Molte organizzazioni che esistono da alcuni anni potrebbero già avere una loro qualità in atto a livello informale, mentre altre potrebbero non aver mai iniziato il processo di sviluppo di una vera e propria cultura della qualità ma sapere che hanno bisogno di "fare qualcosa".
La realtà è che molte aziende hanno bisogno di sviluppare una cultura della Qualità, e questo è particolarmente vero per le industrie che si basano sulla produzione. Proviamo, allora, a vedere come si dovrebbe procedere in un ambiente di tipo produttivo.
La prima cosa da fare è sicuramente quella di mappare i processi produttivi. Questo è un passaggio essenziale per iniziare a impostare il sistema di gestione della qualità. Riflettete bene su ogni fase dei vostri processi di produzione così come vengono svolti ora.
Cercate di comprendere il modo in cui il prodotto si muove attraverso la linea produttiva e cercate di capire dove potreste identificare eventuali inefficienze e rischi e dove sia, invece, possibile apportare dei miglioramenti. Non dimenticate di identificare anche eventuali colli di bottiglia perché, spesso, generano problemi che è bene affrontare.
Mappare tutto e rappresentarlo tramite i diagrammi di flusso semplifica la visualizzazione dei processi e l'identificazione delle aree che potrebbero essere migliorate. Una volta che i processi sono stati mappati, si può iniziare a ragionare per provare a capire quali dei passaggi riportati sono "critici per la qualità" o hanno, comunque, il maggior effetto sul prodotto finale.
Una parte integrante del sistema qualità si basa proprio sul miglioramento dei processi, quindi garantire che i processi siano efficienti e apportare miglioramenti dove necessario, rende l'organizzazione più solida. Una volta che saranno stati identificati i processi critici, occorre documentarli tramite una procedura, un'istruzione di lavoro, una lista di controllo, un manuale o altro.
Nel fare questo lavoro, vi consigliamo vivamente di prevedere già una soluzione per una gestione dei documenti e delle informazioni documentate. Ciò garantirà che tutti lavorino con la versione corretta di un documento ma anche di creare ordine e di controllare chi ha l'accesso a qualsiasi documento o risorsa digitale gestita dal sistema.
Qualunque cosa vi venga in mente, che si tratti di una serie di politiche, standard, protocolli o manuali di processo, servirà a garantire la coerenza e vi consentirà di essere conformi alle normative di riferimento.
Ancora una volta, un sistema di gestione dei documenti è un grande vantaggio, specialmente se utilizzate metodi diversi per trasmettere le informazioni, come video, infografiche, diagrammi di flusso, ecc.
Se il vostro manuale basato su testo riceve un aggiornamento, è un grande vantaggio se il sistema può contrassegnare anche tutti i materiali di supporto che avrebbero bisogno dello stesso aggiornamento, perché tutti questi elementi devono, ovviamente, essere sempre sincronizzati: potete immaginare, infatti, la confusione che regnerebbe nella vostra azienda se un video dicesse di fare qualcosa in un modo, mentre un documento basato su testo dicesse di fare qualcosa di diverso.
Documentati tutti i processi produttivi, occorre prestare attenzione ogni volta che cambiano, ad esempio per l'introduzione di nuove tecnologie o strumenti, o per l'implementazione di qualche azione migliorativa. Ad ogni cambiamento bisognerà garantire l'efficacia del processo e una rivalutazione dei rischi. Non vanno poi dimenticate la manutenzione delle attrezzature produttive.
Il monitoraggio e controllo della pianificazione della manutenzione preventiva garantiranno che siano in buone condizioni di funzionamento ed eviteranno di farvi sostenere costi elevati dovuti a un guasto.
Un altro fattore da tenere bene a mente durante tutto questo lavoro sono i dipendenti. Una cultura della qualità richiede che siano formati per identificare i problemi all'interno del processo di produzione. Identificare questi problemi in anticipo e prendere le misure per porvi rimedio, probabilmente farà risparmiare molti costi su tutta la linea, assicuratevi di impostare il lavoro e la formazione in questo modo.
Un sistema qualità ben strutturato aiuta a ridurre i costi in qualsiasi organizzazione e questo si vede immediatamente soprattutto negli ambienti produttivi. Il sistema qualità, infatti, è incentrato sul controllo dei processi e sulla riduzione e mitigazione dei rischi. Quando viene implementato correttamente ed è associato a una cultura aziendale buona, si crea un ambiente per il miglioramento continuo che rende un'organizzazione più forte.
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