Se siete dei leader, dei manager, dei coordinatori o dei supervisori di qualsiasi area dell'organizzazione, è molto probabile che, come molti, non possediate una qualifica specifica per la gestione del rischio e che non sappiate nemmeno esattamente quali metodi utilizzare per fare questo lavoro.
Addirittura, potreste pensare che tutta questa faccenda della gestione del rischio legata all'implementazione dei requisiti della norma ISO 9001 sia semplicemente una spina nel fianco, burocrazia non necessaria ma...non è così e, se avrete la pazienza di seguirci, vi spigheremmo il perché.
Prima di tutto iniziamo col dire che non dovete pensare ai rischi solo perché “bisogna” certificarsi secondo la norma ISO 9001 e se il responsabile della qualità della vostra azienda dice che dovete iniziare a occuparvi dei rischi solo per questo motivo, si sbaglia. Bisogna concentrarsi sul risk management in modo che la vostra vita smetta di essere limitata alla semplice risoluzione dei problemi e voi possiate iniziare a lavorare sui progetti che vi stanno a cuore per i necessari miglioramenti nell'area di vostra pertinenza.
La gestione del rischio è un modo di lavorare preventivamente. Occorre semplicemente concentrarsi su quelle cose, che voi e il vostro team conoscete benissimo, che all'apparenza funzionano e non danno troppi problemi ma che, una volta o l'altra, potrebbero andare male. Perché questi sono fattori di rischio. Può trattarsi di processi, istruzioni di lavoro, comportamenti o di qualsiasi altro problema che ritenete possa avere un impatto sui vostri risultati e sui risultati del vostro team.
La gestione del rischio consiste semplicemente nel mappare tutte queste cose e nel decidere cosa fare per evitare che possano generare situazioni critiche. Operativamente bisogna semplicemente essere consapevoli di cosa potrebbe andare storto e porvi rimedio, partendo da ciò che è davvero rilevante e che richiede più attenzione. Il secondo passo da compiere è indicare, per ogni elemento della lista, quanto è probabile che generi l'evento avverso paventato, magari pensando a quante volte è già capitato in passato. La stessa riflessione va fatta su come ogni eventuale accadimento critico potrebbe ripercuotersi sul vostro lavoro.
Ad esempio, ci saranno situazioni che, se si verificano, possono fermare il lavoro di molte persone e altre che, pur creando problemi, permetteranno comunque di poter lavorare. In base a questi due fattori (possibilità di accadimento e sua criticità) è possibile stilare una semplice classifica per essere certi di seguire la giusta priorità nel porre rimedio alle diverse situazioni.
Se, ad esempio, un evento avverso ha una probabilità bassissima di accadere e, in più, qualora si verificasse, non creerebbe grossi problemi, potete serenamente metterlo in fondo alla lista. Dopo aver individuato cosa potrebbe andare storto e qual è la probabilità che questo evento si verifichi, il terzo e ultimo passo per effettuare una buona gestione dei rischi è decidere alla fine le soluzioni, cosa fare per gestire rischi e opportunità.
Le eventuali decisioni da prendere possono essere quattro:
- eliminarlo completamente;
- limitarsi a ridurlo perché, magari, eliminarlo del tutto costerebbe troppo rispetto ai vantaggi che porterebbe;
- esternalizzarlo ad altri al di fuori dalla vostra azienda, magari a organizzazioni che sono maggiormente in grado di gestirlo;
- accettarlo. Anche se può sembrare strano, questa è un'opzione tranquillamente percorribile perché nessuno può obbligarvi a occuparvi di un rischio specifico. Siete voi a doverne valutare la probabilità di accadimento e la gravita degli effetti potenziali per prendere, poi, una decisione serena. La cosa importante è che avviate un'analisi dei rischi che potrebbero compromettere il vostro lavoro
Impostata la gestione dei rischi, dovrà diventare un impegno quotidiano. Ogni volta che cambierà qualcosa nei vostri processi (un nuovo macchinario, un nuovo operatore, nuove procedure, nuovi fornitori, ecc.) bisognerà valutare gli eventuali rischi collegati e la stessa cosa sarà da fare per i vecchi rischi individuati per accertarsi che la situazione non sia mutata. Vale la pena soffermarsi alle Le categorie dei rischi nella certificazione ISO 9001
Il consiglio che vi diamo perché questa forma mentis diventi il modo normale di lavorare è semplicemente quello di prestare attenzione alle cose che vi trovate a dover risolvere quotidianamente. Se, ad esempio, avete un macchinario che inizia a dare qualche problema e che andrebbe cambiato ma che rappresenta una grossa spesa che ora non volete affrontare, stabilite esattamente cosa fare ogni volta che si ripresenta un guasto, calcolate il tempo perso e le risorse impiegate, fate una stima delle volte in cui si presenta la problematica e decidete se il gioco valga o meno la candela.
In questo modo la macchina che si ferma non sarà più un problema ma sarà diventata un rischio da gestire.
Registrare nel tempo l'incidenza del problema aiuta ad analizzare se bisogna cambiare il macchinario e quanto la problematica influisca sui risultati della vostra azienda. Anche quando avete l'impressione, quindi, che la maggior parte delle cose che chi si occupa di qualità vi chiede di fare sia noiosa e che non abbia alcun collegamento con il vostro lavoro, basta una semplice riflessione per capire, invece, che ne sono proprio l'essenza!
