sono differenze all'interno dello stesso servizio fornito, i nomi dovrebbero essere diversi. I risultati che derivano da processi che portano all'erogazione di un servizio dovrebbero essere identificabili in maniera univoca con informazioni documentate che dovrebbero contenere almeno un riferimento a un nome e a una data distintivi.
Per dimostrare che sono stati utilizzati mezzi adeguati per identificazione delle modifiche agli output dei prodotti è possibile:
- presentare l'evidenza dell'esistenza di un processo di identificazione del prodotto e delle convenzioni che sono state stabilite per l'identificazione;
- selezionare un campione rappresentativo degli output del processo e produrre la prova che essi sono stati individuati in maniera univoca secondo le indicazioni delle convenzioni stabilite;
- ricercare nel database delle non conformità registrate, inclusi i reclami dei clienti, per dimostrare che nessuno è riconducibile a un output privo di identità o con un'identità incerta
