Quando, nelle vesti di un consulente esterno, si deve organizzare il processo di certificazione ISO 9001 di un’azienda, ci sono doverse attività da svolgere. Si parte dall’analisi iniziale e dalla valutazione di eventuali lacune rispetto allo standard. Si farà una raccolta sistematica di tutte le informazioni relative ai processi aziendali, una revisione dei documenti esistenti, dalle politiche alle procedure operative, per ottenere una panoramica chiara e dettagliata del funzionamento interno e delle pratiche di gestione della qualità in essere.
A questa raccolta di informazioni seguirà un'analisi critica delle pratiche esistenti rispetto ai requisiti dello Standard ISO per identificare le aree in cui l'organizzazione non soddisfa la norma.
In un secondo momento si determinerà quali risorse occorrano per colmare le lacune identificate. Queste risorse potrebbero includere la necessità di formazione, l'acquisto di nuove tecnologie, l’assunzione di persone o altro. La pianificazione delle risorse dovrà essere realistica e allineata con gli obiettivi aziendali a lungo termine. Con le informazioni raccolte e le analisi effettuate, il consulente dovrà sviluppare un piano d'azione dettagliato con le fasi specifiche per l'adeguamento del sistema esistente alla ISO 9001, includendo scadenze chiare, l’assegnazione delle responsabilità e gli indicatori per monitorare i progressi.
Dopo aver completato l'analisi iniziale e valutato le necessità, il passo successivo nel processo di preparazione della certificazione ISO 9001 nelle vesti di consulente è la progettazione del sistema di gestione della qualità. Il primo compito legato alla progettazione del sistema è la definizione chiara degli obiettivi di qualità che dovranno allinearsi strettamente con la vision e con la mission aziendale, assicurando che il sistema sia integrato con gli obiettivi generali dell'azienda.
Le politiche di qualità sarnno il fondamento del sistema perché dovranno riflettere l'impegno dell'organizzazione verso la qualità e la soddisfazione del cliente. Andranno scritte in modo chiaro e conciso e dovranno essere facilmente accessibili a tutti i livelli dell'organizzazione, oltre che comunicate efficacemente a tutto il personale. Una volta stabiliti gli obiettivi e le politiche, sarà necessario progettare procedure dettagliate che descrivano le attività quotidiane che sosterranno nel tempo gli obiettivi. L’ultimo aspetto della progettazione del sistema è l'assegnazione delle responsabilità. Ogni processo e procedura dovrà avere un responsabile identificato che ne garantisca l'attuazione, il monitoraggio e la revisione continua.
Una volta progettato, il Sistema della Qualità andrà implementato correttamente. L'introduzione di un nuovo sistema di gestione della qualità deve essere pianificata con cura perché includerà, tra le altre cose, la pianificazione della formazione per il personale che copra tutti gli aspetti della norma ISO 9001 e del sistema di gestione della qualità specifico dell'azienda. La formazione non dovrebbe essere unica per tutti, ma adattarsi alle esigenze specifiche dei diversi gruppi all'interno dell'organizzazione. Oltre alla formazione, andranno anche organizzate delle sessioni di informazione per garantire che tutti siano al corrente dei cambiamenti e del loro ruolo all'interno del sistema.
Si potrebbero tenere riunioni regolari e si potrebbe organizzare una piattaforma interna dove il personale può trovare risorse, fare domande e condividere feedback. In questa fase del progetto occorrerà anche riconoscere e premiare il personale che dimostra un impegno eccezionale nella implementazione e nel mantenimento della qualità perché questo può avere un impatto significativo sulla motivazione di tutto il personale. Incoraggiate anche il personale a fornire feedback e ad essere proattivo nel suggerire miglioramenti. Il coinvolgimento del personale non è solo un requisito della ISO 9001 ma è anche un elemento chiave per la creazione di una cultura aziendale che valorizzi la qualità.
Nella fase di implementazione del sistema si dovrà fare particolarmente attenzione alla resistenza al cambiamento che è abbastanza comune durante l'implementazione di nuovi progetti.
Fatto tutto quello che abbiamo visto, il consulente sarà pronto a preparare l’organizzazione per l’audit di terza parte, quello di certificazione. Si partirà con il monitoraggio e con la valutazione del sistema che assicureranno che l'organizzazione, non solo rispetti gli standard stabiliti, ma continui a migliorare nel tempo. Questa fase permette di raccogliere dati sulle prestazioni del sistema, di identificare aree per ulteriori miglioramenti e di assicurare che gli obiettivi di qualità siano soddisfatti.
In questa fase si valuteranno gli indicatori e si esamineranno i dati. Un aspetto importantissimo di questa fase è lo svolgimento degli audit che sono anch’essi uno strumento del processo di monitoraggio. Gli audit aiutano a verificare che i processi siano conformi alle procedure documentate e ai requisiti della ISO 9001. Se, nel corso della fase di monitoraggio, si identificheranno dei problemi, occorrerà implementare delle azioni correttive.
E arriviamo, infine, all’audit di certificazione. Questa fase richiede un'attenzione meticolosa ai dettagli e un'adeguata preparazione per dimostrare la conformità ai requisiti della qualità. Iniziate stabilendo una comunicazione chiara e proattiva con l'ente di certificazione, assicurandovi di comprendere il programma dell'audit, i tempi, le aree di focalizzazione e le specifiche richieste. Preparate tutto quanto necessario a livello logistico, ad esempio gli spazi per i colloqui e le riunioni e l’accesso ai documenti.
La preparazione all'audit di certificazione richiede un impegno congiunto di tutto il personale e una gestione attenta da parte della direzione e del consulente esterno. Una preparazione adeguata aumenta le possibilità di successo nell'ottenimento della certificazione e rafforza anche la cultura della qualità all'interno dell'organizzazione. Iniziate l’audit con una sessione di benvenuto per gli auditor esterni. Fornire una panoramica dell'organizzazione, del sistema di gestione della qualità e degli obiettivi per chiarire eventuali dubbi preliminari degli auditor riguardo all'organizzazione.
Assicuratevi che tutto il personale sia disponibile a rispondere a domande specifiche relative ai processi e alle singole responsabilità. Dopo l'audit, accertarsi di aver compreso tutte le osservazioni e le raccomandazioni e organizzare una riunione interna per discutere i risultati e pianificare le azioni correttive necessarie.
